Koniec z półwieczną archiwizacją
Ustawa z 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) skraca z 50 do 10 lat czas przechowywania dokumentacji pracowniczej (tj. dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika) oraz umożliwia pracodawcy prowadzenie i przechowywanie jej w postaci elektronicznej, a także przesądza o jej równorzędności z dokumentacją w postaci papierowej. Ministerstwo szacuje, że roczne koszty administracyjne z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przedsiębiorców wynoszą ok. 130 mln zł. Znaczne skrócenie tego obowiązku ma przynieść firmom duże oszczędności.
ZUS przechowa dane potrzebne do emerytury
Pracodawcy będą krócej przechowywać dokumentację, a dane w niej zawarte przekażą do ZUS. Stanowić one będą podstawę do późniejszego wyliczenia przez Zakład świadczeń emerytalnych i rentowych. Dzięki tej zmianie pracownicy, kiedy będą przechodzić na emerytury, nie będą już musieli sami zbierać takich informacji. Skorzystają z danych zgromadzonych w ZUS.
Nowe obowiązki dla zleceniodawców
Zmiany w przechowywaniu dokumentacji obejmą nie tylko pracowników, lecz także zleceniobiorców, tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące. Zleceniodawca będzie zobowiązany do przechowywania dowodów potwierdzających pracę na podstawie umowy zlecenia przez 10 lat.
Data zatrudnienia zdecyduje o okresie archiwizacji
1. Zatrudnieni 1 stycznia 2019 roku i później
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po wejściu w życie ustawy - pracodawca przechowa akta przez 10 lat.
2. Zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku
Zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży.
3. Zatrudnieni przed 31 grudnia 1998 roku
Nie ma możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji. Pracodawca musi przechować ją przez 50 lat.
[-DOKUMENT_HTML-]
Dokumentacja pracownicza górników - szczególne zasady
Art. 5 ustawy wyłącza możliwość krótszej archiwizacji dokumentacji w przypadku górników. Przepis stanowi, że pracodawca przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy.
– Sytuacja górników jako pracowników jest bardzo specyficzna. Oni podlegali kilku reżimom prawnym jeśli chodzi o uprawnienia emerytalne – tłumaczył w takcie prac nad ustawą w Senacie Mariusz Haładyj, podsekretarz stanu w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii. – System emerytalno-rentowy w przypadku górników jest tak złożony, że ciężko byłoby ująć dane górników w raporcie - dodał. Stąd pozostawienie dotychczasowych regulacji. – Nie byliśmy w stanie prawnie tego zabezpieczyć – mówił Haładyj.
Pensja na konto
Ustawa zmienia również obowiązującą zasadę wypłaty wynagrodzenia. Obecnie Kodeks pracy przewiduje wypłatę do rąk własnych pracownika, a inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy albo pracownik wyrazi na to wcześniej zgodę na piśmie. Po zmianie art. 86 k.p.wypłata bezgotówkowa stanie się preferowana i wiodąca. Jeśli po 1 stycznia 2019 roku pracownik będzie chciał odbierać pensję w gotówce, będzie musiał złożyć wniosek, wszyscy pracownicy, którzy takiego wniosku nie złożą, będą musieli podać pracodawcy numer konta, na który ma zostać przelane wynagrodzenie.