Czy Komisja Socjalna ma prawo wglądu do informacji dotyczących pracowników?

U pracodawcy z ramach ZFŚS część środków pieniężnych funduszu przeznacza się na wypłatę zapomóg. Osoby uprawnione do wnioskowania o przyznanie zapomóg określa regulamin ZFŚS. Osoba uprawniona, która stara się o zapomogę z ZFŚŚ musi złożyć pracodawcy wniosek o przyznanie zapomogi w którym oświadczy o wysokości dochodów swoich i jego członków rodziny - w celu ustalenia średniego dochodu przypadającego na członka rodziny. Tak wypełniony wniosek przekazywany jest przez pracodawcę do zaopiniowania przez komisję socjalną - powołaną regulaminem ZFŚŚ. W skład komisji socjalnej, która ma charakter opiniotwórczo-doradczy, wchodzą jedynie przedstawiciele działających u pracodawcy zakładowych organizacji związkowych. Komisja Socjalna opiniuje złożone przez pracowników wnioski i proponuje wysokość zapomóg. Czy taki sposób przekazywania do komisji socjalnej wniosków pracowników o przyznanie zapomóg z ZFŚS jest zgodny z przepisami, w szczególności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych?

Opisane postępowanie jest jak najbardziej prawidłowe. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika informacji, od których zależy prawo do świadczeń. Może również, na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych, do procedury przyznawania świadczeń dopuścić określony podmiot, którym zwykle jest komisja socjalna.

W pytaniu podniesiono dwie kwestie, po pierwsze, chodzi o możliwość żądania przez pracodawcę informacji chronionych, często poufnych na temat sytuacji osobistej, rodzinnej i materialnej osób starających się o zakładowe świadczenia, po drugie, rodzi się wątpliwość, czy zakładowa komisja socjalna jest podmiotem uprawnionym do wglądu do takich informacji.

Uprawnienia pracodawcy

Większość świadczeń z ZFŚS przyznawana jest w oparciu o kryteria socjalne. Prawie zawsze pomoc w postaci zapomóg uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej beneficjenta. Jest sprawą oczywistą, że przyznając takie świadczenia pracodawca musi dysponować określonymi informacjami dotyczącymi np. liczby członków rodziny, ich dochodu, stanu zdrowia itp. Ma zatem pełne prawo żądać stosownych informacji, w tym danych osobowych. Ponieważ ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) nie normuje procedury przydzielania świadczeń (pozyskiwania i gromadzenia informacji), postępowanie takie powinno być uregulowane w zakładowym regulaminie działalności socjalnej. W szczególności należy wskazać sposób dokumentowania sytuacji, od której uzależnia się prawo do świadczeń. Dokumentami takimi mogą być zaświadczenia o zarobkach lub innych pobieranych świadczeniach albo oświadczenie pracownika. Żądanie odpowiednich dokumentów nie godzi w ochronę danych osobowych. Warto zauważyć, iż zgodnie z art. 221 § 2 pkt 1 - Kodeksu pracy pracodawca może żądać od pracownika, oprócz danych wymaganych do zatrudnienia, także innych danych osobowych pracownika oraz imion, nazwisk i dat urodzenia jego dzieci, jeśli jest to potrzebne do korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Pracodawca może się również domagać podania innych danych osobowych jeżeli obowiązek ich przedstawienia wynika z odrębnych przepisów, a za takie można uznać postanowienia regulaminu o zakładowej działalności socjalnej. Żądanie przez pracodawcę odpowiednich informacji nie stanowi również naruszenia dóbr osobistych pracownika. Zgodnie z art. 24 Kodeksu cywilnego ochrony dóbr osobistych można żądać, gdy zagrożenie lub naruszenie dóbr jest bezprawne. W wyroku z dnia 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01, OSNP 2004, nr 6, poz. 99) SN stwierdził, że nie ma cech bezprawności działanie, które mieści się w ramach porządku prawnego oraz działanie polegające na wykonywaniu prawa podmiotowego, bądź na obronie uzasadnionego interesu prywatnego lub publicznego. Należy zatem uznać, że pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika zobowiązując go (zgodnie z regulaminem przyznawania zapomóg z ZFŚS) do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy. Sąd podkreślił, że skoro przyznanie świadczenia z funduszu zależne jest od sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej osoby uprawnionej, to nie może być obojętne czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie.

Komisja socjalna

Działalność zakładowych komisji socjalnych nie ma umocowania z przepisach powszechnie obowiązujących. Orzecznictwo i praktyka dopuszcza ich funkcjonowanie oparte na prawie wewnątrzzakładowym, głównie jako podmiotów opiniodawczo-doradczych, a więc i mających wgląd w dokumentację dotyczącą przyznawania świadczeń. Rolą pracodawcy jest właściwy dobór składu komisji i dbałość o zachowanie poufności pozyskanych informacji.