Od 29 listopada 2022 r. nastąpiły zmiany w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167, dalej: rozporządzenie delegacyjne) w zakresie diet i limitów noclegowych w podróżach służbowych poza obszarem kraju. Od 1 stycznia 2023 r. wzrośnie natomiast dieta za czas podróży służbowych krajowych (z obecnych 38 zł do 45 zł).
Odnośnie wyjazdów zagranicznych zmiany objęły:
- wzrost diet przypisanych do 31 państw oraz limitów na nocleg do 42 państw,
- wprowadzenie do rozporządzenia kwoty diety i limitu na nocleg dla Watykanu,
- przypisanie dla niektórych państw wprost diety i limitu noclegowego bez odwoływania się do stawek obowiązujących dla innych krajów (m. in. dla Andory, Luksemburga, Monako).
Zmieniło się również używane w załączniku do rozporządzeniu nazewnictwo niektórych państw, zgodnie z „Urzędowym wykazem nazw państw i terytoriów niesamodzielnych” (np. wcześniej używaną nazwę Niderlandy zastąpiono Holandią). Więcej piszemy o tym w Legal Alert.
Czytaj również: Rośnie dieta delegacyjna, ale pracodawca musi zmienić regulamin wynagradzania>>
Sprawdź w LEX: Rozliczanie podróży służbowych - inne wydatki - PROCEDURA krok po kroku >>>
Zakres obowiązywania rozporządzenia
Przepisy rozporządzenia delegacyjnego wprost obowiązują pracodawcę z państwowej lub samorządowej sfery budżetowej. Zmiana stawek od razu zaczęła (lub zacznie - w przypadku diety krajowej i ryczałtów liczonych od diety, jak też limitu noclegowego) obwiązywać u tych pracodawców, niezależnie od treści ewentualnych zapisów w prawie wewnętrznym.
Znacząco inna jest sytuacja pracodawców spoza sfery budżetowej. Ta grupa pracodawców reguluje kwestie świadczeń związanych w podróżach służbowych w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy, lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania to w indywidualnych umowach o pracę. Są związani wprost jedynie jedną zasadą – dieta za czas podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Nie ma zaś żadnych ograniczeń bezpośrednich w kształtowaniu pozostałych świadczeń.
Czytaj w LEX: Podróż służbowa w kosztach podatkowych pracodawcy >>>
Czytaj w LEX: Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych na przykładach >>>
Ważne! Takie ograniczania można wysnuć z ogólnej zasady, zgodnie z którą pracownik powinien otrzymać zwrot poniesionych w związku z podróżą wydatków. Nie można np. ustalić, że pracownik, któremu pracodawca zlecił wyjazd służbowy otrzyma jedynie 50 proc. zwrotów wydatków na noclegi czy przejazdy. Możliwe jest jednak ustalenie np. ryczałtów noclegowych na niższym poziomie niż wskazany w rozporządzeniu.
Pewnym pośrednim ograniczeniem są także przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe, zgodnie z którymi wolne od odpowiednio podatku lub składek są świadczenia naliczone według rozporządzenia i do wysokości z niego wynikającej. Nie oznacza to, że pracodawca pozabudżetowy nie może np. przyjąć 100 zł diety za podróże krajowe. Będzie to jedynie skutkowało tym, że różnica pomiędzy dietą z rozporządzenia, a tą kwotą będzie opodatkowana i oskładkowana.
Kalkulator podróży służbowej krajowej i zagranicznej w LEX >
Brak przepisów wewnętrznych
Dopiero wówczas, gdy pracodawca spoza sfery budżetowej nie ma wewnętrznych regulacji dotyczących świadczeń z tytułu podróży służbowych stosuje zasady wynikające z rozporządzenia. Sprawa jest wówczas jasna – od 29 listopada stosowane są nowe stawki w podróżach zagranicznych, od 1 stycznia 2023 r. w podróżach krajowych. Zmiana rozporządzenia w pełni od razu obejmie tych pracodawców.
Niekiedy pojawiają się postanowienia szczątkowe (obejmujące np. tylko diety i limity noclegowe w wyjazdach zagranicznych) i wówczas w pozostałym zakresie obowiązują zasady i stawki wynikające z rozporządzenia. Rzadziej wprowadzane są całościowe uregulowania wewnętrzne – niejako stworzone „własne rozporządzenie”.
Przykład: W regulaminie wynagradzania zapisano, iż dieta za czas podróży zagranicznej wynosi 25 EUR za dobę podróży niezależnie od państwa docelowego. Zapis taki jest dopuszczalny (w delegacji zagranicznej dieta nie może być ustalona na poziomie niższym niż krajowa ale jak najbardziej może być obniżona w stosunku do tego, co wynika z rozporządzenia).
Przy braku jakichkolwiek dalszych odniesień w całym pozostałym zakresie stosowane jest rozporządzenie (zakres świadczeń, sposób naliczania świadczeń, wysokości wszystkich świadczeń innych niż dieta w podróży zagranicznej).
Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Pracownicze plany kapitałowe. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, zwią >>
Konieczna zmiana przepisów wewnętrznych
Konieczność dokonania zmian dotyczyć będzie tych przypadków, w których np. regulamin wynagradzania wskazuje kwotowo dietę za podróż krajową i kwota ta równa jest obecnej stawce diety z rozporządzenia. Pracodawca powinien przygotować zmianę treści regulaminu, uzgodnić ją z organizacjami związkowymi (jeżeli takie działają), podać do wiadomości pracowników. Zmiana wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania do wiadomości pracowników, można również wskazać, że będzie obowiązywała od późniejszej daty (1 stycznia 2023 r.). Warto przy okazji zastanowić się, czy zmieniając regulamin nie usunąć zapisów dotyczących diety za czas podróży krajowej lub nie zawrzeć odesłania w tym zakresie do rozporządzenia – i tak kwota nie może być niższa, a jakakolwiek ewentualna przyszła zmiana stawki przez prawodawcę nie będzie wymuszała zmiany regulaminu.
Ważne! Jeżeli nie zostałaby zmieniona stawka diety i 1 stycznia 2023 r. regulamin nadal wskazywałby na 38 zł to w miejsce tej stawki stosowane byłaby kwota 45 zł. Postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą być dla pracowników mniej korzystne niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych (art. 9 par. 3 k.p.).
Wymagać to może również zmian treści umów o pracę, jeżeli w nich wskazano stawkę diety za podróże krajową kwotowo opierając się na dotychczasowej jej wysokości. Odbywać się ona będzie w drodze wypowiedzenia bądź porozumienia zmieniającego. Jeżeli zmiana nie zostałaby dokonana przed 1 stycznia 2023 r., to w oparciu o art. 18 k.p., obowiązywać będzie od tego dnia i tak zmieniona dieta - postanowienia umów o pracę mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy są nieważne; zamiast nich stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy.
Czytaj również: Nocleg w podróży służbowej można rozliczyć rachunkiem lub ryczałtem>>
Czytaj w LEX: Podróż służbowa zleceniobiorcy - komentarz praktyczny >>>
Zmiany niekonieczne
W prawie wewnętrznym mogą być odniesienia do stawek innych świadczeń niż dieta krajowa, co zresztą ma miejsce najczęściej. Ich dolna granica nie jest wyznaczona przepisami art. 77(5) k.p. (poza wskazanym wyżej ograniczeniem dotyczącym diety za czas podroży zagranicznej). Wracając do wcześniejszego przykładu z dietą zagraniczną w wysokości 25 EUR – regulacja ta nadal obowiązuje. Zmiana stawek diety w rozporządzenie nie wpłynie w żaden sposób na ważność tego zapisu.
Przykład: W regulaminie wynagradzania wskazano kwotowo wysokość ryczałtu za nocleg w trakcie podróży na terenie kraju (57 zł). Zmiana wysokości diety (na 45 zł) nie wpłynie na podwyższenie tego ryczałtu – jest wyrażony kwotowo, zaś ograniczenie stosowania niższych świadczeń niż w rozporządzeniu dotyczy tylko diety za czas delegacji krajowej. Inne ryczałty za delegacje krajową mogą być ukształtowane na poziomie niższym. To, że w oparciu o przepisy rozporządzenia od 1 stycznia 2023 r. obowiązywać będzie wyższy ryczałt noclegowy (150 proc. diety), nie oznacza, że pracodawca będzie musiał go stosować. Związany będzie dotychczasowym zapisem regulaminu, który może dowolnie (nie obowiązkowo) zmienić.
Podstawa prawna:
rozporządzenie MRiPS z 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowe (Dz. U. z 2022 r., poz. 2302),
rozporządzenie MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
