Na jakich zasadach pracodawca może wynająć lub użyczyć lokal pracownikowi?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Pracodawca chce zaproponować pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę w miejscowości nie będącej jego miejscem zamieszkania niewykorzystywany lokal mieszkalny w budynku, w którym pracodawca prowadzi działalność, przystosowany do mieszkania. Pracodawcy zależy na pracowniku, dlatego chce zgodzić się na nieodpłatne korzystanie z lokalu przez pracownika.Czy pracodawca powinien zawrzeć umowę najmu, czy wystarczy jedynie opodatkować przychód pracownika z tytułu nieodpłatnego świadczenia?Jak wyliczyć wartość przychodu, jeśli lokal jest w ogóle nie używany przez pracodawcę?

Odpowiedź:
Pracodawca może wynająć lokal pracownikowi – jeżeli czynsz zostanie ustalony w wysokości rynkowej, u pracownika nie powstanie przychód. Alternatywą jest użyczenie – w tym przypadku świadczenie będzie opodatkowane i oskładkowane, ale w niektórych przypadkach będzie można skorzystać ze zwolnień od podatku i składek ZUS.

Uzasadnienie:
W myśl art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. – za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Z kolei zgodnie z art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f. przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Jeżeli przedmiotem usługi jest udostępnienie lokalu przychód ustala się - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku (art. 11 ust. 2a pkt 3 u.p.d.o.f.). Pracodawca powinien zatem ustalić, za ile mógłby wynająć lokal i uznać taką kwotę za przychód pracownika. Jednocześnie będzie można skorzystać ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f., w myśl którego wolna od podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Zwolnienie to ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 u.p.d.o.f. (podwyższone koszty uzyskania przychodów). Jeżeli więc wartość świadczenia nie przekraczałaby 500 zł miesięcznie, nie powstałby obowiązek zapłaty podatku dochodowego.
Inaczej wygląda sprawa ze składkami ZUS. W myśl § 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) – dalej r.z.u.s. wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku - jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego:
a) dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego - w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,
b) dla lokali komunalnych - w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,
c) dla lokali własnościowych, z wyłączeniem wymienionych w lit. a), oraz domów stanowiących własność prywatną - w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach - w danej dzielnicy,
d) dla lokali w hotelach - w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.
Co prawda nie obowiązuje w tym przypadku zwolnienie podobne do podatkowego, ale na mocy § 2 ust. 1 pkt 26 r.z.u.s. podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Przez przepisy o wynagradzaniu należy rozumieć m.in. uchwałę wspólników lub zarządu oraz zarządzenie właściciela.

Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych 
Odpowiedzi udzielono 22.06.2015 r.