Czy główny księgowy jednostki budżetowej sądu powszechnego wobec, którego pracodawca prowadzi ewidencję czas pracy, w której, nie wpisuje godzin nadliczbowych, ale wpisuje prywatne wyjścia z pracy i zobowiązuje go do odpracowywania tych wyjść nie uwzględniając wcześniej przepracowanych nadgodzin, może domagać się wynagrodzenia za godziny nadliczbowe?
Czy takie postępowanie pracodawcy wobec głównego księgowego jest prawidłowe?
Czy jest możliwość w przypadku głównego księgowego zaliczenia na poczet wyjść prywatnych wcześniej przepracowanych nadgodzin, które sam sobie prywatnie notuje dla własnej wiadomości?
Pracodawca nie powinien zobowiązywać pracowników do odpracowywania prywatnych wyjść w godzinach pracy. Takie polecenie pracodawcy stanowi polecenie pracy w godzinach nadliczbowych bez uzasadnionej przyczyny.
Zgodnie z art. 149 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p., w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Pod pojęciem pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy rozumie się m.in. głównych księgowych.
Nie oznacza to jednak, iż w stosunku do głównych księgowych pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Obowiązek taki istnieje, z tym tylko, że w ewidencji nie odznacza się godzin pracy tego pracownika.
Jednakże zgodnie z § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jedn.: Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym m.in. zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Nakaz prowadzenia imiennej kary ewidencji czasu pracy, w zakresie wskazanym wyżej, obejmuje wszystkich pracowników, w tym głównych księgowych.
A zatem w karcie ewidencji czasu pracy głównego księgowego, nie odznacza się godzin pracy, ale odznacza się zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione nieobecności w pracy, w tym także zwolnienia z części dnia pracy w celu załatwienia spraw prywatnych. Konieczność dokumentowania, w jakim czasie pracownik przebywał na terenie zakładu pracy ma m.in. znaczenie z uwagi na odpowiedzialność pracodawcy z zakresu BHP oraz ewentualnego wypadku pracownika w pracy.
W przypadku zwolnienia głównego księgowego zatrudnionego w podstawowym systemie czasu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy z części dnia pracy, na jego wniosek, pracodawca nie ma prawnej możliwości polecenia pracownikowi odpracowania tego czasu w innym dniu pracy, w ten sposób, że główny księgowy miałby w taki inny dzień czy inne dni świadczyć pracę w wyższym dobowym wymiarze czasu pracy. Takie polecenie stanowiłoby polecenie pracy w godzinach nadliczbowych bez uzasadnionej przyczyny. Za pracę w godzinach nadliczbowych powstałych z tego tytułu główny księgowy mógłby ubiegać się o wypłatę dodatkowego wynagrodzenia. Praca taka może być uznana za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywanych na wyraźne polecenie przełożonego (a nie za pracę poza normalnymi godzinami pracy, którą główny księgowy, w razie konieczności, wykonuje bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych (art. 1514 § 1 k.p.). Przepisy prawa pracy wprowadzają rozróżnienie na pracę poza normalnymi godzinami pracy, o wykonywaniu której decyduje samodzielnie główny księgowy, oraz pracę w godzinach nadliczbowych, którą poleca przełożony.
A zatem "odrobienie" przez głównego księgowego zwolnienia z części dnia pracy jest możliwe tylko pod warunkiem, iż nie narusza dobowej oraz średniotygodniowej normy czasu pracy oraz zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Możliwe jest również jedynie w ramach tego samego okresu rozliczeniowego. Oznacza to zatem, iż w przypadku głównego księgowego zatrudnionego w podstawowym systemie czasu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy, polecenie "odpracowania" zwolnienia z części dnia pracy, tak aby nie powodowało pracy w godzinach nadliczbowych, możliwe jest tylko w dniu wolnym od pracy, pod warunkiem, iż polecenie takie nie naruszy zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
W razie nieodpracowania udzielonego czasu wolnego pracodawca może taką nieobecność w pracy uznać jako usprawiedliwioną, ale niepłatną. W takiej sytuacji pracownik otrzyma wynagrodzenie za pracę obniżone o liczbę godzin nieobecności w pracy.
Ponadto wobec faktu nieewidencjonowania godzin pracy głównego księgowego wydaje się, iż w praktyce może budzić wątpliwości możliwość zaliczania przez tego pracownika pracy poza normalnymi godzinami pracy, o wykonywaniu której decyduje samodzielnie pracownik, na poczet przyszłych prywatnych wyjść w godzinach pracy. Możliwość taka istnieje tylko w przypadku pracy w godzinach nadliczbowych, wykonywanych przez głównego księgowego na wyraźne polecenie pracodawcy. W takim jednak przypadku udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych następuje na pisemny wniosek pracownika zatwierdzony następnie przez pracodawcę. Pracodawca może się do takiego wniosku przychylić się lub nie.