Obowiązek sporządzenia oceny stanu bhp wynika z § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 109, poz. 704 z późn. zm.). Analiza powinna być sporządzana nie rzadziej niż raz w roku – nie ma żadnych dodatkowych wymagań, by w zależności od zagrożeń była ona sporządzana częściej. Niemniej w przypadku wykonywania przez pracowników prac szczególnie niebezpiecznych zalecane jest, by analizę taką wykonywać z większą częstotliwością.
Istotne jest, by ocena stanu bhp została sporządzona w formie pisemnej i przekazana do zatwierdzenia pracodawcy. Przepisy nie precyzują, co taka ocena powinna zawierać.
Przykładowy konspekt analizy stanu BHP przedstawiono poniżej:
- Informacje ogólne (dane zakładu pracy, liczba pracowników)
- Informacje o wykonaniu zaleceń z oceny stanu bhp za lata ubiegłe
- Odniesienie się do ewentualnych zaleceń kontroli zewnętrznych
- Szkolenie pracowników z zakresu bhp
- Badania profilaktyczne pracowników
- Badania środowiska pracy
- Wypadki przy pracy
- Choroby zawodowe
- Analiza oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych stanowisk
- Pomieszczenia, maszyny i urządzenie technologiczne
- Stosowanie odzieży, obuwia, środków ochrony osobistej, napojów i posiłków profilaktycznych
- Zalecenia/uwagi wynikające z przeprowadzonej analizy stanu bhp
- Podsumowanie.