Każdy zakład pracy funkcjonuje na podstawie swoich wewnętrznych norm, które zazwyczaj są zebrane i publikowane w postaci oficjalnych dokumentów. Dotyczy to w pierwszym rzędzie regulaminów – rozumianych jako system podstawowych regulacji wewnętrznych. Najczęściej dokumenty te powstają z chwilą rozpoczęcia prowadzenia działalności. Nie ulega wątpliwości, że stworzenie takich regulacji usprawnia działanie firmy oraz pełni funkcję ochronną dla stron stosunku pracy. Ważne jest, aby wszystkie zapisy były jasne, czytelne i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. W sytuacji, gdy ustawodawca pozostawia swobodę w doprecyzowaniu pewnych kwestii, pracodawca musi pamiętać, że wszystkie regulacje powinny być zgodne z zasadami współżycia społecznego.

Jak zauważa Jarosław Marciniak nie tylko na starcie należy dbać o stworzenie regulaminów.

"(...) Dalszy rozwój organizacji i jej przemiany wiążą się również z wprowadzaniem i stosowaniem rozbudowanych regulacji odnoszących się do procesu pracy, a także różnorodnych szczegółowych i często rozbudowanych procedur – np. rekrutacji, zatrudniania, szkoleń i ocen"- tłumaczy autor publikacji "Regulaminy i procedury w firmie".

W każdej firmie niezwykle istotne są formalne regulacje wewnętrzne, które odnoszą się do kluczowych aspektów związanych z pracą. Obszarem swoistej dominacji regulacyjnej są przepisy prawa pracy, które w dalszym ciągu stanowią dla firm duże wątpliwości. Wobec powyższego coraz częściej wymaga się, aby działy personalne aktywnie uczestniczyły w opracowaniu dokumentów porządkujących proces pracy i relacje w organizacji. Odnosi się to przede wszystkim do regulaminów organizacyjnych oraz dotyczących spraw socjalnych.

Więcej o zasadach tworzenia regulaminów w firmie>>>

Podstawowe i najczęściej wykorzystywane w praktyce regulaminy to:

- Regulamin pracy,

- Regulamin wynagradzania i premiowania,

- Regulamin przyznawania nagród, regulamin szkoleniowy, socjalny oraz regulamin ZFŚS.

Regulaminy wydawane w zakładach pracy mają najczęściej podstawę prawną w ogólnie obowiązujących przepisach, co powoduje, że ich treść ma charakter wiążący dla wszystkich (bądź zdecydowanej większości) podmiotów np. w przypadku regulaminów pracy, regulaminów wynagradzania czy regulaminów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ponadto obowiązek tworzenia regulaminów dla pewnej grupy przedsiębiorstw może wynikać z niektórych przepisów branżowych. Przykładowo można wymienić regulaminy premiowania czy też nagradzania (regulaminy nagród).

Jak wskazuje autor książki "Regulaminy i procedury w firmie" powyższe dokumenty przede wszystkim powinny w pełni uwzględniać specyfikę każdego zakładu pracy oraz być dostosowane do jego warunków i potrzeb. Jeżeli pracodawca prawidłowo opracuje regulaminy, będą one stanowiły podstawę efektywnej, zgodnej z obowiązującymi przepisami działalności danej organizacji, niezależnie od jej rodzaju i wielkości.

Należy dodać, iż wydawanie niektórych regulacji nie jest prawem, lecz obowiązkiem pracodawcy. Zgodnie z KP tylko mały pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy i wynagradzania. Oznacza to, że firma która zatrudnia więcej niż 20 etatowców jest zobligowania to wydania powyższych aktów. Zakład pracy zatrudniający mniej niż 20 osób może zatem wprowadzić regulaminy na zasadzie dobrowolności.

Jarosław Marciniak - prawnik, ekspert w dziedzinie prawa pracy, zarządzania pracą, konsultant, trener. Posiada 20 letnie doświadczenie zawodowe związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Do obszaru jego zainteresowań zawodowych można zaliczyć przede wszystkim kompleksową problematykę zarządzania zasobami ludzkimi (audyty, analizy), kwestię regulacji wewnętrznych w firmach (regulaminy, procedury), a także systemy wynagradzania i motywacji, rozwoju pracowników i kadry kierowniczej oraz kwestie przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji w zatrudnieniu.

Publikację "Regulaminy i procedury w firmie" możesz zamówić w księgarni internetowej profinfo.pl