Jak prawidłowo rozliczyć czas pracy pracowników w delegacji?

Czasem pracy w delegacji jest jedynie czas wykonywania obowiązków służbowych. Nie jest nim czas przejazdu. Wynagrodzenie normalne należy się jednak pracownikowi, gdy podróż rozumiana, jako przejazd następowała w godzinach pracy. Ponadto pracodawca obowiązany jest zrekompensować pracownikowi naruszenie obowiązkowego odpoczynku dobowego lub tygodniowego, gdy podróż-przejazd naruszył ten obowiązek (np. podróż powrotna zakończyła się już po rozpoczęciu okresu dobowego odpoczynku).

Zgodnie z art. 128 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - dalej k.p. czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. 

Zobacz także: Pracodawca może ustalić ryczałtowe rozliczanie podróży służbowych

 

W odniesieniu do podróży służbowej generalnie przyjmuje się, że podczas podróży służbowej pracownik w zasadzie nie świadczy pracy i nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy w rozumieniu art. 128 k.p., chyba że podczas podróży wykonuje zatrudnienie (por. wyrok SN z 4 lipca 1978 r., I PR 45/78, PiZS z 1979 r. Nr 10 poz. 76). Konsekwencją tego jest uznanie, że czas podróży służbowej rozumianej jako przejazd nie jest czasem pracy, gdyż nie spełnia wskazanego wyżej warunku "dyspozycyjności" pracownika. W efekcie utrwalona już linia orzecznictwa przyjmuje, że co do zasady odbywanie podróży służbowej poza "czasem pracy" nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia, jeżeli przepis szczególny tego nie przewiduje (zob. wyrok SN z 27 października 1981 r., I PR 85/81, OSNC z 1982 r. Nr 5-6 poz. 76, podobnie wyrok SN z dnia 21 września 1982 r., I PR 85/82).

 

Zobacz także: Pracodawca powinien rozliczyć podróż służbową niezwłocznie po przedstawieniu rozliczenia przez pracownika

 

 

 Jednakże obecnie wykładnia ta doznaje ograniczeń, a to ze względu na obowiązujące okresy odpoczynku dobowego i tygodniowego, określone w art. 132-133 k.p. W kontekście tych uregulowań czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nadal nie są uznawane za czas pozostawania do dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy, lecz w zakresie przypadającym na godziny normalnego rozkładu czasu pracy podlegają wliczeniu do jego normy (nie mogą być od niej odliczone), natomiast w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy mają w sferze regulacji czasu pracy i prawa do wynagrodzenia doniosłość o tyle, o ile uszczuplają limit gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku. Innymi słowy, jeśli czas spędzony w drodze z delegacji narusza ustaloną w Kodeksie pracy normę 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę, wówczas pracownikowi należą się dni wolne albo dodatkowe wynagrodzenie (wyrok SN z dnia 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04, OSNP z 2006 r. Nr 5-6 poz. 76).

Powyższe oznacza, że co do zasady okres przejazdu w podróży służbowej nie jest traktowany jako czas pracy, przy czym należy pamiętać, że za czas przejazdu następującego w godzinach pracy pracownikowi należy się normalne wynagrodzenie.

Przykładowo - jeżeli pracownik pracuje zwykle w godzinach 8-16, a podróż rozpoczął o godz. 8, to za wskazane 6 godz. podróży (przejazdu) - w godzinach 8-14 - należy się mu wynagrodzenie takie, jakby w tym czasie pracował. Następnie jeżeli po przybyciu na miejsce wykonywania pracy pracował jeszcze 4 godz., to wówczas zaistnieje konieczność wypłaty należności z tytułu godzin nadliczbowych. We wskazanym wyżej przykładzie pracownik pracował od godz. 14 do 18. Oznacza to, że za godziny pracy od 16 do 18 powinien otrzymać wynagrodzenie z dodatkiem 50%, względnie ma prawo do godzin wolnych, w wymiarze wskazanym w art. 151² k.p.

Podróż (przejazd) powrotna trwa kolejne 6 godzin. W przypadku wskazanym w powyżej omawianym przykładzie pracownik rozpoczyna powrót po zakończeniu pracy tj. od godz. 18. Skoro podróż trwa 6 godz., to oznacza, że powrót pracownika następuje dopiero o godz. 24.

Doba pracownicza rozpoczyna się o godz. 8, a zatem 11-godzinny nieprzerwany okres odpoczynku dobowego pracownika rozpoczyna się od godz. 21. Oznacza to, że za 3 godziny podróży powrotnej, naruszające ten odpoczynek (godz. 21-24) pracownikowi, zgodnie z powołaną wykładnią zawartą w wyroku SN z dnia 23 czerwca 2005 r. (cyt. wyżej) należy się pracownikowi rekompensata w postaci czasu wolnego lub wynagrodzenia.

 

Zobacz także: Handlowiec w trwającej nieprzerwanie podróży służbowej

Powyższe oznacza, że pracodawca powinien wypłacić wynagrodzenie za odbytą podróż tylko w odniesieniu do podróży powrotnej odbytej późnym wieczorem. Podróż poranna następuje bowiem w godzinach pracy - oczywiście, jeżeli sytuacja faktyczna pokrywa się z opisywaną wyżej w przykładzie. To wynagrodzenie przysługuje na podstawie art. 132 w zw. z art. 128 k.p., tj. jako rekompensata za naruszenie obowiązkowego odpoczynku dobowego. Wynagrodzenie za resztę dnia jest już wypłacane za wykonaną pracę, częściowo też za pracę w nadgodzinach.

Powstała luka w uprawnieniu do wynagrodzenia (podróż powrotna po zakończeniu pracy od godz. 18 do 21) może być "wypełniona" przez pracodawcę, o ile przepisy płacowe taki przypadek przewidują (np. możliwość zapłaty za samą podróż służbową-przejazd zapisana jest w regulaminie wynagradzania), względnie jeżeli takie uprawnienie przyznał pracodawca w umowie o pracę. W innym wypadku należy uznać, że pracodawca nie ma podstawy prawnej do wypłacenia takiej należności.

 

Szukasz odpowiedzi na pytania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych? Zajrzyj do Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.