Zakład Ubezpieczeń Społecznych sugeruje, że jeśli kontrola pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim była przeprowadzona w miejscu zamieszkania lub pobytu ubezpieczonego i osoby kontrolujące go nie zastały, należy ją w miarę możliwości ponowić. Mikołaj Zając, ekspert rynku pracy, prezes Conperio, największej polskiej firmy doradczej zajmującej się problematyką absencji chorobowych, apeluje do pracowników, by zwracali szczególną uwagę na adresy podane na drukach zwolnień. Celowe błędne podanie adresu niesie bowiem za sobą konsekwencje w postaci braku możliwości wykonania przez pracodawcę kontroli zwolnienia.
Czytaj również: Pracownicy tracą chorobowe przez nieprawidłowe adresy>>
Sprawdź odpowiedź eksperta w LEX: Czy przebywając na L4 można pójść z dzieckiem do lekarza? >>>
Nieobecność może spowodować konsekwencje
- Pracownik ma obowiązek zadbać o właściwy adres na druku zwolnienia, a lekarz ma obowiązek prawidłowo wypełnić druk. Jeżeli pracownik błędnie poda adres, co w konsekwencji skutkować będzie nieobecnością, to powinien złożyć niezwłoczne wyjaśnienia pracodawcy, a pracodawca do tego czasu może zawiesić wypłatę świadczeń. Kontrolerzy każdorazowo zgłoszą do ZUS popełnienie błędu formalnego, do którego państwowa jednostka także będzie musiała się ustosunkować – mówi Mikołaj Zając.
W takiej sytuacji konieczne będzie podjęcie czynności mających na celu poprawienie druku zwolnienia chorobowego.
Czytaj w LEX: Caban Patrycja, Szczygielska Izabela - Czy istnieje lekarstwo na absencje chorobowe pracowników?
Czytaj w LEX: Kontrola zwolnień lekarskich - narzędzia kontroli >>>
Sprawdź również książkę: Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 4/2022 >>
Kto może kontrolować pracowników?
Pracodawca ma prawo do kontroli formalnej i sposobu wykorzystywania zwolnienia. Jednak jak wynika z obowiązujących przepisów, pracodawcy ze zwolnieniami, co do których zachodzi duża wątpliwość ich zasadności, przez pierwsze 33 dni pozostawieni są tak naprawdę sami sobie. Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co do zasady nie interesuje okres, w którym nie jest on zobowiązany do zabezpieczenia społecznego.
- Te 33 dni wynikają z kodeksu pracy i cały ciężar działania w tym czasie jest przerzucony na pracodawców. Pracodawca zatrudniający poniżej 20 pracowników może złożyć wniosek do ZUS o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnienia na podstawie art. 68 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 1732), a zatrudniający ponad 20 może też przeprowadzić kontrolę samodzielnie lub przy pomocy wyspecjalizowanych firm. ZUS nie ma obowiązku aby z urzędu podejmować czynności mające na celu kontrolowanie zasadności wypłacania wynagrodzeń chorobowych w kontekście nieprawidłowego wykorzystywania L4 – tłumaczy Justyna Szczepańska-Grygiel, radca prawny z kancelarii ABITL Legal.
Zgodnie bowiem z ww. art. 68, ZUS i płatnicy składek są uprawnieni do kontrolowania ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem oraz są upoważnieni do formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.
Wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie od pracy wykorzystywane było niezgodnie z jego celem, rozstrzyga właściwa jednostka organizacyjna Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, uzyskując w miarę potrzeby opinię lekarza leczącego. W razie sporu wydaje decyzję, od której przysługują środki odwoławcze określone w odrębnych przepisach.
- Tutaj niestety pojawia się problem decyzyjności ZUS. Państwowa jednostka mając wielokrotnie w jednym miejscu wszystkie niezbędne dane, by cofnąć tzw. „naciągaczom” zasiłek, zwleka z decyzjami, w niektórych przypadkach - nawet 2 lata – mówi Mikołaj Zając.
Cena promocyjna: 75.65 zł
|Cena regularna: 89 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 75.65 zł
Przebieg kontroli L4
Jeżeli pracodawca ma wątpliwości, co do zasadności wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez pracowników, to zleca przeprowadzenie kontroli. Każdy z kontrolerów posiada specjalną legitymację i zgodę na jej przeprowadzenie. Każdy krok kontroli jest dokumentowany w powiązanej z systemami monitoringu GPS aplikacji nadzorującej pracę kontrolerów. Sami kontrolerzy posiadają natomiast udokumentowaną wiedzę z zakresu HR i prawa pracy. Na miejscu przeprowadzają krótki anonimowy wywiad z zastanym pracownikiem. Informacje pozyskane w trakcie takich spotkań często służą dodatkowo ulepszeniu procesów w firmie. Pracownicy chętniej bowiem dzielą się swoimi rozterkami odnośnie funkcjonowania firmy anonimowo, osobom z zewnątrz, niż bezpośredniemu przełożonemu. Finalnie szczegółowy raport z kontroli trafia do pracodawcy.
Aplikacja do typowania podejrzanych zwolnień
Z początkiem tego roku na rynku zadebiutowała pierwsza polska aplikacja webowa, która automatycznie, na bieżąco aktualizuje wskaźnik absencji chorobowej w zakładzie pracy, w oparciu o dane wybrane pod względem wielkości, branży, lokalizacji, płci czy wieku. - Korzystanie z niej daje firmom możliwość zinterpretowania i określenia skali problemu absencji chorobowej oraz podjęcia natychmiastowych działań korygujących - mówi Mikołaj Zając. Jak twierdzi, dzięki niej przełożeni mogą m.in. posiadać dostęp do wskaźników absencji chorobowej dla całego zakładu pracy, a także pojedynczych pracowników, precyzyjnie wytypować pracownika do kontroli czy skorzystać z sytemu alertów informujących o tym, iż w danym zakładzie pracy należy przyjrzeć się dokładnie problemowi absencji chorobowej.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
