Płatnicy składek będą mieli mniej obowiązków wobec zatrudnionych

Od przyszłego roku pracodawca nie będzie musiał co miesiąc wystawiać i doręczać każdemu zatrudnionemu druku ZUS RMUA dokumentu, w ktrym informuje ubezpieczonych o wysokości przekazanych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Obowiązek płatnika składek w tym zakresie zostanie ograniczony do wystawienia jednego dokumentu, ktry podsumuje wszystkie składki opłacone w danym roku, w podziale na poszczeglne miesiące.

 Taką zmianę wprowadziła uchwalona na ostatnim posiedzeniu Sejmu ustawa z 18 sierpnia 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków dla obywateli i przedsiębiorców. Wprowadza ona zmiany w szeregu ustaw, w tym m. in. w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Obecnie, zgodnie z art. art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik składek co miesiąc przekazuje ubezpieczonym informacje o wysokości opłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz na ubezpieczenie zdrowotne. Dane te sporządza na podstawie imiennych raportów ubezpieczeniowych, które co miesiąc składa do ZUS w terminach przewidzianych dla rozliczeń składkowych.

Forma przekazania tej informacji jest dowolna: może być na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego. Zazwyczaj jest to dokument ZUS RMUA. Na jego podstawie pracownicy mogą co miesiąc weryfikować, czy składki zostały odprowadzone w prawidłowej wysokości. Rząd proponując zmianę ustawy w tym zakresie uznał, że taka forma informowania pracowników jest zbyt uciążliwa dla firm zwłaszcza tych, które zatrudniają wielu pracowników. Dodatkowo, jeśli dokument ten przekazywany jest w formie papierowej, generuje dodatkowe koszty dla firm.

Stąd zaproponowano zmianę redukującą ten obowiązek. Zgodnie z nowelizacją ustawy, od 1 stycznia 2012 r. pracodawca będzie miał możliwość przekazywania ubezpieczonemu informacji z raportów miesięcznych dotyczących opłaconych składek raz na rok. Jeśli jednak pracownik złoży odpowiedni wniosek, pracodawca będzie musiał przekazywać mu raport ZUS RMUA częściej, ale jednak w odstępach nie krótszych niż raz na miesiąc. Informacja roczna o wysokości opłaconych składek będzie zawierała podział na poszczególne miesiące. Pracownik dostanie dokument dotyczący danego roku nie później niż do końca lutego następnego roku. Tak jak jest to obecnie, ZUS RMUA będzie mógł być sporządzany na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego. Nowela zawiera przepis przejściowy, który stanowi, że pierwsza roczna zbiorcza informacja o opłaconych składkach zostanie przekazana ubezpieczonemu przez płatnika składek do 28 lutego 2013 r., czyli za rok 2012.

Jednocześnie skrócono czas przechowywania dokumentów potwierdzających odprowadzenie składek, czyli deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty. Obecnie, na podstawie art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych muszą być one przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej przez 10 lat od ich przekazania do ZUS. Zmieniono ten przepis i skrócono terminu przechowywania tych dokumentów do 5 lat. Skrócenie terminu przechowywania dokumentów do 5 lat związane jest ze skróceniem okresów przedawnienia w dochodzeniu należności składkowych do 5 lat.

Nowe regulacje o przedawnieniu i przechowywaniu papierów ubezpieczeniowych mają jednak wejść w życie 1 stycznia 2013 r. ZUS musi mieć bowiem czas na dostosowanie do nowych przepisów swojego systemu informatycznego. Ustawą zajmie się teraz Senat.