Pracodawca domagał się przedstawienia przez kandydatów tzw. zaświadczenia o niekaralności. Jeden z kandydatów odmówił i w konsekwencji nie został zatrudniony. Czy i jakie roszczenia przysługują kandydatowi? Jakich danych osobowych pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a jakich od pracownika? Jakie są skutki odmowy przez pracownika ujawnienia danych osobowych?

Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Odpowiedź:  W sytuacji przedstawionej w pytaniu kandydatowi do pracy, który nie został zatrudniony z uwagi na fakt odmowy dostarczenia zaświadczenia z KRK o niekaralności przysługuje prawo wniesienia pozwu przeciwko pracodawcy wskazując naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Przepisy gwarantują osobie, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, prawo do odszkodowania nie niższego niż minimalne wynagrodzenie za pracę, bez ograniczenia górnej granicy tego odszkodowania. Wysokość odszkodowania będzie zależała od rodzaju i stopnia, w jakim pracodawca naruszył swoje obowiązki w zakresie równego traktowania w zatrudnieniu.
 
Uzasadnienie: Jakich danych można żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie?
Artykuł 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p. oraz § 1 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – dalej r.z.d.p. wyraźnie definiują, jakich danych, informacji oraz dokumentów może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o pracę.
Zgodnie z powyższymi regulacjami pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców,
- datę urodzenia,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Zgodnie z art. 221 § 3 k.p. udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych. Jednak oświadczenie, o którym mowa powyżej, nie może być utożsamiane z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Pracodawca może również poprosić kandydata o następujące dokumenty:
- wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
- świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
- świadectwo ukończenia gimnazjum w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
- orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
- inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
 
W kategorii "inne dokumenty" kryje się szereg różnych dodatkowych dokumentów jednakże uprawnienie do ich żądania przysługuje pracodawcy wyłącznie z mocy przepisów prawa. Ten przepis nie może być dowolnie przez pracodawców interpretowany i rozszerzany w zależności od potrzeb. Żądanie od kandydata do pracy danych, informacji oraz dokumentów innych niż wymienione powyżej oraz takich, co do których nie ma obowiązku przedłożenia, może naruszać dobra osobiste kandydata do pracy.
Należy zwrócić uwagę na fakt, iż nawet w przypadku, gdy pracodawca nie jest uprawniony do gromadzenia informacji a podjął działania, w wyniku których uzyskał zgodę kandydata do pracy, jego działanie nie jest zgodne z prawem. Stanowisko NSA, wyrok z dnia 1 grudnia 2009 r. I OSK 249/09, wyraźnie wskazuje, iż gromadzenie za zgodą pracownika innych danych niż przewiduje k.p. jest zabronione. Sąd stwierdził, iż "brak równowagi w relacji pracodawca pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność wyrażenia zgody na pobieranie i przetworzenie danych. Uznanie faktu wyrażenia zgody na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 1 u.o.d.o., jako okoliczności legalizującej pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 k.p., stanowiłoby obejście tego przepisu".
Pracodawca nie może wymagać aby kandydat do pracy przedstawił informacje dotyczące m.in.: planów rodzicielskich, niepełnosprawności, miejsca urodzenia, statusu majątkowego. Na podstawie przepisów k.p. pracodawca ma prawo wymagać takich informacji, jeśli zezwalają na to przepisy szczególne. W przypadku gdy pracodawca pomimo zakazu żąda przedstawienia takich informacji, to w przypadku ewentualnego procesu sąd mógłby to potraktować jako dyskryminację kandydata do pracy.
Do danych, co do których gromadzenie, przetwarzanie przez pracodawców, co do zasady jest zabronione zaliczamy tzw. dane wrażliwe (dane dotyczące m.in.: pochodzenia rasowego, etnicznego, dane o karalności poglądów politycznych, przekonań religijnych lub filozoficznych, przynależności wyznaniowej, partyjnej, związkowej, stanu zdrowia, kodu genetycznego, nałogów i życia seksualnego). Są jednak wyjątki, które pozwalają pracodawcy zbierać i przetwarzać takie dane wówczas, gdy na mocy przepisów szczególnych jest to niezbędne do zatrudnienia pracowników.
 
Jakich danych może żądać pracodawca od pracownika?
 
Zgodnie z art. 221 k.p. pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców,
- datę urodzenia,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Ponadto ma prawo pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa powyżej, także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone powyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Zgodnie z ustawą z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym – dalej u.k.r.k., pracodawcy przysługuje prawo wystąpienia do KRK w celu uzyskania informacji o osobie, którą zamierza zatrudnić. Zakres informacji udzielonej przez Krajowy Rejestr Karny (KRK) będzie ograniczony wyłącznie do informacji wymaganej ustawą. Pracodawca może żądać informacji o niekaralności pracownika jedynie w sytuacjach, gdy z przepisów prawa wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, czy ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Należy zaznaczyć, iż dane o karalności należą do danych wrażliwych, których gromadzenie, przetwarzanie jest zabronione chyba, że wymóg zbierania wynika z odrębnych przepisów. Wymóg niekaralności jest wymagany m.in. w stosunku do licencjonowanych pracowników ochrony, nauczycieli mianowanych i dyplomowanych zatrudnionych na podstawie mianowania, pracowników służby cywilnej, pracowników kontroli skarbowej.
Zasadą jest, że osoba, wobec którego pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, ustalane na podstawie odrębnych przepisów (art. 183d k.p.). Z przepisu tego wynika, że ustawodawca określił tylko dolną granicę odszkodowania, tj. w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, które w roku 2015 wynosi 1750 zł. Tym samym przepisy prawa nie limitują górnej granicy dochodzonego odszkodowania.
 

Szukasz odpowiedzi na pytania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych? Zajrzyj do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych