Jak prawidłowo rozliczyć zaliczki pobrane z tytułu podróży służbowej?

W dniu 29 stycznia 2013 r. MPiPS podpisał rozporządzenie w sprawie podróży służbowych. Znalazły się w nim zapisy odnośnie ustalania kursu dla zaliczki pobranej w walucie polskiej oraz do jej rozliczenia. Ustalono w nim średni kurs NBP.

Takie przeliczanie jest korzystniejsze dla pracownika, ponieważ nie rodzi różnic kursowych dla pracownika, a pracodawca wyraża na to zgodę.

Jeżeli pracodawca jest spoza sfery budżetowej, przepisy nowego rozporządzenia dotyczą go tylko wtedy, gdy nie wprowadzi wewnętrznych regulacji dotyczących podróży służbowych.

Zgodnie z art. 77⁵ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Ustawodawca wprowadził przy tym zasadę, że pracodawcy sektora publicznego musza stosować przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) - dalej r.p.s., a pozostali pracodawcy mogą ustalić własne zasady, a dopiero, kiedy ich nie ustalą stosują przepisy r.p.s.

Tymczasem w § 20 ust. 3 r.p.s. wyraźnie zapisano, że rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Skoro zatem ustawodawca tak napisał, to należy stosować ten kurs (budżet) i można stosować ten kurs (poza budżetem).

Pracodawcy pozabudżetowi mają zatem wybór - albo mogą wprowadzić wewnętrzne zasady rozliczania podróży, albo trzymać się rozporządzenia. Wbrew pozorom wprowadzenie zasady, że rozliczenie następuje po kursie faktycznie zastosowanym może być niekorzystne dla pracownika - jeżeli złotówka się wzmocniła względem danej waluty, pracownik otrzyma mniejszą kwotę, niż przy zastosowaniu kursu średniego NBP z dnia otrzymania zaliczki.

Rodzi się także pytanie, czy w przypadku, gdy po zastosowaniu wyższego kursu będzie wyższa kwota do wypłaty, organy podatkowe nie będą dopatrywać się przychodu do opodatkowania. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) oraz § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) wolne od podatku są świadczenia z tytułu podróży służbowej w granicach limitów określonych w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych.