Grupa Sanofi wielokrotnie podejmowała się zmian aranżacji przestrzeni biurowej. W drodze realizacji długoterminowej strategii, a jednocześnie biorąc pod uwagę cykl działania organizacji, wyodrębniliśmy kilka dobrych momentów na wprowadzanie zmian w tym zakresie. Mogą one istnieć oddzielnie lub być ze sobą połączone.
Otwartość i przejrzystość
W naszym przypadku kamieniem milowym okazał się (stworzony we współpracy z pracownikami) pomysł wprowadzenia w nowym biurze ścian szklanych zamiast tradycyjnych. Stanowiły one odpowiedź na potrzebę przejrzystości oraz pokazywały otwartość organizacji. Zapewniały komfort cichej pracy, przy jednoczesnej jawności i transparentności, kojarzonej z open space’em. Wraz z wprowadzeniem programu staży „Student On Board” zwiększyła się liczba pracowników z młodego pokolenia. Z tego powodu powoli zmieniał się również charakter biura – z tradycyjnego i konserwatywnego na bardziej dynamiczny. Ma to odzwierciedlenie przede wszystkim w tym, jak wyglądają obecnie kuchnie, strefa relaksu czy – już wkrótce – ogólnodostępny taras.
Zobacz także: 75% pracowników oczekuje lepszej organizacji biur>>
Zaplanowany i zarządzany proces
Zmiany w przestrzeni biurowej bywają niedoceniane, a ich znaczenie bagatelizowane. To błąd, ponieważ za każdym razem należy traktować je jako zarządzanie zmianą – zaplanować, pokazać pracownikom przyczyny ich wprowadzenia, zapytać wszystkich o zdanie, znaleźć właściwy moment i zadbać o odpowiednią komunikację. Wówczas nawet zmiana biura spowodowana oszczędnościami, właściwie przemyślana i zaplanowana, może być odebrana pozytywnie. Sposób pracy w biurze ma bowiem ogromny wpływ na relacje, efektywność firmy i jej kulturę organizacyjną. Wyeksponowane wartości (jedną z wartości Sanofi jest „Pacjent w centrum uwagi”, o czym przypominają pracownikom zdjęcia pacjentów powieszone na ścianach) podkreślają cel działania firmy oraz nadają sens pracy pracowników. Również recepcja, będąca wizytówką organizacji, powinna pokazywać jej priorytety – u nas są to zdjęcia pacjentów, z myślą o których pracujemy, oraz rośliny podkreślające zaangażowanie Sanofi w kwestie środowiskowe, zrównoważonego rozwoju oraz społecznej odpowiedzialności biznesu.
Ważny każdy detal
Metodologia Activity Based Workplace została wdrożona w jednym z biur Sanofi w Paryżu. Obserwowaliśmy naszych francuskich kolegów oraz to, jak przygotowywali organizację i pracowników do tej zmiany – zarówno pod kątem aranżacji biura, jak i kultury organizacyjnej. Jednym z naszych spostrzeżeń był fakt, że radykalne zmiany, takie jak metodologia Activity Based Workplace, powinny być wprowadzane początkowo na małej przestrzeni. W Sanofi w Paryżu zaczęto od najmniejszego i zarazem najbardziej otwartego na zmiany działu (zespół Diabètes). Poszukano także tzw. agentów zmiany. Przestrzeń zaaranżowano następująco: „gorące” biurka, duża przestrzeń do dyskusji, wokół małe pokoiki do cichej pracy oraz sala do pracy kreatywnej. Duży nacisk położono na detale i design. Nie obyło się również bez problemów, widocznych dopiero z perspektywy czasu – mimo przemyślanego zaaranżowania przestrzeni pojawiły się miejsca bardziej i mniej lubiane i odwiedzane przez pracowników.
Zmiana sposobu funkcjonowania
Co ważne i często mylnie interpretowane – przestrzenie zaaranżowane według metodologii Activity Based Workplace nie mają nic wspólnego z typowym open space’em. Ten ma założenia oszczędnościowe, a we wspomnianej metodzie chodzi o zmianę sposobu funkcjonowania. Można to porównać do aranżowania przestrzeni w domu pod kątem funkcjonowania domowników – w biurze jest tak samo. Co równie istotne – metodologia Activity Based Workplace powinna być wdrażana konsekwentnie i całościowo, uwzględniając likwidację prywatnych szafek czy biurek. Zasad Activity Based Workplace’u należy przestrzegać (np. gdy pracownik będzie przebywał poza biurem ponad cztery godziny, to powinien zwolnić swoje biurko). To ma swoje dobre strony, bo buduje u pracowników interdyscyplinarność i elastyczność, ale jednocześnie w sposób drastyczny zmienia styl pracy, o czym zawsze należy pamiętać.
Małgorzata Jastrzębska jest dyrektorem Działu Personalnego i Administracji w Grupie Sanofi.
Maciej Kryda jest menedżerem ds. administracji w Grupie Sanofi.
Artykuł pochodzi z Personelu Plus
