Pracodawca może ustalić ryczałtowe rozliczanie podróży służbowych

Czy obowiązek wypłacania diet pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej można za zgodą pracownika zamienić na ryczałt miesięczny obejmujący ogólną kwotę należności za określoną liczbę dni podróży służbowych w miesiącu?Czy od wypłacanego ryczałtu pracodawca miałby obowiązek opłacenia składek ZUS i podatku dochodowego?

Odpowiedź: pracodawca może ustalić ryczałtowe rozliczanie podróży służbowych, ale jeżeli kwota ryczałtowa byłaby wyższa od kwot ustalonych na podstawie obowiązujących przepisów organy podatkowe i ZUS mogłyby domagać się podatku i składek ubezpieczeniowych.

Uzasadnienie: zgodnie z art. 77⁵ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W przypadku pracodawców sfery budżetowej, zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) - dalej r.p.s. W przypadku pozostałych pracodawców warunki wypłacania pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących podróży służbowych pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów r.p.s.

Ustalając wewnętrzne zasady rozliczania podróży służbowych pracodawca ma niemal wolną rękę. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sektora budżetowego.

Powyższe oznacza, że pracodawca może ustalić inny sposób rozliczania podróży służbowych niż wynikający z przepisów r.p.s. Ustalenie jednak ryczałtowego rozliczania podróży służbowych nie jest bezpiecznym rozwiązaniem. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) oraz § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) świadczenia z tytułu podróży służbowych zwolnione są od podatku i składek ZUS do wysokości określonej w przepisach r.p.s. Jeżeli zatem ryczałt przekraczałby kwoty wynikające z przepisów r.p.s. organy podatkowe i ZUS mogłyby się domagać odpowiednio podatku i składek ZUS.

Szukasz odpowiedzi na pytania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych? Zajrzyj do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych