Wyraźnie większa dynamika i nieprzewidywalność rynków to znamiona ostatnich lat. W zmieniających się warunkach konkurencyjność organizacji na rynku zaczęły determinować zasoby niematerialne, czyli wiedza i związana z nią innowacja oraz kapitał intelektualny.  Rynek wymaga coraz bardziej efektywnego wykorzystania potencjału wiedzy pracowników. Niezwykle ważne by w sposób optymalny czerpać z ich odmiennych możliwości, potencjału i wiedzy, czyli świadomie tą wiedzą zarządzać. Waga i znaczenie budowania przewagi konkurencyjnej w oparciu o posiadaną wiedzę staje się jednym z kluczowych wyzwań dla osób zarządzających firmami i przedstawicieli działów HR. Stworzenie rozwiązania służącego rozstrzygnięciu, jaka wiedza ma dla organizacji kluczowe znaczenie i jak tę wiedzę wykorzystać jako narzędzie osiągnięcia przewagi konkurencyjnej to wyzwanie dla działających na rynku polskim firm. Ogromne znaczenie ma budowanie środowiska, w którym doświadczenie zdobywane przez pracowników oraz tworzone przez nich rozwiązania są w jak największym stopniu upowszechniane w obrębie firmy. Taka strategia wymaga rozwiązań wzmacniających motywację pracowników do dzielenia się codziennie zdobywaną i wykorzystywaną wiedzą przy wsparciu odpowiedniej infrastruktury, także informatycznej. 

Nie bez znaczenia na problemy z dzieleniem się wiedzą przez pokolenie Y jest specyfika polskich doświadczeń związana z transformacją ustrojową początku lat 90-tych, a także zapoczątkowanych przez nią przemian obejmujących m.in.: wstąpienie Polski do UE w 2004 r. oraz fakt, że młodsi przedstawiciele pokolenia są pierwszą grupą, dla której olbrzymia różnorodność dostępnych na rynku produktów i usług, otwarte granice i swobodny przepływ informacji jest jedyną znaną rzeczywistością.
 
Jak wynika z Raportu podsumowującego badania prowadzone w ramach projektu „Ucząca się organizacja 2.0” realizowanego przez portal Interia.pl oraz Wszechnice Uniwersytetu Jagiellońskiego: „Pokolenie Y: nawyki i potrzeby wpływające na dzielenie się wiedzą”, intensywne wykorzystanie narzędzi ICT, to prawdopodobnie jeden z czynników o najbardziej istotnym wpływie na nawyki pracy przedstawicieli pokolenia Y. Przedstawiciele starszej jego części studiowali i podejmowali pracę w świecie, w którym natychmiastowy dostęp do olbrzymiego zasobu informacji i bezpośredni kontakt z każdą znaną osobą stał się naturalnym. Natomiast przedstawiciele młodszej części pokolenia Y innego świata w ogóle nie znają. 
 
Nawyki dotyczące wykonywania zadań, rozwiązywania problemów i poszukiwania informacji
 
Aby zrozumieć podejście pracowników pokolenia Y do zarządzania wiedzą trzeba mieć świadomość zarówno ich cech, jak i nawyków związanych z wykonywaniem zadań, poszukiwaniem informacji, komunikacją, rozwiązywaniem problemów oraz przetwarzaniem, gromadzeniem i udostępnianiem wiedzy.
 
Nawyk szerokiego i z konieczności płytkiego przetwarzania informacji – wydaje się być dobrym przystosowaniem do sytuacji, w której ilość dostępnych „na wyciągnięcie ręki” danych jest znacznie większa niż zasoby poznawcze korzystającej z nich osoby. Można spodziewać się, że funkcjonowanie w warunkach ciągłego napływu bodźców stanowi dobry trening selektywności w przetwarzaniu informacji i lepiej przygotowuje do przełączania się między zadaniami.  Wreszcie, powszechność sytuacji, w których konkretny problem został już gdzieś przez kogoś rozwiązany sprawia, że inwestowanie wysiłku w „wyważanie otwartych drzwi” staje się nieracjonalne – znacznie efektywnej jest znaleźć gotowe rozwiązanie lub poprosić o pomoc osobę, która może tego rozwiązania dostarczyć. Koszty takiego stylu pracy, to jednak wyrywkowy niezakorzeniony w szerszym kontekście charakter wiedzy i mniejsza umiejętność radzenia sobie w sytuacjach, w których gotowe rozwiązanie nie jest dostępne. Pokoleniu Y przypisuje się większą niż u przedstawicieli poprzednich generacji elastyczność i otwartość na zmianę, gotowość do uczenia się i niechęć do długofalowych zobowiązań wiążąc te cechy z przystosowaniem się do coraz dynamiczniej zmieniającego się otoczenia oraz doświadczeniami wskazującymi na nietrwałość instytucji społecznych a także wysoką potrzebę dostrzegania sensu w wykonywanej pracy oraz dużą wrażliwość na aspekty społeczne. Immanentną cechą pokolenia Y jest również docenianie równowagi pomiędzy pracą a życiem rodzinnym i realizacją pasji.
 
U źródeł postawy pokolenia Y wobec pracy leży, z jednej strony bardziej kompleksowy, uwzględniający równowagę między różnymi sferami życia system życiowych dążeń, a z drugiej strony bardziej transakcyjny, pragmatyczny sposób definiowania relacji z pracodawcą i większa świadomość nietrwałości instytucji społecznych niż w poprzednich pokoleniach. 
 
 
Bariery związane z dzieleniem się wiedzą
 
Podstawowe bariery dla dzielenia się wiedzą to m.in.: brak czasu, brak jasnej instrukcji czy procedury, która pozwoliłaby trzymać się określonych standardów, a także brak jednego narzędzia używanego przez wszystkich do tego samego celu. W przypadku korzystania ze zgromadzonej, zarchiwizowanej wiedzy, barierą w korzystaniu z niej jest brak aktualizacji, problemy z wyszukaniem właściwych treści, niekompletność materiałów oraz brak kryteriów, które w szybki sposób pozwoliłyby ocenić przydatność danych.  
 
Niechęć do współtworzenia firmowych systemów dzielenia się wiedzą może wynikać z tego, że tworzenie bazy wiedzy od podstaw wymaga nadmiernej cierpliwości i wytrwałości od jednostki pracującej w skupieniu i oderwaniu od innych zadań. Natomiast niechęć do korzystania z tych systemów – z tego, że potrzebne informacje nie są widoczne po pierwszym, pobieżnym przejrzeniu bazy czy repozytorium, a także z tego, że potrzebne informacje mają charakter ogólny i nie pozwalają na łatwe odniesienie ich do konkretnego problemu. 
 
 
Jakie powinny być narzędzia do dzielenia się wiedzą – dla pokolenia Y?
 
W tworzeniu rozwiązań dopasowanych do potrzeb pokolenia Y trzeba uwzględnić otwartość na korzystanie z pomocy współpracowników a także znaczącą rolę źródeł osobowych w odróżnieniu od bezosobowych baz danych czy procedur. Stosowane rozwiązania powinny umożliwiać udostępnianie i rekomendowanie innych wartościowych treści, dając przestrzeń dla motywacyjnego wpływu zasady wzajemności. Ważnym czynnikiem jest też fakt, że przedstawiciele pokolenia Y silnie dbają o swoją tożsamość i wizerunek, dlatego rozwiązania organizacyjne i informatyczne dotyczące aktywności konkretnego pracownika w sieci powinny respektować potrzeby związane ze świadomym budowaniem wizerunku – np. poprzez możliwość kontrolowania grona adresatów publikowanych treści, edytowania własnych. Aktywność pracowników w różnego rodzaju systemach zarządzania wiedzą może być traktowana jako sposób budowania swojej tożsamości zawodowej. 
 
Gdy urzeczywistniamy jakiś projekt, podczas rozwiązywania poszczególnych problemów i realizacji zadań wyraźnie widać, że każde nowe wyzwanie czy napotkana trudność są okazją do wytwarzania wiedzy i dzielenia się nią. Ciekawym rozwiązaniem służącym do zarządzania wiedzą i wydaje się dostosowanym do nawyków i potrzeb pokolenia Y jest system Y-Box - wewnętrzna platforma informatyczna. Darmowa, oparta na licencji Open Source, co sprawia że można ją modyfikować, uzupełniać o nowe funkcje, dzięki którym będzie dopasowana do potrzeb użytkownika. Dzięki formule znanej z serwisów społecznościowych można stale komunikować się z innymi zapisując zadania do wykonania, ustalając spotkania, dyskutując, dodając pliki oraz dokumentując. Wszystko trafi do archiwum Y-Box’a więc w razie potrzeby wszystkie informacje o projekcie stają się łatwe do odnalezienia. 
 
Narzędzia informatyczne służące dzieleniu się wiedzą powinny być stale dostępne i możliwe do obsługi za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Treści dostępne za pośrednictwem narzędzi do zarządzania wiedzą powinny być zorganizowane wielopłaszczyznowo z bardzo krótkimi, zwięzłymi informacjami, które mogą zostać w razie potrzeby pogłębione i rozbudowane.  Wydaje się więc, że projektowanie tego typu systemów powinno koncentrować się na dostarczaniu odpowiedzi na pytanie „w jaki sposób w przeszłości rozwiązywano ten problem”. 
 
* * *
Tematyka dotycząca zarządzania wiedzą przez generację Y będzie jednym z kluczowych tematów konferencji organizowanej przez Wszechnicę UJ we współpracy z Grupą Interia.pl. Konferencja odbędzie się w Krakowie, w środę 24 czerwca br. Udział w konferencji: „Ucząca się organizacja - rozwiązania prowadzące do świadomego zarządzania wiedzą” pozwoli uczestnikom odpowiedzieć na pytania: Jakie jest zapotrzebowanie na zarządzanie wiedzą w mojej organizacji? W programie konferencji organizatorzy zaplanowali również liczne dyskusjach opartych o najciekawsze praktyki związane z zarządzaniem wiedzą. Udział w konferencji jest bezpłatny.
 
Uczestnicy konferencji będą mieli również szansę na spotkania z konsultantami, którzy przy pomocy bezpłatnego narzędzia - platformy Y-Box - zaprezentują jak w systemowy sposób wzmacniać motywację pracowników do dzielenia się wiedzą i ułatwiać związane z tym działania. Platforma zaprojektowana jest tak, by dać pracownikom natychmiastowy dostęp do efektów pracy innych, a jednocześnie ułatwić uczenie się od siebie nawzajem.