Jak obliczyć ekwiwalent za urlop, jeżeli pracownik otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwis HRCzy obliczając ekwiwalent za urlop biorąc pod uwagę zmienne składniki wynagrodzenia, czyli nadgodziny, należy je uzupełniać, tzn. biorąc pod uwagę lipiec, sierpień, wrzesień, gdzie kwota z nadgodzin wyniosła 700 zł w sierpniu pracownik był nieobecny 8 dni kalendarzowych z czego 6 dni roboczych.Czy obliczając wynagrodzenie ze zmiennych do ekwiwalentu należy te nadgodziny uzupełnić?

Przykład:
Pracownik powinien przepracować przez 3 miesiące 65 dni natomiast przepracował 59 dni.
Czy obliczając podstawę do ekwiwalentu ze zmiennych należy to zrobić w następujący sposób?
Obliczenia 700/59=11,86x65=770,9/3=256,97.
Czy przyjmować kwoty w kwocie faktycznie wypłaconej, czyli 700 zł?

Odpowiedź:
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej przepis § 16 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.) – dalej r.z.u.u.w., powinien być stosowany w przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika do wszystkich składników wynagrodzenia, które uwzględniane są w podstawie ekwiwalentu, a więc również do wynagrodzenia i dodatków za godziny nadliczbowe.

Uzasadnienie:
Obliczając ekwiwalent za urlop należy uwzględnić wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyłączeniem składników wynagrodzenia i świadczeń wymienionych w przepisach § 6 r.z.u.u.w. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop  w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu (§ 15  r.z.u.u.w.). Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu, odprawy, nagrody jubileuszowej w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, odprawy, nagrody jubileuszowej (§ 16 ust. 1  r.z.u.u.w.). Składniki wynagrodzenia przysługujące za okres dłuższy niż jeden miesiąc są uwzględniane w podstawie ekwiwalentu, odprawy, nagrody jubileuszowej w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, odprawy, nagrody jubileuszowej (§ 17 ust. 1  r.z.u.u.w.).
Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek wypłacany w wysokości określonej w przepisach art. 151¹ § 1 i 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną (art. 80 k.p.), dlatego po każdym miesiącu pracodawca powinien wypłacić pracownikowi normalne wynagrodzenie odpowiednio do liczby godzin faktycznie przepracowanych w danym miesiącu i dodatki za nadgodziny dobowe. Wynagrodzenie i dodatki za godziny nadliczbowe z przekroczenia dobowego stanowią dla celów ustalenia podstawy ekwiwalentu za urlop zmienny składnik wynagrodzenia przysługujący za okres miesięczny. W podstawie należy go zatem uwzględnić w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, zgodnie z przepisami § 16 ust. 1 r.z.u.u.w.
Wynagrodzenie z dodatkiem 100% z tytułu przekroczenia tygodniowej normy czasu pracy pracodawca wypłaca na koniec obowiązującego okresu rozliczeniowego. W przypadku gdy w zakładzie pracy obowiązuje jednomiesięczny okres rozliczeniowy będzie to składnik wynagrodzenia przysługujący za okres miesięczny a zatem powinien być uwzględniony w podstawie w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. W przypadku gdy w zakładzie pracy obowiązuje dłuższy niż miesięczny okres rozliczeniowy wynagrodzenie i dodatki z tytułu przekroczenia normy tygodniowej będą stanowiły składnik wynagrodzenia przysługujący za okres dłuższy niż jeden miesiąc. Powinny być zatem uwzględnione w podstawie w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, zgodnie z przepisami § 17 ust. 1 r.z.u.u.w.
W przypadku gdy w miesiącach uwzględnianych w podstawie ekwiwalentu pracownik nie przepracował pełnego okresu, wynagrodzenie za pracę faktycznie wypłacone mu w tym okresie należy uzupełnić. Uzupełnienie wynagrodzenia polega na podzieleniu wynagrodzenia faktycznie uzyskanego w tym okresie przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a następnie  pomnożeniu otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 r.z.u.u.w.). Przepisy rozporządzenia nie wprowadzają wyjątków, oznacza to ze dopełnienie dotyczy wszystkich składników wynagrodzenia, które w podstawie ekwiwalentu mogą być uwzględnione.
W ostatnim czasie na łamach czasopisma Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 18 (396) z dnia 10 września 2015 r., przedstawiono stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej dotyczące stosowania przepisów § 16 ust. 2 rozporządzenia, w przypadku gdy zmiennym składnikiem wynagrodzenia jest wynagrodzenie i dodatek za godziny nadliczbowe. Zdaniem Ministerstwa "(...) W przypadku, gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu trzech (dwunastu) miesięcy to przy ustalaniu ekwiwalentu ma zastosowanie § 16 ust. 2 rozporządzenia. Na podstawie tego przepisu wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W opinii Departamentu przy stosowaniu tych przepisów, także w przypadku pracownika wynagradzanego stawką miesięczną w stałej wysokości, nie ma znaczenia częstotliwość wypłacania wynagrodzenia z dodatkiem za pracę nadliczbową w okresie trzech (dwunastu) miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu jak i wysokość tego wynagrodzenia. (...)".  Z opinii tej wynika, że przepis § 16 ust. 2 r.z.u.u.w., powinien być stosowany w przypadku nieobecności pracownika do wszystkich składników wynagrodzenia, które uwzględniane są w podstawie ekwiwalentu, a więc również do wynagrodzenia i dodatków za godziny nadliczbowe.
Warto zauważyć, że dopełnienie wynagrodzenia za godziny nadliczbowe spowoduje przyjęcie tych składników wynagrodzenia do podstawy w zawyżonej wysokości ponieważ nie można przyjąć za pewnik, że gdyby  pracownik był w pracy otrzymałby wynagrodzenie i dodatki za godziny nadliczbowe. A ponadto dopełnienie tego typu składników wynagrodzenia będzie różnicowało sytuację pracowników, którzy w miesiącu przepracowali taka samą ilość godzin nadliczbowych, na korzyść tego pracownika, który w miesiącu miał więcej dni nieobecności w pracy.

Barbara Tomaszewska
Odpowiedzi udzielono 26.10.2015 r.