Odpowiedź:

Pracodawca nie musi przechowywać oryginału orzeczenia lekarskiego, bowiem przepisy prawa pracy zobowiązujące go do prowadzenia dokumentacji kadrowej wskazują, że powinny to być wyłącznie kopie lub odpisy takiej dokumentacji.

Przepisy bhp nie zobowiązują pracodawcy przyjmującego od pracownika orzeczenie lekarskie wydane jeszcze u poprzedniego pracodawcy do sprawdzenia czy w okresie ważności tego badania nie wystąpiła co najmniej 30-dniowa przerwa w zatrudnieniu związana z chorobą tego pracownika, zobowiązująca go do odbycia badań kontrolnych.

W przypadku takim jak opisany, pracodawca i tak musi skierować pracownika na wstępne badania lekarskie, bowiem wskazane orzeczenie zostało wydane przed 1 kwietnia 2015 r.

Uzasadnienie:

Stosownie do postanowień art. 229 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r., poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom, na swój koszt, profilaktyczną opiekę lekarską na zasadach określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz. U. Nr 69, poz. 332 z późn. zm.).

Na tę opiekę składają się trzy rodzaje badań:

1) wstępne, dla osób przyjmowanych do pracy lub pracowników młodocianych przenoszonych na inne stanowiska pracy i innych pracowników przenoszonych na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe;

2) okresowe, w terminie wyznaczonym przez lekarza medycyny pracy, oraz

3) kontrolne, w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą.

Zgodnie art. 229 § 4 k.p., pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.

Wyjątek od powyższej reguły, zgodnie z którą każdy nowozatrudniony pracownik powinien zostać poddany badaniom wstępnym, w myśl art. 229 § 11-2 k.p., stanowią przypadki:

1) osoby ponownie przyjmowanej do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą, a także

2) osoby przyjmowanej do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, bądź pozostającej jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą, jeżeli przedstawi pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, a pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy; zwolnienie to nie dotyczy osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych, o których mowa w § 80 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 z późn. zm.).

Należy w tym miejscu przypomnieć, że wskazane powyżej przesłanki, zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej (Dz. U. poz. 1662), mają zastosowanie jedynie do orzeczeń lekarskich stwierdzających brak przeciwwskazań do pracy po 1 kwietnia 2015 r.

Przywołane powyżej przepisy nie zobowiązują pracodawcy przyjmującego od pracownika orzeczenia lekarskiego wydanego jeszcze u poprzedniego pracodawcy do sprawdzenia czy w okresie ważności tego badania nie wystąpiła co najmniej 30-dniowa przerwa w zatrudnieniu związana z chorobą tego pracownika, zobowiązująca go do odbycia badań kontrolnych. Jeżeli jednak pracodawca ma jakiekolwiek wątpliwości w tym zakresie, to nie musi honorować przedstawionego przez pracownika orzeczenia lekarskiego, bowiem może wymagać od niego poddania się wstępnym badaniom lekarskim.

Z  przepisów § 6 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) wynika, że pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Zgodnie z § 1 ust. 3 powyższego rozporządzenia, dokumenty w nich zawarte powinny być jedynie odpisami lub kopiami złożonych przez pracownika dokumentów. Pracodawca może natomiast żądać od pracownika przedłożenia oryginałów wymaganej dokumentacji jedynie do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Dotyczy to również orzeczeń lekarskich.

Jeżeli więc pracodawca nie ma wątpliwości co do autentyczności danego orzeczenia, to może przyjąć od pracownika jego kopię (np. potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez pracownika działu kadr, w którym dany pracownik był zatrudniony).

Maciej Ambroziewicz, autor współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

Odpowiedzi udzielono 14.09.2015 r.