Niełatwym, lecz koniecznym, bowiem uzyskanie rzetelnych i pełnych informacji o zaistniałych wypadkach przy pracy jest ważne nie tylko w celu podejmowania bardziej skutecznych działań prewencyjnych, lecz także do przeprowadzania ocen ryzyka zawodowego, a w efekcie do poprawy stanu bezpieczeństwa pracy w firmie. Rzetelne przeprowadzenie dochodzenia powypadkowego i sporządzenie prawidłowej dokumentacji powypadkowej daje podstawę do właściwego wypełnienia statystycznej karty wypadku.
Kartę statystyczną sporządza się na podstawie zatwierdzonego protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy albo na podstawie karty wypadku, w których stwierdzono, że wypadek jest wypadkiem przy pracy lub wypadkiem traktowanym na równi z wypadkiem przy pracy. Do niedawna obowiązywał wzór karty wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 8 grudnia 2004 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (Dz. U. Nr 269, poz. 2672). Zmiany wprowadzone przed czterema laty uzasadniano koniecznością ujednolicenia zasad rejestracji i analizy danych o wypadkach przy pracy w ramach Unii Europejskiej. Okazało się jednak, że obowiązujący system nie jest w pełni spójny z systemem obowiązującym w UE. W związku z tym Minister Pracy i Polityki Społecznej wydał nowe rozporządzenie z dnia 7 stycznia 2009 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (Dz. U. Nr 14, poz. 80) – dalej r.s.k.w., po raz kolejny zmieniające zasady wypełniania i przesyłania karty statystycznej wypadków. Nowe rozporządzenie określa wzór statystycznej karty wypadku przy pracy, sposób i terminy jej sporządzania oraz przekazywania do właściwego urzędu statystycznego. Kartę sporządza się według obszernych objaśnień, klasyfikacji i oznaczeń kodowych do wypełnienia tej karty, które są określone w załączniku nr 2 do r.s.k.w.
Statystyczną kartę, z wyjątkiem jej części II, uzupełniającej, pracodawca ma obowiązek przekazać w terminie do 15. dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, w którym został zatwierdzony protokół powypadkowy, lub w którym sporządzono kartę wypadku. Natomiast drugą część karty, uzupełniającą, sporządza się w terminie umożliwiającym zachowanie terminu jej przekazania. Zgodnie bowiem z r.s.k.w. pracodawca ma obowiązek przekazać wypełniona kartę nie później niż z upływem 6 miesięcy od dnia zatwierdzenia protokołu powypadkowego lub od dnia sporządzenia karty wypadku.
Przepisy r.s.k.w. wprowadziły, jako obowiązujące, przekazywanie karty w formie elektronicznej na portal sprawozdawczy GUS. W portalu GUS są udostępnione aplikacje umożliwiające wypełnienie formularza on-line. Zalogowanie się w portalu sprawozdawczym GUS jest możliwe poprzez aktywowane wcześniej konto. Dla wybranych sprawozdań pod adresem http://form.stat.gov.pl/formularze/2009/index.htm są również udostępnione aplikacje off-line, które dają możliwość wypełniania sprawozdań na komputerze sprawozdawcy, bez konieczności bezpośredniego połączenia z Internetem, a następnie wysłania ich drogą elektroniczną do statystyki publicznej. Główny Urząd Statystyczny już ostrzega, że najwięcej sprawozdawców wchodzi na Portal Sprawozdawczy GUS w godzinach 10-14 oraz w terminach końcowych wyznaczonych na składanie sprawozdań i zachęca, by w celu uniknięcia „korków:, nie czekać na ostatnią chwilę oraz wysyłać karty statystyczne przed godziną 10 rano i po godz. 14. Jeżeli jednak ktoś nie ma dostępu do Internetu lub woli sporządzać i wysyłać kartę w formie papierowej, oryginał sporządzony w formie pisemnej powinien wysyłać do Urzędu Statystycznego w Bydgoszczy (Urząd Statystyczny, ul. Konarskiego 1-3, 85-066 Bydgoszcz).
Kopię statystycznej karty wypadku przy pracy pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 10 lat w dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 lipca 1998 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposobu ich dokumentowania, a także zakresu informacji zamieszczanych w rejestrze wypadków przy pracy (Dz. U. Nr 115, poz. 744 z późn. zm.).
Przypomnijmy, że za wypadek przy pracy uważa się również nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w okresie ubezpieczenia wypadkowego z danego tytułu podczas:
a) uprawiania sportu w trakcie zawodów i treningów przez osobę pobierającą stypendium sportowe;
b) wykonywania odpłatnie pracy na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania,
c) pełnienia mandatu posła lub senatora, pobierającego uposażenie, w tym sprawowania mandatu posła do Parlamentu Europejskiego;
d) odbywania szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy przez osobę pobierającą stypendium w okresie odbywania tego szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy na podstawie skierowania wydanego przez powiatowy urząd pracy lub przez inny podmiot kierujący;
e) wykonywania przez członka rolniczej spółdzielni produkcyjnej, spółdzielni kółek rolniczych oraz przez inną osobę traktowaną na równi z członkiem spółdzielni w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, pracy na rzecz tych spółdzielni;
f) wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług, a także współpracy przy wykonywaniu pracy na podstawie tych umów;
g) wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowa taka została zawarta z pracodawcą, z którym osoba pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje ona pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy,
h) wykonywania zwykłych czynności związanych z prowadzeniem działalności pozarolniczej lub wykonywania tych czynności w ramach współpracy w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych;
i) przy prowadzeniu działalności pozarolniczej w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych;
j) wykonywania przez osobę duchowną czynności religijnych lub czynności związanych z powierzonymi funkcjami duszpasterskimi lub zakonnymi;
k) odbywania służby zastępczej;
l) nauki w Krajowej Szkole Administracji Publicznej przez słuchaczy pobierających stypendium;
m) pełnienia przez funkcjonariusza celnego obowiązków służbowych.
Kartę statystyczną sporządza się na podstawie zatwierdzonego protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy albo na podstawie karty wypadku, w których stwierdzono, że wypadek jest wypadkiem przy pracy lub wypadkiem traktowanym na równi z wypadkiem przy pracy. Do niedawna obowiązywał wzór karty wprowadzonej rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 8 grudnia 2004 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (Dz. U. Nr 269, poz. 2672). Zmiany wprowadzone przed czterema laty uzasadniano koniecznością ujednolicenia zasad rejestracji i analizy danych o wypadkach przy pracy w ramach Unii Europejskiej. Okazało się jednak, że obowiązujący system nie jest w pełni spójny z systemem obowiązującym w UE. W związku z tym Minister Pracy i Polityki Społecznej wydał nowe rozporządzenie z dnia 7 stycznia 2009 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (Dz. U. Nr 14, poz. 80) – dalej r.s.k.w., po raz kolejny zmieniające zasady wypełniania i przesyłania karty statystycznej wypadków. Nowe rozporządzenie określa wzór statystycznej karty wypadku przy pracy, sposób i terminy jej sporządzania oraz przekazywania do właściwego urzędu statystycznego. Kartę sporządza się według obszernych objaśnień, klasyfikacji i oznaczeń kodowych do wypełnienia tej karty, które są określone w załączniku nr 2 do r.s.k.w.
Statystyczną kartę, z wyjątkiem jej części II, uzupełniającej, pracodawca ma obowiązek przekazać w terminie do 15. dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, w którym został zatwierdzony protokół powypadkowy, lub w którym sporządzono kartę wypadku. Natomiast drugą część karty, uzupełniającą, sporządza się w terminie umożliwiającym zachowanie terminu jej przekazania. Zgodnie bowiem z r.s.k.w. pracodawca ma obowiązek przekazać wypełniona kartę nie później niż z upływem 6 miesięcy od dnia zatwierdzenia protokołu powypadkowego lub od dnia sporządzenia karty wypadku.
Przepisy r.s.k.w. wprowadziły, jako obowiązujące, przekazywanie karty w formie elektronicznej na portal sprawozdawczy GUS. W portalu GUS są udostępnione aplikacje umożliwiające wypełnienie formularza on-line. Zalogowanie się w portalu sprawozdawczym GUS jest możliwe poprzez aktywowane wcześniej konto. Dla wybranych sprawozdań pod adresem http://form.stat.gov.pl/formularze/2009/index.htm są również udostępnione aplikacje off-line, które dają możliwość wypełniania sprawozdań na komputerze sprawozdawcy, bez konieczności bezpośredniego połączenia z Internetem, a następnie wysłania ich drogą elektroniczną do statystyki publicznej. Główny Urząd Statystyczny już ostrzega, że najwięcej sprawozdawców wchodzi na Portal Sprawozdawczy GUS w godzinach 10-14 oraz w terminach końcowych wyznaczonych na składanie sprawozdań i zachęca, by w celu uniknięcia „korków:, nie czekać na ostatnią chwilę oraz wysyłać karty statystyczne przed godziną 10 rano i po godz. 14. Jeżeli jednak ktoś nie ma dostępu do Internetu lub woli sporządzać i wysyłać kartę w formie papierowej, oryginał sporządzony w formie pisemnej powinien wysyłać do Urzędu Statystycznego w Bydgoszczy (Urząd Statystyczny, ul. Konarskiego 1-3, 85-066 Bydgoszcz).
Kopię statystycznej karty wypadku przy pracy pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 10 lat w dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 lipca 1998 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz sposobu ich dokumentowania, a także zakresu informacji zamieszczanych w rejestrze wypadków przy pracy (Dz. U. Nr 115, poz. 744 z późn. zm.).
Przypomnijmy, że za wypadek przy pracy uważa się również nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w okresie ubezpieczenia wypadkowego z danego tytułu podczas:
a) uprawiania sportu w trakcie zawodów i treningów przez osobę pobierającą stypendium sportowe;
b) wykonywania odpłatnie pracy na podstawie skierowania do pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania,
c) pełnienia mandatu posła lub senatora, pobierającego uposażenie, w tym sprawowania mandatu posła do Parlamentu Europejskiego;
d) odbywania szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy przez osobę pobierającą stypendium w okresie odbywania tego szkolenia, stażu lub przygotowania zawodowego w miejscu pracy na podstawie skierowania wydanego przez powiatowy urząd pracy lub przez inny podmiot kierujący;
e) wykonywania przez członka rolniczej spółdzielni produkcyjnej, spółdzielni kółek rolniczych oraz przez inną osobę traktowaną na równi z członkiem spółdzielni w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, pracy na rzecz tych spółdzielni;
f) wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług, a także współpracy przy wykonywaniu pracy na podstawie tych umów;
g) wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowa taka została zawarta z pracodawcą, z którym osoba pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje ona pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy,
h) wykonywania zwykłych czynności związanych z prowadzeniem działalności pozarolniczej lub wykonywania tych czynności w ramach współpracy w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych;
i) przy prowadzeniu działalności pozarolniczej w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych;
j) wykonywania przez osobę duchowną czynności religijnych lub czynności związanych z powierzonymi funkcjami duszpasterskimi lub zakonnymi;
k) odbywania służby zastępczej;
l) nauki w Krajowej Szkole Administracji Publicznej przez słuchaczy pobierających stypendium;
m) pełnienia przez funkcjonariusza celnego obowiązków służbowych.