Do akt osobowych pracowników należy dołączyć dokumentację z postępowania mobbingowego

Czy w aktach osobowych pracownika powinna być przechowywana dokumentacja z przebiegu postępowania mobbingowego?

Odpowiedź: Do akt osobowych pracowników (mobbera oraz mobbingowanego) należy dołączyć dokumentację z postępowania mobbingowego, gdyż jest to dokumentacja dotycząca przebiegu zatrudnienia pracowników. Wspomniana wyżej dokumentacja, po włączeniu do akt osobowych, powinna być przechowywana przez 50 lat poczynając od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy.

Uzasadnienie: Kwestię prowadzenia akt osobowych pracowników reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286) - dalej r.z.p.d. Z § 6 ust. 2 r.z.p.d. wynika, iż akta osobowe składają się z trzech części (A, B, C). W części B umieszczane są dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Przepis ten przed wymienieniem w punktach a-l poszczególnych dokumentów używa sformułowania "w tym", co wskazuje, że jest to wyliczenie przykładowe (tak: uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z dnia 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01, OSNP 2004, nr 7, poz. 118). Nie jest to katalog zamknięty.

W konsekwencji oznacza to, że nawet jeżeli dokumentacja z postępowania mobbingowego nie została wprost wymieniona w przepisie, to skoro została sporządzona w związku z przebiegiem zatrudnienia zarówno ofiary jak i sprawcy mobbingu, to powinna zostać dołączona do akt osobowych pracowników. Jest to działanie celowe również z tego względu, iż stanowi dowód, iż pracodawca wywiązuje się z ustawowego obowiązku przeciwdziałania mobbingowi w zakładzie pracy.

Kwestię okresu przechowywania dokumentacji osobowej (akt osobowych) i płacowej pracowników reguluje przepis art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.). Z wykładni tego przepisu wynika, iż dokumentacja osobowa, do której należy zaliczyć akta osobowe powinny być przechowywane przez 50 lat od momentu zakończenia stosunku pracy przez danego pracownika.

Agata Kamińska

Pytanie pochodzi  z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych