Mniej formalności dla płatników składek

Przedsiębiorcy będą mieli mniej obowiązkw ograniczających ich w prowadzeniu działalności gospodarczej, ktre niejednokrotnie pociągają za sobą określone koszty. Gwarantuje to ustawa z 16 września 2011 r. o redukcji niektrych obowiązkw obywateli i przedsiębiorcw, wprowadzająca zmiany do 22 ustaw, w tym m. in. do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Nowelizacje przepisw wejdą w życie 1 stycznia 2012 r.

Zmiana ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, (tzw. ustawa systemowa) zmodyfikowała terminy przedawnienia należności z tytułu składek. Jeszcze do końca tego roku termin dotyczący składek ZUS, zarówno nieopłaconych jak i nienależnie zapłaconych przez płatnika wynosi 10 lat (art. 24 ust. 4 i 6g ustawy systemowej). Od 1 stycznia 2012 r. termin przedawnienia należności z tytułu składek jak i składek nienależnie opłaconych składek będzie wynosił 5 lat. Jeśli chodzi o przepisy regulujące rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia, to nie ulegnie on zmianie. Będzie on biegł od dnia, w którym należności te staną się wymagalne. Natomiast co do składek niepotrzebnie zapłaconych - od dnia otrzymania zawiadomienia ZUS o wysokości nadpłaty. Natomiast w razie gdy ZUS nie poinformuje płatnika o nadpłacie i nie przyśle odpowiedniego zawiadomienia – od dnia opłacenia składek.

Co jednak z należnościami składkowymi, które stały się wymagalne przed 1 stycznia 2012 r.? Kwestie te rozstrzyga przepis przejściowy ustawy deregulacyjnej: art. 27. Zgodnie z nim termin przedawnienia należności z tytułu składek, którego bieg rozpoczął się przed 1 stycznia 2012 r., nastąpi po upływie 5 lat, licząc od 1 stycznia 2012 r. Jeżeli jednak termin ten zaczął biec przed 1 stycznia 2012 r. i zakończyłby się – zgodnie z przepisami obowiązującymi do końca 2011 r. przed tą datą – wcześniej, przedawnienie będzie następowało po upływie tego wcześniejszego terminu. Powyższe zasady będą stosowane do nadpłaconych składek jeśli od ich nadpłaty upłynęło 10 lat, jak i do nienależnie opłaconych przed 1 stycznia 2012 r.

Ustawa ogranicza formalizmy związane z dokumentowaniem opłaconych składek. Pracodawcy nie będą już musieli co miesiąc drukować i wydawać swoim pracownikom formularzy ZUS RMUA. Od początku 2012 r. tylko raz w roku trzeba będzie przekazać ubezpieczonemu informację o opłaconych składkach. Będzie to druk zbiorczy za poprzedni rok, w podziale na poszczególne miesiące. ZUS RMUA w nowej formie będzie wydawany pracownikom do 28 lutego roku za poprzedni rok, na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego – w formie dokumentu elektronicznego. Jeśli jednak pracownik o to wystąpi – pracodawca będzie musiał wystawić pracownikowi ZUS RMUA za poprzedni miesiąc. Pracodawcy sporządzą pierwsze zbiorcze zestawienie w 2013 r. Będzie ono dotyczyło opłaconych składek w 2012 r.

Mniej uciążliwe będą również dla przedsiębiorców zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych. Od przyszłego roku płatnicy będą mieli w związku z tym mniej obowiązków. Jeszcze do końca 2011 r. kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS. Kopie mogą być przechowywane w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 47 ust. 3c ustawy systemowej). Od 1 stycznia 2012 r. czas przechowywania tych dokumentów będzie wynosił 5 lat.

Do końca 2011 r. płatnik składek ma obowiązek wystąpienia o nadanie numeru PESEL i posługiwania się nim w sprawach ubezpieczeniowych obywateli polskich i cudzoziemców, którzy podlegają na terytorium Polski ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu. Od 1 stycznia 2012 r. zasady i tryb nadawania numeru PESEL będzie regulować ustawa z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, w której nie jest przewidziany tryb nadawania numeru PESEL na wniosek płatnika składek.