Moja firma chce zatrudnić na umowę o pracę obywatelkę polską, zamieszkałą w Bułgarii (zameldowaną w Polsce). Miejscem wykonywania pracy będzie Bułgaria. Siedziba naszej firmy znajduje się w Polsce, firma nie posiada przedstawicielstwa ani filii w Bułgarii. Pracownica będzie przyjeżdżała do siedziby w Polsce kilka razy w roku.
Gdzie w takim przypadku należy opłacać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne? Jakie ewentualnie dokumenty należy wypełnić w przypadku opłaty składek w Bułgarii? Czy ewentualnie należy zgłosić fakt opłacania składek w Bułgarii, w polskim ZUS? Co w przypadku choroby takiej pracownicy? Kto wypłaca zasiłek chorobowy?

Składki i wszystkie inne sprawy związane z zabezpieczeniem społecznym należy załatwiać w Bułgarii.

Zgodnie z regulacją unijną, dokonując wyboru prawa właściwego należy w pierwszej kolejności brać pod uwagę miejsce świadczenia pracy (tzw. zasada lex loci laboris). W myśl art. 13 ust. 2 rozporządzenia Rady (EWG) nr 1408/71 z dnia 14 czerwca 1971 r. w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych, osób prowadzących działalność na własny rachunek oraz do członków ich rodzin przemieszczających się w obrębie Wspólnoty (Dz. Urz. WE L 149 z 5 lipca 1971, s. 2 i nast. z późn. zm.) - zwane dalej rozporządzeniem 1408/71 - pracownik najemny zatrudniony na terytorium jednego państwa podlega jego ustawodawstwu, nawet jeżeli zamieszkuje na terytorium innego państwa lub jeżeli przedsiębiorstwo lub pracodawca, który go zatrudnia, ma swoją zarejestrowaną siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności na terytorium innego państwa członkowskiego. Warto przy tym zwrócić uwagę, iż pojęcie "pracownik" należy zgodnie z prawem wspólnotowym interpretować szerzej niż robi to polski kodeks pracy. Pracownikiem w rozumieniu powyższego rozporządzenia jest każdy, kto wykonuje przez pewien czas pracę na rzecz i pod kierownictwem innej osoby w zamian za wynagrodzenie (orzeczenie Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości, sygn. 1986, 2121 nb. 17 - w sprawie Lawrie-Blum).

Wyjątkiem od zasady lex loci laboris jest sytuacja, gdy pracownik wykonuje równocześnie pracę w kilku państwach. W takim wypadku pracownicy mogą wyjątkowo podlegać albo przepisom państwa, w którym mają miejsce zamieszkania, albo państwa, w którym siedzibę ma przedsiębiorstwo ich zatrudniające albo pracodawca, z którym zawarli umowę. W sytuacji określonej w pytaniu wyróżnić można dwa przypadki:

1) pracownik zatrudniony jest w kilku różnych państwach Unii, a zamieszkuje w jednym z tych państw - podlega ustawodawstwu Państwa członkowskiego, na terytorium którego mieszka, jeżeli wykonuje część swojej pracy na tym terytorium lub jeżeli jest związana z kilkoma przedsiębiorstwami, lub z kilkoma pracodawcami mającymi siedzibę, lub miejsce zamieszkania na terytorium różnych Państw członkowskich,

2) pracownik zatrudniony jest w kilku różnych państwach Unii, ale zamieszkuje w państwie UE, w którym nie jest zatrudniony - podlega ustawodawstwu Państwa członkowskiego, na terytorium którego przedsiębiorstwo lub pracodawca, który ją zatrudnia, ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.

Powyższe powoduje, iż skoro pracownica ma miejsce zamieszkania w Bułgarii i tam będzie świadczyła pracę, to tam też będzie opłacała składki ubezpieczeniowe (faktu tego nie trzeba zgłaszać w polskim ZUS). Zgłoszenia należy oczywiście dokonać według zasad bułgarskich i wypełnić wymagane przez tamtejsze prawo dokumenty. W przypadku choroby zasiłek będzie wypłacał tamtejszy ubezpieczyciel.

W przypadku gdy pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym w innym kraju EOG, składki na te ubezpieczenia można opłacać na dwa sposoby. Po pierwsze pracodawca może zarejestrować się w instytucji ubezpieczeniowej danego kraju jako płatnik i opłacać składki za pracownika według obowiązujących tam zasad. Wybór tej możliwości może być jednak dość uciążliwy, chociażby ze względu na fakt, iż w takiej sytuacji należałoby być na bieżąco z przepisami obowiązującymi w danym kraju, a dodatkowo dochodzi ewentualna bariera językowa. Powoduje to, że pracodawca musiałby korzystać z usług specjalistów z danego kraju, a to mogłoby znacznie podrożyć koszty pracy.

Pracodawca nieposiadający w danym kraju siedziby lub przedstawicielstwa powinien zgłosić się do właściwej jednostki instytucji ubezpieczeniowej tego kraju - w Polsce pracodawcy zagraniczni z państw członkowskich Unii będący płatnikami składek, niemający w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa, obsługiwani są wyłącznie przez I Oddział ZUS, 00-917 Warszawa, ul. Senatorska 6/8. Wiązać się mogą z tym faktem dodatkowe obowiązki - np. pracodawca zagraniczny niemający w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa, będąc płatnikiem składek z tytułu zatrudnienia osób świadczących pracę w Polsce, musi uzyskać identyfikator NIP. O jego nadanie zwraca się do naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście, 02-013 Warszawa, ul. Lindleya 14.

Innym rozwiązaniem jest zawarcie stosownej umowy z pracownikiem, na mocy której zobowiązałby się on do samodzielnego opłacania składek na swoje ubezpieczenia. Zgodnie bowiem z obowiązującymi przepisami unijnymi, pracodawca zagraniczny niemający w danym kraju siedziby ani przedstawicielstwa może zawrzeć z zatrudnionym pracownikiem oraz osobą świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy umowę, na podstawie której pracownik ten przejmie obowiązki pracodawcy w zakresie ubezpieczeń społecznych, tj. obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń, rozliczania oraz opłacania składek na własne ubezpieczenia, w zastępstwie pracodawcy zagranicznego. Pracownik taki staje się wtedy swoim płatnikiem i samodzielnie rozlicza się z obowiązków ubezpieczeniowych.