Pracodawca nie powinien pobierać opłat za wydawanie duplikatów dokumentów

Pracodawca nie ma żadnych podstaw prawnych do pobierania od byłego pracownika opłat za wydanie zaświadczeń lub duplikatów dokumentów pracowniczych, uważa Małgorzata Skibińska,ekspertSerwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.

Czy były pracodawca może pobierać na podstawie wydanego zarządzenia opłatę za wydawanie wszelkich zaświadczeń lub duplikatów dokumentów pracowniczych byłemu pracownikowi?

Odpowiedź: zdaniem Autorki pracodawca nie podstaw do pobierania opłat za wydanie zaświadczeń lub duplikatów dokumentów pracowniczych

Uzasadnienie: obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r., poz. 1502 z późn. zm. – dalej k.p.).

Czytaj: Pracownik nie może samowolnie usuwać dokumentów z własnych akt osobowych

Szczegółowo zagadnienie to regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zarówno przepisy k.p., jak i innych aktów wykonawczych nie zawierają wprost regulacji dotyczących przekazywania pracownikom dokumentacji pracowniczej (poza koniecznością udostępnienia do wglądu dokumentów na podstawie których zostało obliczone wynagrodzenie pracownika) a tym bardziej kwestii związanych z pobieraniem opłat za wydawanie duplikatów dokumentów (dotyczy to również różnego rodzaju zaświadczeń).

Udostępnianie dokumentacji pracowniczej następuje w trybie przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.) - dalej u.o.d.o., które pracodawca jako administrator tych danych zobowiązany jest przestrzegać. Jak wynika z uregulowań ustawy, pracodawca przetwarzając dane osobowe zatrudnionych powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów pracowników i kandydatów do pracy. Dodatkowo każdy administrator danych (w tym przypadku pracodawca lub były pracodawca) ma obowiązek udzielenia i udostępnienia informacji osobie, której dane dotyczą w trybie ustawy o ochronie danych osobowych.

Jak wynika z przedstawionych wyżej przepisów z jednej strony pracodawca ma obowiązek udzielenia i udostępnienia informacji (należy przez to rozumieć również dokumentację pracowniczą ) a z drugiej strony brak jest uregulowań prawnych, które rozstrzygałyby kwestię  w zakresie pobierania opłat za udostępnienie pracownikowi dokumentacji pracowniczej. Tak więc należy stwierdzić, iż pracodawca nie ma prawa pobierać opłat z tego tytułu.