Zasady tworzenia, organizacji, działania, uprawnień i kwalifikacji służby bezpieczeństwa i higieny pracy określają: art. 23711 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p. oraz rozporządzenie Rady Ministrów z 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 109, poz. 704 z późn. zm.) – dalej r.s.b.h.p.
Stosownie do postanowień § 1 ust. 5 r.s.b.h.p., służba bhp podlega bezpośrednio pracodawcy. U pracodawcy będącego jednostką organizacyjną służba bhp podlega bezpośrednio osobie zarządzającej tą jednostką lub osobie wchodzącej w skład organu zarządzającego, upoważnionej przez ten organ do sprawowania nadzoru w sprawach z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
W związku z powyższym, niezależnie od tego, jaką strukturę posiada dany pracodawca (np. przedsiębiorstwo państwowe, handlowa spółka osobowa, osoba prawna itp.), za niedopuszczalne należy uznać podporządkowanie służby bhp osobie niebędącej osobą zarządzającą tą jednostką ani osobą wchodzącą w skład organu zarządzającego.
Należy również dodać, że pracownik kierujący wieloosobową komórką bhp powinien spełniać określone wymagania kwalifikacyjne. Zgodnie z § 4 ust. 3 r.s.b.h.p., osoba kierująca działem bhp powinna legitymować się tytułem co najmniej specjalisty ds. bhp, a więc powinna to być osoba posiadająca wyższe wykształcenie o kierunku lub specjalności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy albo studia podyplomowe w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz co najmniej 1 rok stażu pracy w służbie bhp.
Biorąc pod uwagę powyższe, pełnomocnik służby bhp, który nie posiada kwalifikacji niezbędnych do kierowania tą komórką, jak również nie wchodzi w skład organu zarządzającego i nie jest upoważniony przez ten organ do sprawowania nadzoru w sprawach z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, nie może sprawować nadzoru organizacyjnego i administracyjnego nad służbą bhp.