Pracodawca archiwizuje dokumentację bhp

Przepisy bhp obligują pracodawcę do podejmowania wielu działań, które w znakomitej większości przypadków muszą być udokumentowane. Dotyczy to m.in. szkoleń z zakresu bhp, badań profilaktycznych, rejestru określonych prac i pracowników wykonujących te prace, czy też wypadków przy pracy. Co ważne, dokumentacja ta musi być nie tylko sporządzona, ale również przechowywana przez odpowiedni, wskazany w przepisach okres.

Jako przykłady można wskazać m.in. dokumentację powypadkową, którą zgodnie z art. 234 § 3¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. należy przechowywać przez 10 lat od jej sporządzenia. Znacznie dłużej należy przechowywać dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia. Zgodnie z § 17-18 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz. U. Nr 33, poz. 166) chodzi o okres 3 lat dla wyników badań i pomiarów (licząc od daty ich wykonania) i 40 lat dla rejestru czynników szkodliwych dla zdrowia oraz kart badań i pomiarów. Równie długo należy przechowywać dokumentację narażenia pracowników na działanie czynników rakotwórczych lub mutagennych (rejestr pracowników narażonych na działanie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym) oraz dokumentację narażenia pracowników na działanie niektórych czynników biologicznych (rejestr pracowników narażonych na działanie szkodliwych czynników biologicznych zakwalifikowanych do grupy 3 lub 4 zagrożenia), o których mowa w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 22 kwietnia 2005 r. w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki (Dz. U. Nr 81, poz. 716 z późn. zm.).

Zobacz także: Pomiary czynników szkodliwych dla zdrowia przeprowadza się niezależnie od czasu ekspozycji>>

Najdłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczy akt osobowych pracowników, których pracodawca nie może pozbyć się przez 50 lat. Naturalnie nie ma przeciwwskazań, aby pracodawca w wewnętrznych zasadach (np. instrukcji kancelaryjnej) ustalił dłuższe okresy przechowywania dokumentacji związanej z bhp.
Przepisy art. 94 ust. 9b k.p wskazują, że pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. O ile akta osobowe przeważnie przechowywane są zamykanych metalowych szafach, zabezpieczających je nie tylko przed kradzieżą lub dostępem osób niepowołanych, ale również przed uszkodzeniem bądź zniszczeniem w wyniku pożaru, zalania, zniszczenia przez gryzonie itp., o tyle w praktyce pozostała dokumentacja na ogół jest przechowywana w zwykłych szafach lub regałach. Przepisy nie ustalają w tym względzie żadnych szczególnych wymagań, pozostawiając pracodawcy sposób realizacji powyższego obowiązku. Wprowadzają natomiast sankcje za jego niedopełnienie, gdyż zgodnie z art. 281 pkt 7 k.p., pracodawcy lub osobie działającej w jego imieniu, grozi za to grzywna od 1.000 zł do nawet 30.000 zł.
Niezwykle istotnym dla pracodawcy jest archiwizowanie dokumentacji sporządzanej i przechowywanej przez specjalistę ds. bhp spoza zakładu pracy. O ile pracownik zatrudniony na podstawie stosunku pracy z reguły przechowuje sporządzone dokumenty w siedzibie pracodawcy, o tyle zdarza się, że osoby wykonujące zadania służby bhp na podstawie art. 237¹¹ § 2 k.p. (specjaliści spoza zakładu pracy), trzymają całą dokumentację w siedzibach swoich firm i udostępniają ją na wyraźne życzenie klienta (w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub Państwowej Inspekcji Sanitarnej).
W tym drugim przypadku powstaje istotny problem, gdy strony umowy kończą współpracę, a pracodawca nie dopilnuje, aby cała sporządzona i prowadzona dokumentacja trafiła w jego ręce. W takiej sytuacji należy wszystko odtwarzać, co może być szczególnie problematyczne w razie np. rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem poszkodowanym w wypadku przy pracy. Warto więc na samym początku współpracy (najlepiej w umowie) ustalić zasady prowadzenia dokumentacji związanej z bhp i przekazywania jej podmiotowi zobowiązanemu do jej przechowywania (pracodawcy). Takie działania z pewnością pozwolą należycie realizować nałożony na pracodawcę obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji bhp, a w konsekwencji uchronią go przed dotkliwymi karami finansowymi.

Więcej na ten temat w Serwisie BHP.

Dowiedz się więcej z książki
	Świadczenia na rzecz pracowników. Aspekty podatkowe rzetelna i aktualna wiedza darmowa wysyłka od 50 zł