Wysłaliśmy pracownika 1 grudnia z Warszawy w delegację do Czech na 4 dni (powrót do Warszawy 4 grudnia). Pracownik każdego dnia przekraczał granicę, aby zanocować w hotelu w Polsce (Cieszyn). Przedstawił również rachunki za wyżywienie (pełne) z Polski.
Jak prawidłowo ustalić wysokość diet z tytułu podróży służbowej?
Czy dla każdego dnia oddzielnie ustalać czas trwania podróży zagranicznej, czy też wszystkie te dni potraktować jako jedną podróż zagraniczną i naliczyć dietę obowiązująca w Czechach?
We wskazanych okolicznościach należy pracownikowi naliczyć diety z tytułu podróży służbowej według kraju docelowego, do którego pracownika skierował pracodawca. Oznacza to, że w tym wypadku właściwym rozwiązaniem będzie ustalenie diety za cały okres podróży służbowej według stawek, jakie obowiązują w Czechach.
Zasady rozliczania podróży służbowych pracowników określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) – dalej r.p.s.k. oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) – dalej r.p.s.z. Regulacje powyższe stosuje się, na mocy art. 775 § 5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), także do pracodawców spoza sfery budżetowej, o ile nie ustalili oni innych zasad rozliczania podróży służbowych w drodze układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę.
W myśl powszechnie obowiązujących przepisów prawnych wysokość diety uzależniona jest od kwalifikacji prawnej podróży służbowej i ustalenia, czy ma ona charakter krajowy czy też zagraniczny. Wysokość diety w poszczególnych państwach określa załącznik do r.p.s.z. Jednocześnie wskazać należy, że zgodnie z brzmieniem § 4 ust. 3 r.p.s.z. dieta przysługiwać będzie w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. W omawianych okolicznościach krajem docelowym, do którego pracodawca skierował pracownika, są Czechy. Nie ma zatem znaczenia miejsce noclegu pracownika, skoro obowiązujące regulacje prawne jednoznacznie przesądzają zasady naliczania diet w przypadku zagranicznych podróży służbowych. Dodać także wypada, iż w myśl § 3 pkt 1 r.p.s.z. czas pobytu pracownika w delegacji poza granicami kraju liczony jest od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do momentu przekroczenia granicy polskiej, ale dopiero w drodze powrotnej do kraju. Nie przerywa zatem biegu czasu podróży służbowej zagranicznej przekroczenie granicy polskiej dokonane w trakcie delegacji służbowej, niezwiązane z powrotem z podróży służbowej.