Wyłonienie kandydata do pracy w samorządzie terytorialnym na wolnym stanowisku urzędniczym jest określone przepisami prawa i przebiega w sposób sformalizowany, w formie procedury naboru.
Ustawa o pracownikach samorządowych w art. 11 ust. 1 stanowi, że nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, jest otwarty i konkurencyjny, co służy wyłonieniu najlepszego kandydata, spełniającego wszelkie wymagania. Procedura naboru powinna być transparentna i zawierać przejrzyste kryteria oceny kandydatów. Zasady naboru na wolne stanowiska urzędnicze określa regulamin, którego podstawą prawną jest ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn zm.). Regulamin rozstrzyga kwestie szczegółowe, jak np. sposób i miejsce składania dokumentów, przebieg i forma rozmów kwalifikacyjnych itp.
Zgodnie z ustawą wolnym stanowiskiem urzędniczym jest stanowisko, na które, nie został przeniesiony pracownik samorządowy danej jednostki lub inny pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, albo nie został przeprowadzony na to stanowisko nabór, czy też, mimo przeprowadzonego naboru, nie został zatrudniony pracownik. Zatem procedura naboru rozpoczyna się z chwilą zwolnienia stanowiska urzędniczego.
W następstwie tego następuje ogłoszenie informacji o wolnym stanowisku. Umieszcza się je w Biuletynie Informacji Publicznej.
Kolejnym krokiem jest powołanie komisji, której skład określa kierownik jednostki. Po upływie terminu składania dokumentów aplikacyjnych (zgodnie z regulaminem), komisja wykonuje kolejne kroki prowadzące do rozstrzygnięcia naboru: ocenę wymogów formalnych i określenie metod naboru.
Rozstrzygnięcie naboru przez komisję polega na wyłonieniu nie więcej niż pięciu kandydatów, którzy w najwyższym stopniu spełniają wymagania i oczekiwania związane ze stanowiskiem. Bezpośrednio po tym należy sporządzić protokół. Ostatnim krokiem wykonywanym przez komisję jest ogłoszenie wyników naboru. Informacja ta zostaje opublikowana w jednostce, która przeprowadziła nabór oraz w BIP. Poza danymi kandydata i określeniem stanowiska, które zajmie w określonej jednostce, umieszcza się w niej również uzasadnienie wyboru lub nierozstrzygnięcia naboru na stanowisko.
Lista kandydatów wraz z protokołem zostaje przekazana kierownikowi jednostki i następny krok procedury leży właśnie w jego gestii – dokonuje ostatecznego wyboru spośród przedstawionych kandydatur.
Ostatnim krokiem jest podpisanie umowy. Co ważne, kierownik jednostki samorządu terytorialnego nie ma ustawowego obowiązku nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru, a kandydat wyłoniony w drodze naboru nie może na drodze sądowej domagać się od jednostki samorządu terytorialnego nawiązania z nim umowy o pracę. Wtedy jednak wyłoniony kandydat może domagać się od jednostki samorządu terytorialnego odszkodowania na podstawie przepisów o niedyskryminacji (art. 18 (3(d)) k.p.).