Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych:

W zakładzie funkcjonuje ZFŚS. W załączniku do regulaminu ZFŚS "Zasady pomocy materialnej, rzeczowej i finansowej" znajduje się zapis: "Przyznanie i ustalenie wysokości bonów towarowych, paczek dla dzieci lub ich równowartość pieniężna z tytułu zwiększonych wydatków osoby uprawnionej dokonuje każdorazowo Komisja Socjalna w uzgodnieniu z dyrektorem zakładu." Dotychczas w okresie świątecznym dla pracowników przyznawane były bony towarowe, w tym roku dyrektor chciałby przyznać pracownikom pieniądze. Równowartość pieniężna bonów uzależniona byłaby po przeanalizowaniu złożonych wniosków przez pracowników w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.
 
Czy w związku z zapisem w regulaminie ZFŚS można przyznać pracownikom zamiast bonów ich równowartość w pieniądzach przelanych na konto pracownika?

Czy od wypłaconych pracownikom pieniędzy należy zapłacić podatek?
 
Odpowiedź: pracodawca określa zasady gospodarowania środkami funduszu w regulaminie ZFŚS. Zobowiązany do wydania regulaminu jest pracodawca, który ma obowiązek tworzenia funduszu oraz pracodawca, który postanowił utworzyć fundusz dobrowolnie na podstawie przepisów art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - dalej u.z.f.ś.s. Regulamin stanowi źródło prawa wewnątrzzakładowego i jego postanowienia wiążą pracodawcę. Dokonywane w trakcie roku zmiany w sposobie wydatkowania środków z funduszu wymagają wprowadzenia zmian w regulaminie.
 
Uzasadnienie: Pracodawca określa zasady gospodarowania środkami funduszu w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zobowiązany do wydania regulaminu jest pracodawca, który ma obowiązek tworzenia funduszu oraz pracodawca, który postanowił utworzyć fundusz dobrowolnie na podstawie przepisów art. 3 ust. 3 u.z.f.ś.s.
Regulamin stanowi źródło prawa wewnątrzzakładowego i jego postanowienia wiążą pracodawcę. Zgodnie bowiem z art. 9 § 1 Kodeksu pracy - dalej k.p., jeżeli w k.p. jest mowa o prawie pracy, to rozumie się przez to przepisy k.p. oraz przepisy innych ustaw i aktów wykonawczych, określające prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, a także postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów i statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Przepis art. 8 ust. 2 u.z.f.ś.s. stwarza podstawę do stanowienia regulaminów jako zakładowego źródła prawa w zakresie zasad przeznaczania środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu.
 

Treść regulaminu podzielić należy na postanowienia obowiązkowe i postanowienia fakultatywne:

Obowiązkową treść regulaminu stanowią postanowienia określające zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu. Należy jednak podkreślić, ze regulamin ma stwarzać pewne ramy, po których może poruszać się administrator funduszu. W trakcie roku w wyniku zaistnienia nieprzewidzianych zdarzeń i sytuacji wysokość środków przeznaczonych na poszczególne cele może ulec zmianie. A zatem możliwe jest wprowadzenie w trakcie roku zmian dotyczących sposobu wydatkowania środków z funduszu.

Zmiany w sposobie wydatkowania środków z funduszu wymagają wprowadzenia zmian w regulaminie. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stworzony przez pracodawcę wchodzi w życie w terminie określonym przez pracodawcę bowiem przepisy ustawy nie zawierają regulacji w tym zakresie. Ustalony przez pracodawcę termin wejścia w życie regulaminu powinien dotyczyć również zmian do tego regulaminu wprowadzanych.

U pracodawców u których funkcjonują związki zawodowe pracodawca uzgadnia i konsultuje zmiany wprowadzone do regulaminu funduszu z zakładową organizacją związkową, co wynika z przepisów art. 27 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych - dalej u.z.z.

Przedstawiciele związków zawodowych w przypadku uznania, ze środki z funduszu zostały wydatkowane niezgodnie z przepisami ustawy mogą wystąpić do Sądu Pracy z roszczeniem o zwrot środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na Fundusz (art. 8 ust. 3 u.z.f.ś.s.). Oznacza to, ze związki zawodowe sprawują kontrolę nad prawidłowością gospodarowania środkami z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz nad prawidłowością i terminowością przekazywania środków na ten fundusz.

W przypadku gdy w zakładzie pracy działa kilka organizacji związkowych to zgodnie ze stanowiskiem przedstawionym w wyroku SN z dnia 11 maja 1999 r., I PKN 664/98, OSNP 2000/14/540 "warunkiem obowiązywania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest jego uzgodnienie ze wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi w zakładzie pracy (art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, jednolity tekst: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm., w brzmieniu obowiązującym w 1996 r.)." Jeśli jednak w sprawie ustalenia regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 24125a k.p. (organizacja, która zrzesza co najmniej 7 lub 10% pracowników zatrudnionych u pracodawcy albo zrzesza największą liczbę pracowników) nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzję podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

Polecamy: Wigilia firmowa - jak ją sfinansować?

Pracodawca, u którego nie działa organizacja związkowa, zobowiązany jest on uzgodnić zmiany w treści regulaminu z przedstawicielem wybranym przez pracowników, którego zadaniem jest reprezentowanie interesów pracowniczych.

Opodatkowanie świadczeń pieniężnych finansowanych z ZFŚS

Na podstawie przepisów art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej u.p.d.o.f., przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie świadczenia jakie uzyskuje pracownik z Funduszu będą opodatkowane w pełnej wysokości. Ustawodawca zwolnił z podatku wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł, z zastrzeżeniem, ze rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usług (art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f.).

Zwolnienie, o którym mowa w przepisach art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f nie może być stosowane do przyznawanych pracownikom bonów towarowych natomiast dotyczy świadczeń pieniężnych wypłacanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Zobacz: Niezawodne sposoby na uszczęśliwienie pracowników w Święta

Na podstawie powołanego przepisu zwolniona od podatku dochodowego jest wartość świadczeń otrzymywanych przez pracownika, jeżeli spełnione zostaną łącznie następujące przesłanki:

a) świadczenia mają związek z finansowaniem działalności socjalnej,
b) świadczenia mają charakter świadczenia rzeczowego bądź pieniężnego,
c) są w całości sfinansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych lub funduszy związków zawodowych.

Zwolnieniu podlega kwota w wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Ustalony przez ustawodawcę limit w kwocie 380 zł dotyczy roku podatkowego i obejmuje wszystkie rzeczowe i pieniężne świadczenia otrzymane przez pracownika w skali całego roku. Wartość świadczeń rzeczowych i świadczeń pieniężnych przyznanych pracownikowi w danym roku podatkowym podlega sumowaniu. W sytuacji, gdy wystąpi nadwyżka powyżej kwoty 380 zł, wówczas różnicę należy zaliczyć do przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu i odprowadzić od niej zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wykazać w informacji PIT-11, jako przychód ze stosunku pracy.

Ustawodawca nie nałożył na podmiot wypłacający świadczenia z funduszy wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 67u.p.d.o.f., spełniające warunki do zastosowania zwolnienia, obowiązku monitorowania czy pracownik uzyskał już w roku podatkowym od innego świadczeniodawcy kwotę świadczenia w wysokości przekraczającej limit 380 zł (interpretacja indywidualna z dnia 30 maja 2014 r. IBPBII/1/415-181/14/BJ, Lex).