Kierowca zatrudniony jest na pełnym etacie w jednym z naszych terenowych jednostek. Miejscem pracy określonym w umowie o pracę jest siedziba zakładu w Lesznie. Z uwagi na specyfikę urządzenia do legalizacji, które przewożone jest specjalistycznym samochodem (samochód ma zamontowany tachograf do rejestrowania czasu pracy), kierowca porusza się samochodem po terenie całego województwa wielkopolskiego i nie tylko. Dodam, że kierowca nie jest członkiem korpusu służby cywilnej, obowiązują go ogólne przepisy kodeksu pracy oraz ustawa o czasie pracy kierowcy. Do kierowcy nie mają zastosowania przepisy ustawy o transporcie drogowym.
W urzędzie obowiązuje podstawowy system czasu pracy (miesięczny okres rozliczeniowy, gdzie soboty i niedziele są dniami wolnymi od pracy). Każdorazowy wyjazd kierowcy poza teren Leszna rozliczany jest jako delegacja.
Czy w przypadku wystąpienia nadgodzin, pomimo że wyjazd traktowany jest jako delegacja, kierowcy należy wypłacić wynagrodzenie za nadgodziny lub rekompensować to czasem wolnym? W jaki sposób udowodnić fakt pracy kierowcy w godzinach nadliczbowych i jak to rejestrować?
Wyjazdów takiego kierowcy poza siedzibę zakładu pracy można nie traktować jako delegacji i nie zwracać mu diet, jeśli wykonuje on swoją pracę w ciągu jednej dniówki roboczej. Takie stanowisko dotychczas reprezentowało Ministerstwo Finansów, a także Sąd Najwyższy. Oznacza to, że urzędy skarbowe negują wliczanie takich diet do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku pracowników stale przemieszczających się w przestrzeni problem podróży służbowych jest szczególnie złożony, ponieważ specyfika ich pracy polega na tym, że stale znajdują się oni poza siedzibą pracodawcy.
Podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub stałe miejsce pracy pracownika (art. 775 k.p.). W przypadku wyjazdów krajowych podróżą służbową nie jest stałe pokonywanie przestrzeni przez pracowników, którym poruczone zostało zadanie robocze prowadzenia (lub konwojowania) pojazdu mechanicznego. Charakterystyczny dla tych pracowników ruchowo-przestrzenny aspekt pracy istotnie sugeruje, że są oni stale w podróży służbowej, jednakże ich sytuacja prawna i faktyczna jest zasadniczo odmienna od tej, w jakiej znajdują się pracownicy, którym doraźnie powierzono wykonywanie zadań roboczych poza stałym miejscem pracy. Stałym miejscem pracy np. kierowcy pojazdu samochodowego nie może być miejscowość będąca siedzibą przedsiębiorstwa samochodowego lub baza transportu, gdyż wyznaczone jest ono pośrednio przez granice działalności gospodarczej lub usługowej przedsiębiorstwa, np. w granicach administracyjnych województwa, miasta itd. Z tych względów wyjazd kierowcy takiego pojazdu ze stałego miejsca postoju nie oznacza rozpoczęcia podróży służbowej w znaczeniu konwencjonalnym, lecz po prostu rozpoczęcie normalnych godzin pracy. W pojęciu "typowej" podróży służbowej nie mieści się stałe pokonywanie przestrzeni w związku z wykonywaniem pracowniczych czynności prowadzenia (konwojowania) różnych środków w komunikacji, choćby pracownik miał równocześnie prawo do świadczeń wyrównawczych z tytułu podróży służbowej (orz. SN z 8.4.1998 r., I PKN 24/98, OSNAPiUS 1998, Nr 7, poz. 239).
Sytuacja, w której omawiany pracownik świadczy pracę w godzinach ustalonych zgodnie z rozkładem czasu pracy, rozpoczynając i kończąc pracę w danym dniu w określonym miejscu, np. w siedzibie zakładu pracy, jest jednak inna od tej, gdy pracownik jedzie w podróż służbową trwającą dłużej niż jego dobowy wymiar czasu pracy. W tym drugim przypadku czas przekraczający rozkładowe godziny pracy jest czasem podróży służbowej, ze wszelkimi wynikającymi stąd konsekwencjami (diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb związanych z odbywaną podróżą służbową).
Kierowca może mieć wpisane w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy teren nawet kilku województw. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 1 kwietnia 1985 r. stwierdził, że strony zawierające umowę o pracę mają dużą swobodę w określeniu miejsca pracy. Może być ono określone na stałe lub jako miejsce zmienne. Sąd Najwyższy podał następującą definicję miejsca pracy: "pod pojęciem miejsca pracy rozumie się bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy" (wyrok SN z 1.04.1985 r., I PR 19/85, OSPiKA Nr 3/1986, poz. 46). Zmienność miejsca może wynikać z rodzaju pełnionej pracy (uchw. SN z 17.07.1975 r., I PZP 9/75, OSPiKA Nr 7-8/1976, poz. 136).
Do ciekawszych poglądów należy wyrażony przez W. Masewicza w glosie do orzeczenia Sądu Najwyższego z 21 marca 1983 r. Autor ten uznaje, że stosownie do woli umawiających się stron miejscem pracy może być nawet terytorium całego państwa (glosa do orz. SN z 21.03.1983 R., I PRN 35/83, OSPiKA Nr 3/1984, s. 124).
Należy pamiętać, że czas pracy kierowcy obejmuje więcej okresów niż sam czas prowadzenia pojazdu. Sam zapis z wykresówki nie rejestruje wszystkich okresów wliczanych do czasu pracy kierowcy. Czasem pracy kierowcy jest czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, obejmujący wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego, a w szczególności: prowadzenie pojazdu, załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem; kontrolę i nadzór nad osobami wsiadającymi i wysiadającymi, czynności spedycyjne; codzienną obsługę pojazdów i przyczep; niezbędne formalności administracyjne (przykładowo czynnością administracyjną może być załatwianie formalności celnych czy z policją), inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy oraz utrzymanie pojazdu w czystości (art. 6 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców).
Czasem pracy jest również czas poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje na stanowisku pracy kierowcy w gotowości do wykonywania pracy, w szczególności podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek, których przewidywany czas trwania nie jest znany kierowcy przed wyjazdem albo przed rozpoczęciem danego okresu (art. 6 ust. 2 ustawy).
Pracodawca może wywnioskować liczbę godzin nadliczbowych z wykresówki, a jeśli praca taka nie polegała na prowadzeniu pojazdu, to oprzeć się na wyjaśnieniach kierowcy i wpisać tę liczbę do karty ewidencji czasu pracy. Przepisy kodeksu pracy nie przewidują jakiejś szczególnej formy ani trybu wydania polecenia pracy w godzinach nadliczbowych. Polecenie takie może być wydane w jakikolwiek sposób przez każde zachowanie się przełożonego, ujawniające w sposób dostateczny jego wolę.
Jeżeli konieczność wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych wynika z obiektywnych warunków pracy, niepozwalających pracownikowi na wykonanie zleconych mu zadań w ustawowych normach czasu pracy, to dla uznania, że mamy do czynienia z pracą w godzinach nadliczbowych nie ma znaczenia czy praca taka była wykonywana za zgodą lub wiedzą przełożonego (wyrok SN z dnia 3 października 1978 r., I PRN 91/78, niepublikowany).
Czas pracy kierowców podlega ewidencjonowaniu niezależnie od systemu czasu pracy, w jakim są zatrudnieni i sposobu wynagradzania za godziny nadliczbowe i za pracę w porze nocnej (art. 25 ust. 1 ustawy). Ewidencję czasu pracy można prowadzić w wersji manualnej lub elektronicznej. Karta ewidencji czasu pracy powinna być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika.
Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy określone zostały w § 8 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286). Imienna karta ewidencji czasu pracy pracownika powinna umożliwiać rejestrowanie w szczególności:
- liczby przepracowanych godzin w poszczególnych dobach roboczych w normalnym czasie pracy, według obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy;
- liczby przepracowanych godzin w niedziele i święta z zaznaczeniem sposobu rekompensowania pracy w tych dniach;
- liczby przepracowanych godzin w porze nocnej;
- liczby przepracowanych godzin w godzinach nadliczbowych z zaznaczeniem, czy praca była wykonywana w nocy, w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami wolnymi od pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto oraz w innych dniach;
- liczby godzin nadliczbowych przepracowanych w warunkach przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym;
- dyżurów z zaznaczeniem miejsca ich pełnienia oraz określeniem liczby godzin efektywnie przepracowanych w czasie dyżuru;
- liczby dni i godzin udzielonego urlopu (wypoczynkowego, bezpłatnego);
- zwolnień od pracy, niezależnie od czasu ich trwania oraz
- innych nieobecności w miejscu pracy: usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych.