Pracodawco, pamiętaj o ZUS IWA za 2015 rok

Płatnicy składek mają czas do 1 lutego 2016 r. na złożenie Informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA za 2015 r.Na podstawie danych zawartych w tej informacji ustalana jest wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej w nowym roku składkowym, tj. od 1 kwietnia 2016 r. do 31 marca 2017 r. Każdy płatnik powinien więc sprawdzić, czy dotyczy go ten obowiązek,przypomina ekspertSerwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.

Płatnicy zobowiązani do złożenia ZUS IWA za 2015 r.

Zgodnie z art. 27 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych – dalej u.s.w.p., stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe ustala się na rok składkowy. Rok składkowy obejmuje okres od dnia 1 kwietnia danego roku do dnia 31 marca następnego roku (art. 2 pkt 8 u.s.w.p.).

Na podstawie art. 28 ust. 2 u.s.w.p. w przypadku płatników zgłaszających do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe ustala ZUS. Jest to iloczyn stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe określonej dla grupy działalności, do której należy płatnik składek, i wskaźnika korygującego ustalonego dla płatnika składek (...).

Informację ZUS IWA sporządzają wyłącznie płatnicy zgłoszeni w ZUS nieprzerwanie od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia poprzedniego roku i co najmniej 1 dzień w styczniu danego roku. Dokument ten należy przekazać do ZUS do dnia 31 stycznia danego roku za poprzedni rok kalendarzowy (art. 31 ust. 6 i 7 u.s.w.p.). Przy czym muszą figurować w rejestrze REGON na dzień 31 grudnia poprzedniego roku (art. 29 ust. 1 u.s.w.p.).

 

Polecamy: Osoby przebywające na zwolnieniu chorobowym uwzględnia się przy ustalaniu liczby ubezpieczonych, którą podaje się w informacji ZUS IWA

 

Obowiązek sporządzenia informacji ZUS IWA za rok 2015 do końca stycznia 2016 r. dotyczy więc tych płatników składek, którzy łącznie spełniają następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 r. i co najmniej 1 dzień w styczniu 2016 r.,

• w 2015 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio 10 ubezpieczonych,

• w dniu 31 grudnia 2015 r. byli wpisani do rejestru REGON.

Płatnik przekazuje ZUS IWA w takiej samej formie, jaka obowiązuje go w odniesieniu do dokumentów określonych przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych, tj. dokumentów rozliczeniowych (art. 31 ust. 8 u.s.w.p.).

Jeżeli płatnik składek zobowiązany jest do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez ZUS została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne – zwanego dalej oprogramowaniem interfejsowym, to również informacja ZUS IWA powinna być przekazana w tej formie.

Płatnicy uprawnieni do składania informacji ZUS IWA w formie papierowej (na formularzu według ustalonego wzoru lub w formie wydruku z oprogramowania interfejsowego) przekazują informację do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek. W przypadku przekazywania informacji ZUS IWA w formie przesyłki pocztowej, na opakowaniu powinien być umieszczony napis "ZUS IWA".

Kopię informacji ZUS IWA i jej korekt płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (art. 31 ust. 9 u.s.w.p.).

 

1.1. Co oznacza nieprzerwane zgłoszenie?

 

Płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe jest płatnik, który w każdym miesiącu 2015 r. oraz przez co najmniej 1 dzień w styczniu 2016 r. zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego przynajmniej jedną osobę. W związku z tym, jeśli choć w jednym miesiącu 2015 r. ani jeden ubezpieczony nie podlegał temu ubezpieczeniu, podmiot ten nie był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe, Nie spełnia więc warunku nieprzerwanego zgłoszenia. Zatem płatnik ten nie ma obowiązku złożenia informacji ZUS IWA za 2015 r. ZUS IWA nie musi także składać firma, która choć była płatnikiem składki wypadkowej w 2015 r., ale nie była ani jednego dnia w styczniu 2016 r.

Reasumując, warunku nieprzerwanego zgłoszenia nie spełnia płatnik, który mimo zgłoszenia do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób w 2015 r.:

• przynajmniej w jednym miesiącu 2015 r. nie był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe,

• był płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe przez cały 2015 r., ale nie był tym płatnikiem ani jednego dnia w styczniu 2016 r.

Ważne!

Jeśli w jakimkolwiek z miesięcy 2015 r., za który składana jest informacja ZUS IWA, ani jeden ubezpieczony nie podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu, płatnik składek nie przekazuje wymienionej informacji za ten rok.

 

Przykład

Firma IKAR S.A. od stycznia do listopada 2015 r. zgłosiła do ubezpieczenia wypadkowego 11 osób. W grudniu 2015 r. oraz w styczniu 2016 r. nie zgłosiła żadnej osoby do tego ubezpieczenia. Ponieważ przez co najmniej jeden miesiąc w 2015 r. nie była płatnikiem składki na ubezpieczenie wypadkowe, nie ma obowiązku składania ZUS IWA za 2015 r.

 

 

Przykład

Z powodu trudnej sytuacji finansowej firma ABC S.A. była zmuszona zredukować zatrudnienie z 30 osób do 2 w grudniu 2015 r. (wykonujących umowę o dzieło, a więc nie podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu). Zatem w grudniu 2015 r. spółka nie zgłaszała żadnej osoby do ubezpieczenia wypadkowego. W związku z tym nie powinna składać formularza ZUS IWA za 2015 r., ponieważ nie była płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie przez cały 2015 r.

 

Przykład

Paweł K. prowadzi pozarolniczą działalność (usługi remontowo – budowlane) od 2009 r. W 2015 r. do ubezpieczenia wypadkowego zgłaszał następującą liczbę osób:

• maj – 11,

• lipiec – 12,

• wrzesień – 11

• październik – 12.

W tym przypadku Paweł K. nie musi składać ZUS IWA, gdyż do ubezpieczenia wypadkowego zgłaszał zatrudnione osoby tylko przez kilka miesięcy w 2015 r.

 

Z obowiązku przekazania ZUS IWA za ubiegły rok są również zwolnione firmy, które rozpoczęły działalność w trakcie roku kalendarzowego.

 

Przykład

Firma TECHBUD S.A. rozpoczęła działalność we wrześniu 2015 r. W okresie od października do grudnia 2015 r. w każdym miesiącu zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego 14 osób. Firma nie ma obowiązku przekazania informacji ZUS IWA za 2015 r., ponieważ nie można jej uznać za płatnika nieprzerwanie zgłoszonego w ZUS w 2015 r.

 

1.2. Kiedy ZUS ustala wysokości stopy procentowej?

 

Stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe na kolejne lata składkowe ustali ZUS, ale tylko tym płatnikom składek, którzy za trzy kolejne, ostatnie lata kalendarzowe przesłali informację ZUS IWA. Pozostali płatnicy składek samodzielnie ustalają stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Zgodnie z art. 32 ust. 1 u.s.w.p., w przypadku płatników składek, którym stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe ustali ZUS, w terminie do 20 kwietnia danego roku zostanie przesłane zawiadomienie o wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Jeżeli płatnik składek do dnia 30 kwietnia danego roku nie otrzyma zawiadomienia o wysokości stopy procentowej, powinien zwrócić się do jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na swoją siedzibę o podanie wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Pozostali płatnicy składek nie otrzymują w tej sprawie żadnego zawiadomienia.

Ważne!

ZUS ustala stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe wyłącznie płatnikom składek, którzy za trzy kolejne, ostatnie lata kalendarzowe mieli obowiązek i przekazali do ZUS informację ZUS IWA.

 

Więcej w Serwisie Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych