Nieelastyczny czas pracy - relacja z debaty Personelu Plus

Klient na wagę złota chyba jeszcze nigdy to stwierdzenie nie było tak aktualne jak teraz. Rynek dopasowuje się do tej sytuacji, a firmy walcząc o klientów starają się tworzyć ofertę współpracy szytą na miarę. To z kolei wymaga nie tylko kompetentnego, ale też elastycznego i dyspozycyjnego zespołu. Jednocześnie wbrew rynkowi prawodawstwo w zakresie czasu pracy pracowników nie podąża za tymi potrzebami, a nawet coraz bardziej się usztywnia.

O tym, co uniemożliwia zespołowi HR uelastycznienie czasu pracy w firmie oraz jak wspierać menedżerów w godzeniu potrzeb biznesu z wymaganiami prawa, dyskutowali podczas spotkania w Lublinie przedstawiciele działów HR. Celem cyklu regionalnych debat „Personelu Plus” jest wymiana doświadczeń w grupie praktyków HR, którzy funkcjonują w tym samym otoczeniu biznesowym. Lubelska debata była pierwszą z cyklu regionalnych debat realizowanych przez „Personel Plus”. Dyskusja toczyła się wokół największych utrudnień w stosowaniu zapisów o czasie pracy oraz najczęstszych błędów popełnianych przez pracodawców w zakresie jego przestrzegania. Druga część spotkania została poświęcona dyskusji o wartości, jaką HR może wnieść do współpracy z menedżerami liniowymi. Tematy poruszane podczas lubelskiej debaty miały więc akcent lokalny, związany z funkcjonowaniem przedstawicieli HR w podobnej rzeczywistości bizneso-wej, ale też uniwersalny, bliski wszystkim HR-owcom bez względu na miejsce ich pracy. Warsztat wprowadzający do dyskusji poprowadzi-ła Irmina Gocan. Zestawione wyniki kontroli dokonanych przez Państwową Inspekcję Pracy w 2011 r. stały się naturalnym wstępem do dyskusji.

Niejednoznaczność zapisów

Lubelscy przedstawiciele działów HR jednym głosem mówili o zapisach, które są na tyle niejednoznaczne, że stwarzają możliwość rozbieżnej interpretacji. Dobrze potrzebę zmian i uproszczeń w tym obszarze pokazują informacje zamieszczone w „Sprawozdaniu Głównego Inspekto-ra Pracy z działalności Państwowej Inspekcji Pracy w 2011 roku”, w którym wskazał, że nieprawidłowości w zakresie przestrzegania przepi-sów o czasie pracy miały miejsce w 87 proc. skontrolowanych zakładów pracy. W 52 proc. przypadków naruszenia były związane z określeniem systemów czasu pracy, rozkładów czasu pracy i okresów rozliczeniowych, a w prawie połowie skontrolowanych firm zostały naruszone przepisy prowadzenia ewidencji czasu pracy¹. Warto więc zastanowić się, czy istnienie tak dużej liczby przypadków naruszeń nie wiąże się właśnie z nieprawidłową interpretacją zbyt skomplikowanych przepisów, a nie – jak zakładają inspektorzy pracy – ze złą wolą samych pracodawców. Wątek skomplikowania zapisów, w sposób pośredni, podnoszony był zresztą przez samych inspektorów pracy. W ich ocenie ujawnione naruszenia przepisów wynikały, co prawda, na ogół ze świadomego działania pracodawców, podejmowanego najczęściej w celu ograniczenia kosztów prowadzenia działalności, ale też z niedostatecznej znajomości uregulowań dotyczących czasu pracy bądź ich nieprawidłowej interpretacji.

Mniejsi mają trudniej

Brak jasnych przepisów bije przede wszystkim w firmy małe i średnie. O ile duży pracodawca posiadający dział HR, dział prawny lub korzy-stający z pomocy kancelarii prawnej może poradzić sobie ze stosowaniem przepisów dotyczących czasu pracy zawartych w kodeksie pracy oraz analizą wyroków Sądu Najwyższego, o tyle mały przedsiębiorca jest już w znacznie gorszej sytuacji. Na ten fakt, który sprawia często, że firmy mniejsze są na przegranej pozycji, zwróciła uwagę Jolanta Grygiel – Dyrektor ds. Personalnych i Administracyjnych w Lubelli. Każdy pracodawca, chcąc zoptymalizować koszty działalności, musi dokonać analizy systemów czasu pracy i odpowiedzieć sobie na pytanie, czy wybrać podstawowy system czasu pracy, czy równoważny czas pracy? A może jednak przerywany czas pracy? A czy przypadkiem zadaniowy czas pracy nie będzie lepszy niż te poprzednie? A co z system skróconego tygodnia pracy lub pracą weekendową? Kiedy zdecydujemy się na któryś z systemów bądź na wprowadzenie kilku, nie możemy tak po prostu zaprzestać analizy. Ciągle jeszcze musimy dopasować okres rozliczeniowy, harmonogramy i dokładnie znać regułę, czym jest doba pracownicza, jak się ją liczy oraz jak rozumieć tydzień – podkreśliła w swojej wypowiedzi. Warto więc, myśląc o odpowiedzi na zadane pytania, postawić się w sytuacji przedstawiciela firmy małej lub średniej i zastanowić się, jakie zasoby powinien posiadać, aby dokonać wyboru najbardziej optymalnego rozwiązania dotyczącego systemu czasu pracy, a potem przestrzegać go zgodnie z literą prawa.

Zapisy, które utrudniają pracę

Magda Jankowska, doradca personalny, trener biznesu i coach, zapytana o zapisy i działania PIP dotyczące czasu pracy, które jej zdaniem najbardziej utrudniają pracę działu HR, wskazała na brak regulacji w zakresie obowiązku tworzenia harmonogramów czasu pracy na poszczególne okresy rozliczeniowe. Zagadnienie to jest szczególnie trudne w obszarze produkcji, gdzie pracownicy pracują w wydłużonych okresach rozliczeniowych, w różnych systemach czasu pracy. Żaden przepis nie mówi o obowiązku sporządzania harmonogramów, natomiast przedstawiciele PIP wymagają podczas kontroli okazania takich harmonogramów tworzonych jeszcze przed rozpoczęciem poszczególnych okresów rozliczeniowych. Skutkiem jest prowadzenie od lat dyskusji na temat tego, która ze stron ma rację – dodała. Jej zdaniem wprowadzenie uregulowań dotyczących obowiązku tworzenia harmonogramów na poszczególne okresy rozliczeniowe ułatwiłoby życie nie tylko działom HR, ale stanowiłoby istotną korzyść dla pracowników i tym samym rozwiązywałoby spór.
Rozmowa dotyczyła też rekomendacji rozwiązań, które warto wprowadzić. Wśród dyskutowanych propozycji pojawiło się rozwiązanie w postaci wprowadzenia tzw. banków czasu pracy. Temat ten powraca co najmniej od 2009 r., a wiąże się ze zmianą przepisów określających sposób liczenia norm czasu pracy oraz długością okresów rozliczeniowych. Wprowadzenie ,,banku czasu pracy” jest wprost zbawien-nym rozwiązaniem dla niektórych branż działających w oparciu o sezonowość usług lub uzależnionych od warunków atmosferycznych – pokreśliła Anna Wolińska. Drugim rozwiązaniem, zaproponowanym przez Agnieszkę Jakubczyk-Latała, kierownika ds. zasobów ludzkich z firmy Pol-Inowex S.A., była zmiana uregulowań prawnych, która pozwoliłaby na wypłatę dodatków za pracę w godzinach nadliczbowych w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy zamiast obowiązku oddawania pracownikowi dnia wolnego. Takie rozwiązanie mogłoby być stosowane na życzenie pracownika. Byłoby to bardziej motywujące dla pracowników, którzy wykonują pracę w godzinach nadliczbowych w dni wolne od pracy – dodała.

Lubelska debata odbyła się 27 września 2012 roku i była pierwszą z cyklu Debat Personelu Plus. Spotkanie pokazało, jak wiele zapisów związanych ze stosowaniem czasu pracy wymaga ponownego przeanalizowania. Debata dała też obraz tego, jak ważną rolę może spełniać spotkanie, które nie tylko dostarcza nowej wiedzy, ale przede wszystkim umożliwia wymianę doświadczeń i dyskusję nad problemami, które dotyczą większości przedstawicieli działów HR.

^{Relacja ukazała się w Personelu Plus}

¹http://www.pip.gov.pl/html/pl/sprawozd/11/sprawozdanie_2011.pdf, dostęp: 12 października 2012 r.