Do najczęściej spotykanych sytuacji, w których dochodzi do niesłusznej nadwyżki pieniędzy u pracownika należą m.in.:
– omyłka osoby odpowiedzialnej w zakładzie pracy za wykonanie przelewu lub dokonanie wypłaty;
– błąd rachunkowy lub merytoryczny przy obliczaniu wysokości świadczenia należnego pracownikowi;
– przyjęcie za podstawę obliczeń wadliwej dokumentacji;
– uwzględnienie przez pracodawcę zwolnienia lekarskiego pracownika już po naliczeniu i wypłacie wynagrodzenia za dany miesiąc.
Świadczenia, do wypłaty których pracodawca nie był wobec pracownika zobowiązany, a które zostały pracownikowi wypłacone wskutek błędu czy pomyłki, a także świadczenia, do wypłaty których przestała istnieć podstawa prawna, są świadczeniami nienależnymi.
W razie wypłacenia pracownikowi świadczenia w kwocie wyższej niż należna, pozornie najprostszym rozwiązaniem byłoby automatyczne pomniejszenie kolejnej wypłaty o uiszczoną nadpłatę (dokonanie potrącenia). Trzeba jednak pamiętać, że prawo pracy dopuszcza dokonywanie przez pracodawcę jednostronnych potrąceń z wynagrodzenia pracownika (po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych) jedynie w przypadku niektórych należności, do których należą: zajęcia komornicze, zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi oraz kary pieniężne. Jeśli pracodawca samowolnie dokona potrącenia w innych sytuacjach niż enumeratywnie wymienione w przepisach prawa pracy, naraża się na wysunięcie przez pracownika roszczenia o zapłatę wynagrodzenia potrąconego niezgodnie z prawem.
 
Pamiętaj!
Dokonanie przez pracodawcę samowolnego potrącenia nadpłaty wynagrodzenia może skutkować nałożeniem na pracodawcę kary grzywny.
 
Krok 1. Ustal, czy możesz dokonać odliczenia z wynagrodzenia
Jedyną sytuacją, w której pracodawca może jednostronnie pomniejszyć wynagrodzenie pracownika w razie zaistnienia nadpłaty jest odliczenie kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Warto zwrócić uwagę, że dla odróżnienia obu instytucji Kodeks pracy posługuje się w tym przypadku określeniem „odliczenie" z wynagrodzenia a nie „potrącenie".
Możliwość odliczenia z wynagrodzenia kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia obwarowana jest terminem – odliczenie to powinno zostać dokonane z kolejnego wynagrodzenia, wypłacanego w najbliższym terminie płatności. Jeśli termin ten minie, pracodawca nie będzie mógł dokonać odliczenia w kolejnym terminie płatności. W takim przypadku pieniądze wprawdzie nie przepadają, jednak droga do odzyskania nadpłaconych środków będzie znacznie bardziej złożona (patrz Krok 2 i nast.).
 
Pamiętaj!
Pracodawca może dokonać odliczenia bezpodstawnie wypłaconego za okres nieobecności w pracy nie później niż w najbliższym terminie wypłaty.
 
Krok 2. Spróbuj uzyskać zgodę pracownika na potrącenie
W braku możliwości jednostronnego umniejszenia wynagrodzenia pracownika o nadpłaconą sumę, takie umniejszenie będzie dopuszczalne tylko, o ile dokonane zostanie za zgodą pracownika. W praktyce, w większości sytuacji pracownicy po uzyskaniu od pracodawcy informacji, iż część wypłaconego świadczenia uzyskali niesłusznie, akceptują konieczność zwrotu nadwyżki. Trzeba jednak podkreślić, że pracownikowi przysługuje w tym zakresie swoboda decyzji i ma on prawo do odmowy wyrażenia zgody na potrącenie, jeśli nie zgadza się z oceną pracodawcy.
Zgoda pracownika powinna mieć formę pisemną i powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności, której wysokość jest już ustalona. Nie może być to zgoda blankietowa – czyli zgoda co do wierzytelności mogących dopiero powstać w przyszłości, których wysokość jest jeszcze nieznana.
 
Pamiętaj!
Pracodawca nie może potrącić nadpłaconego świadczenia z wynagrodzenia pracownika na podstawie zgody udzielonej ustnie.
 
Wyrażona przez pracownika zgoda na potrącenie z wynagrodzenia może być skuteczna tylko do granicy kwoty wolnej od potrąceń. W przypadku, gdy nadpłata jest większa niż kwota dopuszczalnego dobrowolnego potrącenia, pozostałą jej część wolno potrącić dopiero z kolejnej pensji.
 
Krok 3. Pozwij pracownika z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia
Jeśli pracownik nie wyraża zgody na potrącenie nienależnego świadczenia, pracodawcy pozostaje wystąpienie na drogę sądową z roszczeniem o jej zwrot na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu. Z przepisów tych wynika, iż ten kto uzyskał świadczenie bez podstawy prawnej (nienależne), powinien je zwrócić. Jednak obowiązek zwrotu świadczenia wygasa, jeżeli ten, kto je uzyskał, zużył je lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony – chyba że powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu.
Oznacza to, że co do zasady pracownik nie będzie miał obowiązku zwrotu nadwyżki, jeśli zdążył już wydać nienależnie wypłacone mu pieniądze. W praktyce taka sytuacja jest dość powszechną, albowiem pracownik ma prawo do swobodnego dysponowania otrzymanym wynagrodzeniem za pracę i zużycia go na własne potrzeby. W sytuacji, gdy pracownik wyzbył się niesłusznie wypłaconych mu przez pracodawcę pieniędzy, pracodawca aby wygrać spór sądowy musiałby udowodnić, że pracownik miał lub z obiektywnego punktu widzenia powinien mieć świadomość, że świadczenie było nienależne – i dlatego powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu.
 
Ważne!
Ciężar dowodu spoczywa po stronie pracodawcy, co oznacza, że to pracodawca musi wykazać, że pracownik miał lub powinien był mieć świadomość otrzymania nienależnego świadczenia.
 
Najnowsze orzecznictwo Sądu Najwyższego jest dość niekorzystne dla pracodawcy dążącego do odzyskania nadpłaconych pracownikowi pieniędzy...

Pełna treść poradnika znajduje się w Serwisie Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych