Koszty rozmów telefonicznych pracownika podlegają oskładkowaniu

Pracownicy spółki otrzymali telefony służbowe z określonym abonamentem. W ramach tego abonamentu prowadzili prywatne rozmowy telefoniczne.Czy wartość kwot netto tych rozmów należy dodać do dochodów pracownika oraz potrącić od nich składki ZUS i podatek?

Odpowiedź: pracodawca powinien doliczyć do przychodu pracownika wartość brutto przeprowadzonych przez niego prywatnych rozmów telefonicznych.

Czytaj: Telefon służbowy stanowi narzędzie pracy i winien służyć wyłącznie wykonywaniu pracy

 

 

Uzasadnienie: kwestia udostępniania pracownikowi telefonu służbowego do celów prywatnych nie stanowi przedmiotu regulacji powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy. Zasadniczo w sytuacji, gdy pracodawca powierza pracownikowi telefon służbowy i dopuszcza wykorzystywanie go również do celów prywatnych teoretycznie wyobrazić sobie można trzy rozwiązania. Po pierwsze, pracodawca może pokrywać koszty wszystkich przeprowadzonych przez pracownika rozmów (niezależnie od tego czy są to rozmowy służbowe czy też prywatne). Po drugie, pracodawca może ustalić limit powyżej którego pracownik pokrywa koszt rozmów prywatnych. Po trzecie, pracownik może ponosić koszty wszystkich przeprowadzonych przez siebie rozmów prywatnych. Wybór konkretnego rozwiązania zależy od pracodawcy. Niezależnie od przyjętego modelu, rekomendowanym jest sformułowanie szczegółowych zasad udostępniania pracownikom telefonów służbowych do celów prywatnych oraz trybu pokrywania przez nich określonych kosztów związanych z rozmowami prywatnymi w akcie prawa wewnątrzzakładowego (regulaminie) lub umowach o pracę.

Jak wynika z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. za przychody ze stosunku pracy uważa się, poza wszelkiego rodzaju wypłatami pieniężnymi otrzymanymi od pracodawcy, także wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Rozmowy telefoniczne prowadzone z telefonu, który pracownik otrzymał jako narzędzie pracy, a które mają charakter prywatny, należy uznać za świadczenie, jakie pracodawca ponosi wobec pracowników. Jeżeli pracownicy nie rozliczają tych rozmów, czyli ich koszt nie jest potrącany od wynagrodzenia za pracę i to pracodawca ponosi ich koszt, mamy do czynienia ze świadczeniem nieodpłatnym. Jego wartość powinna zostać doliczona do przychodu pracownika i od ogólnej jego kwoty należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy a także potrącić należne składki na ubezpieczenia społeczne. Zgodnie z art. 11 ust. 2a pkt 2 u.p.d.o.f. wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń ustala się, jeżeli przedmiotem świadczeń były usługi zakupione – według cen zakupu, a więc z uwzględnieniem naliczonego podatku VAT, będącego składnikiem ceny. Należy ponadto uwzględnić udzielone upusty. Wyodrębnianie wartości prywatnych rozmów z kosztów usługi telefonicznej będzie miało też konsekwencje w zakresie podatku dochodowego do którego zapłaty zobowiązany jest pracodawca oraz podatku naliczonego VAT, o ile pracodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Koszty rozmów prywatnych nie mogą bowiem zostać uznane jako koszty uzyskania przychodu, zaś podatek VAT należny nie może zostać obniżony o tą część podatku VAT naliczonego, która dotyczy prywatnych rozmów pracowników, gdyż rozmowy prywatne nie służą realizacji czynności opodatkowanych w myśl art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U.  z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).

Szukasz odpowiedzi na pytania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych? Zajrzyj do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.