Plan urlopów

Komentarz zawiera kompleksowe omwienie planu urlopw, a w szczeglności: kiedy plan urlopw musi być ustalany, czy w przypadku przejścia zakładu pracy plan urlopw obowiązuje nowego pracodawcę, wpływ związkw zawodowych na ustalanie planu urlopw, wprowadzanie zmian w planie urlopw, kiedy mimo planu urlopw pracodawca może nie udzielić urlopu lub udzielić w innym terminie, sposb udzielania urlopw wypoczynkowych w przypadku braku planu urlopw w zakładzie pracy.

1. Plan urlopów

Zgodnie z zasadą corocznego urlopu wypoczynkowego pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo. Udzielanie urlopów pracownikom odbywać powinno się zgodnie z planem urlopów (art. 163 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; - dalej k.p.) lub po uzgodnieniu z pracownikiem - na jego wniosek.

Plan urlopów, to dokument w którym uwzględnia się wszystkie urlopy przypadające na dany rok kalendarzowy, w tym:

• pierwsze w karierze zawodowej urlopy,
• urlopy uzupełniające, a także
• urlopy niewykorzystane w latach poprzednich, czyli urlopy zaległe.

Uwaga! W planie urlopów pomija się 4 dni urlopu na żądanie pracownika.
Mimo, że do kompetencji pracodawcy należy udzielenie urlopu, to nie może on samodzielnie wyznaczać terminów urlopów i wysyłać pracowników na urlop. Mając na względzie konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie plan urlopów ustala pracodawca biorąc pod uwagę wnioski pracowników w tym zakresie.

2. Ustalanie planu urlopów

Terminy urlopów wypoczynkowych powinny być ustalone z wyprzedzeniem. Temu służy właśnie plan urlopów. Przepisy nie określają jednak terminu, w którym powinien zostać ustalony plan urlopów. Biorąc jednak pod uwagę zasadę, że prawo do urlopu powstaje z dniem 1 stycznia wydaje się słuszne, aby plan urlopów był sporządzony przed tym właśnie terminem.
W praktyce termin ustalenia planu urlopów wynika z przepisów wewnątrzzakładowych obowiązujących u danego pracodawcy, np. z układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy.

Przepisy nie określają także jakie okresy powinny być ujęte w planie urlopów, tzn. czy ma uwzględniać plany urlopowe w skali całego roku, czy krótszej. W praktyce przyjmuje się, że plany urlopowe mogą być opracowywane na krótsze okresy, np. na pół roku lub kwartał. Trzeba jednak pamiętać, że podział urlopu nie może być w takiej sytuacji dowolny. Urlop powinien być tak podzielony, aby przynajmniej jedna jego część obejmowała co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 k.p.), czyli łącznie z dniami ustawowo wolnymi od pracy (niedziele, święta), dniami wolnymi wynikającymi z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, przypadającymi w trakcie urlopu lub bezpośrednio po jego zakończeniu.

Plan urlopów ustala samodzielnie pracodawca biorąc jednak pod uwagę:
• wnioski pracowników i
• konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Jednak pracodawca nie jest związany wnioskami pracowników i ich nieuwzględnienie nie wymaga uzasadnienia. Często właśnie konieczność zapewnienia normalnego funkcjonowania zakładu powoduje, że pracodawca może nie uwzględnić wniosku pracownika dotyczącego terminu wykorzystywania przez niego urlopu.

Przykład
Pracodawca zamierza w lipcu wprowadzić nową linię technologiczną do produkcji soków. Tworząc w styczniu plan urlopów nie uwzględnia wniosków pracowników z działu produkcji, gdzie ma być testowana nowa technologia udzielenia im urlopów w miesiącu lipcu.
Pracownicy zgłaszając pracodawcy wnioski w zakresie terminów urlopów powinni to robić w miarę precyzyjnie, tzn. podawać konkretne daty przyszłego wypoczynku – w przeciwnym razie pracodawca może skierować podwładnego na urlop w terminie przez siebie wskazanym.

Przykład
Przy tworzeniu planu urlopu na następny rok pracownik określił tylko przedział czasowy swojego przyszłego wypoczynku, tzn. podał, że będzie chciał skorzystać z urlopu w okresie lipiec-sierpień. W takiej sytuacji pracodawca może samodzielnie wskazać konkretną datę wypoczynku tego pracownika mając na względzie konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w firmie.
Od zasady, że pracodawca nie jest związany wnioskami pracowników co do terminu urlopów przepisy przewidują wyjątki.
Otóż pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu we wskazanym przez pracownika terminie w przypadku, gdy:
• pracownica wnioskuje o udzielenie jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (to uprawnienie dotyczy też pracownika-ojca korzystającego z urlopu macierzyńskiego) – art. 163 § 3 k.p.;
• pracownik zamierza skorzystać z urlopu na żądanie (art. 1672 k.p.);
• pracownik młodociany uczęszcza do szkoły – należy udzielić mu urlopu w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 k.p.).

3. Uzgodnienia ze związkami zawodowymi

Jak już była o tym mowa wcześniej, plan urlopów pracodawca ustala samodzielnie. Jeżeli jednak w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, wówczas pracodawca musi uzyskać zgodę związku na jego ustalenie lub na rezygnację z tworzenia planu. Jednak i tak ostateczne decyzje na temat terminów wypoczynku pracowników należą do pracodawcy.
Gdy w firmie działa więcej niż jedna organizacja związkowa, to organizacje te powinny przedstawić pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko w sprawie ustalania planu urlopów zgodnie z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854, z późn. zm.). Mają na to 30 dni. Po upływie tego terminu decyzje w sprawie pracodawca podejmuje samodzielnie po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

4. Obowiązywanie planu urlopów

Ustalony plan urlopów powinien być podany do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty, np. na tablicy ogłoszeń, poprzez rozesłanie w lokalnym intranecie. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego stanowiącą zasadę prawną: „Nie jest konieczne oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego, jeżeli plan urlopu został podany do wiadomości pracownika w sposób przyjęty w zakładzie pracy co najmniej na miesiąc przed rozpoczęciem urlopu”.( sygn. akt V PZP 7/79).
Przykład
U pracodawcy obowiązuje plan urlopów. Został on podany do wiadomości pracowników poprzez rozesłanie lokalną pocztą, do której dostęp ma cała załoga. Pan Jan Kowalski zgodnie z planem urlopów rozpocznie korzystanie z wypoczynku w dniu 31 lipca. Pracodawca zgodził się, że urlopy będą wykorzystywane zgodnie z planem bez dodatkowej procedury, np. składania wniosków urlopowych przez pracowników. Pracownik Jan Kowalski rozpocznie korzystanie z urlopu w terminie określonym w obowiązującym w zakładzie planie urlopów.
Jednak wewnętrzne przepisy zakładowe (układ zbiorowy pracy, regulamin pracy) mogą przewidywać jeszcze dodatkową procedurę przy udzielaniu urlopów, np. złożenie przez pracownika wniosku urlopowego na 2 tygodnie przed terminem rozpoczęcia wypoczynku. Ten pogląd znajduje potwierdzenie w orzecznictwie. Sąd Najwyższy w wyroku z 5 września 1979 r. orzekł, że „Plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie - najczęściej - wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową.” – sygn. akt I PRN 82/79.
Z tą opinią nie zgadza się jednak część ekspertów prawa pracy. Uważają oni, że ustalenie terminu urlopów w obowiązującym u pracodawcy planie urlopów wystarczy, by pracownik mógł rozpocząć zaplanowany wypoczynek. Plan podany do wiadomości załogi wiąże strony stosunku pracy.
Jednak w praktyce u większości pracodawców, mimo obowiązującego planu urlopowego, nadal stosowany jest tryb wnioskowy.