Lewiatan zaopiniował propozycje zmian dot. przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej

Przesłany Konfederacji do konsultacji dokument pt. Przechowywanie akt pracowniczych w formie elektronicznej - zarys propozycji zmian legislacyjnych określa ogólny kierunek nowych rozwiązań w tym zakresie. Pracodawca będzie mógł przechowywać i udostępniać akta pracownicze w formie elektronicznej.

Z możliwością tą ma się wiązać obowiązek zdygitalizowania dokumentacji w określonym czasie (Konfederacja zwraca uwagę, że konieczne jest jego określenie, np. jako okres roku). Rozwiązania proponowane w dokumencie mają ponadto na celu skrócenie czasu przechowywania akt, zmniejszenie zakresu dokumentacji, która podlegałaby długookresowemu przechowywaniu (mając na uwadze cel przechowywania) oraz ujednolicenie przepisów. Proponuje się wybór sposobu prowadzenia akt pracowniczych. Dla małych firm przechowywanie akt w formie papierowej może być bowiem łatwiejsze i tańsze niż w systemie elektronicznym.

Obecnie pracodawcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie tradycyjnej, czyli pisemnej. Dotyczy to wszelkich dokumentów zgromadzonych w procesie rekrutacji, podczas trwania stosunku pracy, jak i wydanych w związku z jego zakończeniem. Realizacja obowiązków w tym jest trudna i kosztowna. Pracodawcy uznają je za najbardziej biurokratyzujące obciążenia, zwłaszcza, że powszechne dziś rotacje pracowników powodują, że z szybko rośnie liczba akt osobowych, które trzeba archiwizować.

Polecamy: Pracodawco! Prowadzenie dokumentacji kadrowej to podstawa

Konfederacja Lewiatan od dawna oczekuje zmian, które dopuszczą elektroniczną archiwizację dokumentów – czytamy w opinii. Poddaje ona pod rozwagę model niemiecki, gdzie archiwizowane są wyłącznie dokumenty związane z otrzymywanym wynagrodzeniem i składkami opłacanymi na ubezpieczenia społeczne (forma archiwizacji została pozostawiona do decyzji pracodawców).I tak: najkrótszy okres przechowywania dotyczy dokumentów związanych ze stosunkiem pracy (roszczenia pracownika po rozwiązaniu stosunku pracy) i trwa 3 lata; dokumenty poświadczające opłacanie składki na ubezpieczenie wypadkowe pracodawca jest obowiązany przechowywać przez 5 lat. Dokumenty związane z odprowadzanymi zaliczkami na podatek PIT i istotne dokumenty z akt osobowych (nie ma jasnej definicji istotności), za które powszechnie uznaje się poświadczenia najwyższych osiąganych dochodów, zwolnienia lekarskie, rejestry czasu pracy (w tym urlopów), będących podstawą do obliczania świadczeń pieniężnych (w tym socjalnych) - 6 lat. Pracodawca jest obowiązany przechowywać przez 10 lat po rozwiązaniu stosunku pracy dokumenty poświadczające wysokość wypłaconych wynagrodzeń, odprowadzonych składek na ubezpieczenia społeczne i prywatne, a zwyczajowo przez 30 lat przechowuje się dokumenty poświadczające wysokość odprowadzonych składek emerytalnych.

Lewiatan zwraca także uwagę na konieczność pilnego określenia podstawowego zakresu wymaganych metadanych (atrybutów plików/dokumentów) i innych podstawowych informacji pozwalających na właściwe tworzenie plików na obecnym już etapie. Istotne jest także wskazanie minimalnej rozdzielczości dla skanowania dokumentów oraz doprecyzowanie sposobu w jaki należy zdigitalizować wcześniej wytworzone papierowe dokumenty (zeskanowane do jednego pliku czy każdego dokumentu oddzielnie). Zdaniem opiniującego pracodawca powinien mieć możliwość niszczenia papierowych wersji. Projektując zmiany prawa w zakresie przechowywania akt pracowniczych należy ponadto uwzględnić fakt, iż obecnie odchodzi się od fizycznych nośników informacji na rzecz przechowywanie danych w „chmurze" – czytamy w opinii.