Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Spółka świadczy usługi w branży budowlanej. Pracownicy niejednokrotnie pracują w wysokich temperaturach oraz w warunkach uciążliwych (na placu budowy).
Czy muszą być wewnętrzne regulacje w spółce, na podstawie których przyznawane są posiłki regeneracyjne?
Czy takie wydatki na zakup posiłków mogą być kwestionowane i uznane za NKUP?
Pracownicy często przynoszą faktury dokumentujące takie zakupy, na jednych jest napisane w opisie posiłek regeneracyjny, na innych usługa gastronomiczna, bądź tez wymienione są produkty zakupowane przez pracownika. Czasami pracownicy kupują produkty i sami przygotowują sobie posiłek.
Czy każdy zakup pożywienia mam prawo traktować jako posiłek regeneracyjny?
Odpowiedź: obowiązek zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych jest uzależniony nie tyle od rodzaju pracy, co od wydatku energetycznego związanego z jej wykonywaniem (wyjątek stanowią prace prowadzone pod ziemią, a także związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych, przy których, niezależnie od wielkości tego wydatku, pracodawca ma obowiązek zapewniać takie posiłki). Stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy są uprawnieni do otrzymania posiłków profilaktycznych, zasady ich wydawania, a także warunki uzasadniające zapewnienie posiłków, pracodawca powinien określić w regulaminie pracy lub innym wewnętrznym dokumencie (zarządzeniu, decyzji pracodawcy itp.). Dokument ten będzie stanowił podstawę zwolnienia z obowiązku opodatkowania i oskładkowania wartości przyznanych świadczeń.
Uzasadnienie: stosownie do postanowień art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.), pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.
Szczegółowe zasady wydawania posiłków i napojów oraz wymagania, jakie powinny spełniać, a także przypadki i warunki ich wydawania, określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. Nr 60, poz. 279) – dalej r.p.p.n.
W myśl §3 r.p.p.n., pracodawca jest obowiązany zapewnić posiłki pracownikom wykonującym prace:
związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10oC lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25oC,
związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,
pod ziemią,
związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.
Zgodnie z przepisami § 2 r.p.p.n., powyższe posiłki powinny być w formie jednego dania gorącego i zawierać około 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów, 15% białek oraz posiadać wartość kaloryczną około 1000 kcal.
Czytaj: Pracownik biurowy nie ma prawa do posiłku regeneracyjnego
Jak wynika z powyższego, obowiązek zapewnienia posiłków profilaktycznych jest uzależniony nie tyle od stanowiska pracy, co od wydatku energetycznego. W celu ustalenia zasadności spełnienia omawianego obowiązku względem pracowników, należy przede wszystkim oszacować wydatek energetyczny na konkretnych stanowiskach pracy i od tego uzależnić przydział posiłków.
Warto również przypomnieć, że zgodnie z § 5 r.p.p.n. stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje, oraz szczegółowe zasady ich wydawania, zawsze ustala pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników. Powinny być one spisane w regulaminie pracy lub innym wewnętrznym dokumencie (zarządzeniu, decyzji pracodawcy itp.). Dokument ten będzie stanowił podstawę zwolnienia z obowiązku opodatkowania, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) i oskładkowania, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 z późn. zm.), wartości przyznanych świadczeń. W przypadku, gdyby pracodawca nie spełnił powyższych wymogów, to zwolnione z oskładkowania byłyby tylko te posiłki, których łączna miesięczna wartość nie przekroczyłaby 190 zł (§ 2 ust. 1 pkt 11 powyższego rozporządzenia).
Mając na uwadze powyższe nie każdy zakup pożywienia można traktować jako posiłek profilaktyczny w rozumieniu przywołanych powyżej przepisów. Do takich posiłków zaliczyć można jedynie takie posiłki, które są przeznaczone dla pracowników zatrudnionych na określonych stanowiskach.
Warto również przypomnieć, że zgodnie z § 8 r.p.p.n., pracownikom nie przysługuje ekwiwalent pieniężny za posiłki profilaktyczne.
