Po zmianie prawa pracodawca poniesie część kosztów pracy zdalnej

Opublikowany właśnie projekt w sprawie wprowadzenia pracy zdalnej do Kodeksu pracy, przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii, przewiduje, że pracodawcy będą zobowiązani do pokrywania kosztów jej wykonywania. Jak zwykle w takiej sytuacji pojawia się pytanie o zakres tego obowiązku – pisze radca prawny Adrian Prusik.

Rządowy projekt pracy zdalnej przewiduje, że pracodawca będzie zobowiązany do pokrywania kosztów pracy zdalnej. Co się kryje pod tym pojęciem?

Z jednej strony to obowiązek dostarczenia materiałów i narzędzi pracy „niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej” (art. 67[24] par. 1 pkt. 1). Odrębnym obowiązkiem jest ponoszenie kosztów eksploatacji narzędzi pracy. W tym przypadku istnieją dwie główne kategorie. Po pierwsze pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Drugą kategorią kosztową, są koszty energii elektrycznej, a także „niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych”. Projekt przewiduje, że mogą istnieć także „inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej”, które pracodawca będzie pokrywać na zasadach określonych w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym przez siebie regulaminie.

Sprawdź w LEX: Czy pracę zdalną można realizować z terenu innego państwa? >

Czytaj również: Praca zdalna na stałe lub okazjonalnie, ale ze zwrotem kosztów>>

Narzędzia pracy zdalnej?

Wydaje się, że największy problem interpretacyjny będzie powodowało ustalenie co kryje się pod pojęciem narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, co do których pracodawca powinien pokrywać koszty instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji. Czy pod tym pojęciem kryją się także np. wyposażenie biurowe? Czy pracodawca powinien pracownikowi zapewnić biurko i fotel, czy też chodzi np. o pokrycie kosztów toneru i papieru do drukarki?

Sprawdź w LEX: Czy pracodawca podczas pracy zdalnej musi zapewnić pracownikowi biurko stojące? >

Zakres znaczeniowy narzędzi pracy nie jest jednoznaczny. Warto jednak rozróżnić pojęcia dostarczania narzędzi pracy, od pokrywania kosztów ich instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji. Jeżeli pod pojęciem narzędzi pracy rozumieć biurko i krzesło, to pracodawca może mieć obowiązek ich dostarczenia. Nie jest to jednak bezwzględny obowiązek. Należy pamiętać, że praca zdalna w większości przypadków odbywa się w ramach uzgodnienia. Pracodawca ma zatem możliwość rozpoznania i ustalenia możliwości lokalowych i technicznych umożliwiających pracę zdalną. Wysyłając pracownika na pracę zdalną powinien mieć świadomość, że jest zobowiązany dostarczyć mu niezbędne narzędzia pracy. W praktyce zatem możliwe i wskazane byłoby ustalenie jakim wyposażeniem dysponuje pracownik.

Sprawdź w LEX: Czy pracodawca powinien prowadzić osobny rejestr poleceń pracy zdalnej? >

W przypadku korzystania z własnego sprzętu biurowego pojawia się jednak kwestia ekwiwalentu. Zgodnie z art. 67[24] par. 2  pracodawca może w porozumieniu z pracownikiem określić zasady korzystania z narzędzi niezapewnionych przez pracodawcę. W takiej sytuacji jednak pracownikowi przysługuje ekwiwalent. Z gruntu rzeczy zatem narzędzia niezbędne do pracy mogą być zapewnione przez samego pracownika. Wtedy jednak powstaje kwestia ekwiwalentu.

Sprawdź w LEX: Czy ekwiwalent za sprzęt pracownika podlega PIT, ZUS i zajęciom komorniczym? >

Sprawdź również książkę: Współczesne monitorowanie pracy. Podstawy teoretyczne i metody zastosowania >>

Ryczałt

Ciekawym rozwiązaniem, które znalazło się w projekcie jest możliwość wprowadzenia ryczałtu zarówno co do kosztów eksploatacji narzędzie, energii i Internetu, a także co do ekwiwalentu związanego z wykorzystaniem narzędzi własnych pracownika. Takie rozwiązanie ma w założeniu umożliwić pracodawcą ustalenie jednej kwoty ryczałtowej dla pracowników, bez konieczności ustalania wysokości kosztów w każdym indywidualnym przypadku.

Adrian Prusik, radca prawny, wspólnik w kancelarii Wojewódka i Wspólnicy.

Czytaj w LEX:

Czy w czasie pracy zdalnej poleconej z uwagi na pandemię, pracodawca może zobowiązać pracownika do nieopuszczania miejsca pracy w czasie przerw? >

Jak skutecznie zwolnić pracownika pracującego zdalnie?  >

Czy wprowadzenie pracy zdalnej wymaga zmian w zakładowym układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie pracy? >

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.