Zespół ds. prawa pracy i układów zbiorowych Komisji Trójstronnej dyskutował o projekcie zmian prawnych dotyczących obowiązku przechowywania akt osobowych przez 50 lat. Obecnie obowiązek ten kosztuje pracodawców 130 mln zł.

Projekt przygotowany został przez Ministerstwo Gospodarki, przy współpracy z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej. Trwają właśnie konsultacje tego projektu. Jego celem jest ograniczenie czasu i katalogu archiwizowanych dokumentów w zakładach pracy, a tym samym – kosztów po stronie pracodawców.

Projekt zakłada wprowadzenie trzech minimalnych okresów przechowywania dokumentów po ustaniu zatrudnienia: pierwszy – określany jako „0”, drugi – 5-letni i trzeci, który ma trwać 50 lat. W celu zapewnienia jasności prawa zostanie także ustalony dokładny wykaz dokumentów, które musiałyby być przechowywane w czasie trwania zatrudnienia (23 pozycje) oraz przez 50 lat po jego ustaniu (31 pozycji). Pozostałe rodzaje dokumentów byłyby archiwizowane przez 5 lat. Ze względu na ustalenie nowych okresów przechowywania zmianie ulegnie także sposób gromadzenia akt osobowych pracownika – będą się składały z trzech części, wyodrębnionych ze względu na okres przechowywania.

Przedstawiciele organizacji pracodawców, którzy uczestniczyli w posiedzeniu, uznali, że projektowane regulacje zmierzają w dobrym kierunku. Reprezentujący Pracodawców RP Witold Polkowski zwrócił jednak uwagę na konieczność dopuszczenia przechowywania akt pracowniczych również w formie elektronicznej – jako alternatywnej. Kluczowe znaczenie będą tu miały rozporządzenia, które musi wydać Minister Pracy i Polityki Społecznej. Wątpliwości pracodawców budzi również obowiązek przechowywania dokumentów do celów emerytalno-rentowych przez 50 lat, szczególnie w przypadku uzyskania już przez pracownika prawa do emerytury. Kolejnym problemem są przepisy przejściowe, które powinny być tak skonstruowane, by nie nakładały na pracodawców obowiązku przekształcenia dotychczas zgromadzonych teczek pracowniczych.

Wioletta Żukowska, ekspert ds. Prawa Pracy Pracodawców RP

Źródło: www.pracodawcyrp.pl, stan z dnia 17 kwietnia 2015 r.