Pojęcie efektywności, w odniesieniu do funkcjonowania HR (rozumianego szeroko - zarówno jako działalność "twarda" i "miękka"), jednocześnie działalność o bardzo zróżnicowanym charakterze, nie da się określić jednoznacznymi kryteriami. Efekty działań menedżera i pracownika kadr, przynoszą bardzo zróżnicowane wyniki, w dodatku mogą one być rozłożone w czasie. Te rezultaty zależne są od czynników leżących zarówno po stronie HR jak i po stronie klienta wewnętrznego (zarządy, szeroko rozumiana kadra kierownicza, pracownicy) oraz otoczenia rynkowego firmy. Każdy z tych efektów można zmierzyć na różne sposoby, bardzo ważne są oczywiście korzyści ekonomiczne, ale również ważne są korzyści organizacyjne, prawne i społeczne, które wpływają na normalne funkcjonowanie organizacji. Profesor Tadeusz Listwan i współautorzy (Słownik zarządzania kadrami, C.H. Beck, Warszawa 2005, s. 33) jako efektywność określają cechę działań, które dają pozytywnie oceniany wynik bez względu na to, czy był on zamierzony czy nie, a efektywność w sensie ekonomicznym jest różnicą (a nie relacją) między nakładami a osiągniętym wynikiem. Pojawiają się tu również pojęcia towarzyszące - takie jak sprawność czyli "robienie rzeczy we właściwy sposób" oraz skuteczność - oznacza "robienie właściwych rzeczy przynoszące właściwy rezultat".
Jednocześnie elementem kluczowym, przy poruszaniu tematu efektywności prac realizowanych przez HR należy uwzględnić cechy ODRĘBNE, wyróżniające je od innych usług realizowanych w firmie (np. przez działy finansów, księgowości marketingu, administracji itp.). W każdej bez względu organizacji, personalni (również ci pracujący w "miękkich" obszarach) wykonują liczne obowiązki wynikające z kodeksu pracy oraz innych aktów prawych. W praktyce kadrowej, każdy z tych aktów wymaga stosowania innych procedur, dokumentów, wzorów i sposobów postępowania. Należy podkreślić, że nie chodzi tutaj tylko o postępowanie realizowane przez pracowników samych działów personalnych, ale postępowanie wszystkich podmiotów w organizacji - ze szczególnym uwzględnieniem osób zarządzających. Dlatego też podstawowym odniesieniem dla efektywności całego HR jest przede wszystkim:
• wykonanie odpowiedniej pracy,
• wykonanie tej pracy przez właściwych ludzi,
• zapewnienie, że inni ludzie w organizacji będą postępować we właściwy sposób,
• wykonanie usług we właściwym czasie,
• wykonanie pracy skutecznie - zgodnie z założonym celem.
Najważniejsze pytania, na które personalni muszą sami odpowiedzieć to pytania związane z efektywnością. W drodze do efektywności jedną z najważniejszych rzeczy jest określenie, udzielenie odpowiedzi na pytanie – CO I DLACZEGO -– w odniesieniu do funkcji personalnej realizujemy? Jeżeli popatrzymy na współczesną funkcję personalną, to możemy wyróżnić w niej przynajmniej 6 -– 8 obszarów merytorycznych. I chociaż może to zabrzmieć mało „"nowocześnie" -– nie wszystkie muszą być realizowane w jednakowym stopniu. Nie jest np. powiedziane, że oceny pracownicze powinny być w każdej organizacji i że w każdej firmie musi być rozbudowany system motywacyjny -– np. zawsze zawierający premie i liczne dodatki oraz świadczenia. Dlatego też pojawia się kolejne pytanie, na które powinniśmy znać odpowiedź jako kadrowcy -– KIEDY? Należy spojrzeć w kilku perspektywach (w tym w perspektywie długofalowej -– strategicznej) na wewnętrzne zapotrzebowanie na usługi związane z zarządzaniem pracownikami i „"potwierdzić popyt" . Oczywiście, tutaj pojawia się kwestia poruszana przez wielu kadrowców, iż bez kreowania, pobudzania tego "popytu" ze strony personalnych nie byłoby postępu, ale faktem jest, że oczekiwania różnych podmiotów w firmie (przede wszystkim zarządzających i szeroko pojętej kadry kierowniczej) muszą być racjonalne i zweryfikowane. Potem pojawia się kolejna kwestia -– W JAKICH RAMACH PRAWNYCH? Każde działanie, każde przedsięwzięcie kadrowe lub HR wymaga osadzenia w realiach prawnych, dotyczy to również przedsięwzięć takich jak oceny pracownicze czy rozwój zawodowy. Powstają procedury, regulaminy i muszą być one zgodne z prawem -– zarówno z tym ogólnie obowiązującym jak i z normami wewnętrznymi. W tym momencie powinna też być rozstrzygnięta kwestia -– JAKIMI ŚRODKAMI? Jeżeli bierzemy pod uwagę środki finansowe, to na pierwszym miejscu mamy budżet, którego trzeba się "trzymać", ale który również (w przypadku znaczących i uzasadnionych projektów) może być skorygowany. Niezwykle ważne są również inne środki - organizacyjne, techniczne, informatyczne. Chodzi tu również o narzędzia, systemy informatyczne, bazy wiedzy, dostęp do zewnętrznego wsparcia prawnego i merytorycznego. W realiach polskich firm, po tym wszystkim nierzadko okazuje się, że nie za bardzo KIM tego wszystkiego zrobić. I to jest problem nierzadko ważniejszy niż np. środki finansowe, pracownicy działów personalnych muszą być po pierwsze dostępni w odpowiedniej liczbie, po drugie -– muszą przedstawiać odpowiedni poziom merytoryczny, połączony z gotowością do pracy przy bardzo różnych projektach. Warto zwrócić uwagę, że wymogi dotyczące sfery zatrudnienia są na tyle wysokie i jednocześnie skomplikowane, że przekładają się na wymogi najwyższej staranności i najwyższego możliwego profesjonalizmu w odniesieniu do zasobów ludzkich.
Dodatkowo, musimy przygotować zestaw wskaźników i parametrów obrazujących pożądane efekty poszczególnych działań. Dodajmy - efekty pożądane nie przez sam dział personalny (chociaż nie można bagatelizować potrzeb i merytorycznego uzasadnienia ze strony HR), ale przez klientów wewnętrznych - zarząd, kadrę kierowniczą, wreszcie - samych pracowników. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że informacja o efektywności nie polega na sparametryzowaniu wszystkiego "co się da" i przekazywaniu informacji o 100 wskaźnikach, ale przede wszystkim na bardzo rozsądnym wyborze kilku, kilkunastu wielkości kluczowych, które obrazują przyrost efektywności - uzasadniony, mierzalny w czasie i pożądanych miejscach i obszarach.
O jeszcze jednej rzeczy należy w tym miejscu wspomnieć. W rozmowach z wewnętrznymi klientami HR pojawia się zarzut, że to co ich zniechęca we współpracy z personalnymi jest nadmierne skomplikowanie procesów i projektów, przerost formy nad treścią. Dlatego też pożądanym trendem w działaniach HR może stać się UPROSZCZENIE. Prościej zazwyczaj znaczy lepiej, ale w równym stopniu oznacza, że doskonale wiemy dlaczego coś robimy, jakie potrzeby zaspakajamy, komu jest to potrzebne i jaki ma być tego wymierny rezultat.
Jaki dział personalny może być uznany za efektywny?
Przede wszystkim jest to zespół pracowników:
- działający zgodnie z przepisami prawa, ale również oddziaływujący na normy (rola regulatora),
- działający profesjonalnie, zgodnie z „obszarowymi” standardami – za pomocą dobrze przygotowanych pracowników,
- nie generujący nadmiernych kosztów dla organizacji,
- potrafiący podeprzeć swoje osiągnięcia wiarygodnymi opiniami i wskaźnikami,
- w sytuacji kryzysowej – zdolny racjonalizować swoje koszty oraz koszty (związane z pracą) w całej organizacji,
- zauważany, szanowany, doceniany przez pracowników, kadrę i inne podmioty – np. reprezentację pracowników.