Pracodawca nie może pozbawić pracownika diety za podróż służbową

Czy spółka może określić w regulaminie wynagradzania, że pracownikom za odbyte podróże służbowe zostają zwrócone koszty tylko zgodnie z przedłożonymi rachunkami?Czyli w związku z tym nie będą wypłacane diety, nawet jeśli pracownik nie przedłoży rachunku.

Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Odpowiedź: pozbawienie pracownika prawa do diety z tytułu podróży służbowej w sytuacji, gdy zaniedba on udokumentowania poniesionych w trakcie tej podróży kosztów byłoby niezgodne z prawem.

Uzasadnienie: jak stanowi § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) – dalej r.p.s. z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, a także innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Obowiązkiem pracownika jest rozliczenie kosztów podróży służbowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży (§ 5 ust. 1 r.p.s.). Rozliczając te koszty pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; przy czym nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Czytaj: Notoryczne gubienie biletów nie pozbawi pracownika zwrotu kosztów podróży

 

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że zasadą jest dokonywanie pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych w trakcie podróży służbowej – właśnie na podstawie przedłożonych dokumentów wykazujących określone kwoty wydane przez pracownika. Natomiast prawo pracownika do diety z tytułu podróży służbowej jest nienależne od udokumentowania ewentualnych wydatków poniesionych w trakcie tej podróży. Pracodawca nie może więc skutecznie pozbawić pracownika prawa do diety nawet w sytuacji, gdy ów nie wywiąże się z obowiązku rozliczenia kosztów podróży (i załączenia stosownych dokumentów) w powyższym terminie. Jeśli pracodawca dokonałby tego rodzaju zapisów w treści obowiązującego w zakładzie pracy regulaminu wynagradzania – byłyby one nieważne z mocy prawa jako mniej korzystne dla pracownika niż przepisy powszechnie obowiązujące - art. 9 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.).

W SerwisiePrawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych znajdziesz odpowiedzi na takie pytania jak: 

Czy podróż służbowa może trwać kilka miesięcy?

Kiedy kierowca odbywa podróż służbową?

W jakiej wysokości należy wypłacić pracownikowi dietę, jeżeli podróż służbowa zakończyła się po północy?