Dlaczego sądy wycofują się z elektronicznych doręczeń?

Nie minął jeszcze miesiąc, od kiedy sądy mają możliwość doręczania pism sądowych przez portal informacyjny sądu, a już potwierdziły się obawy, że nie podołają temu przedsięwzięciu.

Czytaj w LEX: System doręczeń z uwzględnieniem e-doręczeń (doręczeń elektronicznych oraz doręczeń przez Portal Informacyjny) >

- Z sygnałów, jakie do nas docierają wynika, że coraz więcej sądów powszechnych w sprawach ubezpieczeń społecznych i prawa pracy odstępuje od elektronicznych doręczeń. Dotyczy to zwłaszcza Warszawy – mówi serwisowi Prawo.pl adwokat Joanna Torbé z kancelarii adwokackiej Joanna Torbé & Partnerzy, ekspert BCC ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Jej zdaniem, dzieje się tak z powodu dużej liczby zapytań od pełnomocników, dotyczących przesyłanej im korespondencji (uzasadnień wyroków czy zawiadomień o terminach rozpraw) oraz konieczności ustalenia z ich strony, kiedy wysyłane przez nich pisma zostały doręczone do sądu.

Czytaj w LEX: Doręczanie pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego sądu - aspekty praktyczne >

Przechodzenie z powrotem na „papierowe” doręczenia to nie jest jednak tylko problemem Warszawy.
- To prawda, że sądy odstępują od elektronicznych doręczeń. Coraz częściej otrzymujemy zarządzenia w tej sprawie – potwierdza Magdalena Sudoł, adwokat z kancelarii Lubasz i Wspólnicy. Jak podkreśla, różne są tego powody. – Widzimy naturalny opór przed wprowadzeniem takiego sposobu doręczeń. Doręczenia elektroniczne stanowią wyzwanie organizacyjne zarówno dla profesjonalnych pełnomocników, jak również dla sądów – wskazuje.

- Moim zdaniem upłynie jeszcze trochę czasu zanim dojdzie do elektronicznego obiegu dokumentów, na pewno wymaga to jeszcze wiele pracy – dodaje mec. Joanna Torbé.

Czytaj również: Trudne początki e-doręczeń - niejasne przepisy, nie w pełni funkcjonalny system

Przepisy kontra rzeczywistość, czyli problemy techniczne

3 lipca 2021 r. wszedł w życie pakiet zmian, który umożliwił elektroniczne doręczenia, czyli nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego i ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2021 r., poz. 1842, dalej: ustawa antycovidowa). Zgodnie z jej art. 15zzs⁹ ust. 2, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich, w braku możliwości wykorzystania systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, sąd doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej RP pisma sądowe, poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism (portal informacyjny). Nie dotyczy to pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu.

- Ministerstwo Sprawiedliwości stale monitoruje pracę sądów, szukając rozwiązań pozwalających na jak największe usprawnienie i przyśpieszenie postępowań – zapewnił nas resort kierowany przez Zbigniewa Ziobrę.

Zobacz procedurę w LEX: Doręczanie pism sądowych >

Postanowiliśmy jednak sprawdzić, jak sytuacja wygląda w kraju. Wysłaliśmy więc pytania do sądów okręgowych.

Z informacji przekazanych nam przez sędzię Barbarę Sobocińską, wiceprezesa Sądu Okręgowego w Częstochowie wynika, że elektroniczne doręczanie korespondencji do profesjonalnych pełnomocników, w trybie art. 15zzs⁹ ustawy antycovidowej, z uwagi na problemy techniczne stosuje się w ograniczonym zakresie.

Z tego samego powodu wstrzymano też realizację elektronicznych doręczeń w Poznaniu. Jak poinformowała nas sędzia Joanna Ciesielska-Borowiec z SO w Poznaniu, stało się to na mocy zarządzenia Prezesa SO nr 750/2021 z dnia 13 lipca 2021 roku.

Elektroniczne doręczenia nie były też stosowane w VIII Wydziale Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Okręgowego w Lublinie.

- Na chwilę obecną portal, przez który doręczana jest korespondencja pełnomocnikom, nie jest zintegrowany z systemem biurowości (Sędzia 2). Sędziowie w Wydziale przyjęli praktykę, że orzeczenia podlegające zaskarżeniu z reguły doręczane są pełnomocnikom drogą pocztową. Zatem nie można w tym wypadku mówić o jakiejkolwiek zmianie trendu i zmniejszeniu liczby doręczeń elektronicznych – tłumaczy sędzia Olgierd Dąbrowski-Żegalski z SO w Olsztynie, powołując się na informacje uzyskane od Przewodniczącego IV Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Rejonowego w Olsztynie - największego sądu pracy w sądach rejonowych okręgu olsztyńskiego.

Zobacz linię orzeczniczą w LEX: Adres elektroniczny profesjonalnego pełnomocnika >

Sędzia Łukasz Zioła, rzecznik prasowy ds. cywilnych SO w Gdańsku podkreśla, że e-doręczenia realizowane są przez Wydziały Pracy od dnia wejście w życie nowelizacji, tj. od dnia 3 lipca 2021 r. i w żadnych z nich nie odstąpiono od elektronicznych doręczeń. Jedynie w VII Wydziale Pracy i Ubezpieczeń Społecznych SO w Gdańsku z uwagi na znaczną absencję urlopową pracowników i sędziów, doręczanie przez portal informacyjny zostanie w pełni wdrożone po zakończeniu okresu urlopowego.

- Odstąpienie od elektronicznego doręczenia pism pełnomocnikom będących adwokatami i radcami prawnymi, jeśli następuje, to jest wynikiem zarządzenia sędziego referenta w konkretnej sprawie, z reguły na wniosek pełnomocnika lub strony o doręczanie pism metodą tradycyjną zgłoszony na piśmie. Do Sądu Okręgowego w Białymstoku wpłynęły wnioski tego typu zgłoszone przez ZUS Oddział w Białymstoku oraz KRUS O/R w Białymstoku – zapewnia sędzia Dariusz Gąsowski, rzecznik prasowy SO w Białymstoku.

W SO Warszawa-Praga odstąpienie od elektronicznych doręczeń ma charakter jednostkowy, dotyczy konkretnych spraw i występujących w nich okoliczności - zasadą jest doręczanie profesjonalnym pełnomocnikom korespondencji poprzez Portal Informacyjny.

Zobacz procedurę w LEX: Wnoszenie pisma przez adwokata, radcę prawnego lub rzecznika patentowego >

Potwierdziły się natomiast coraz liczniejsze przypadki odstępowania od elektronicznego doręczenia w Warszawie. - Doręczenia elektroniczne za pośrednictwem Portalu Informacyjnego możliwe są od 3 lipca 2021 r., a więc trudno mówić w tym przypadku o praktyce, ale w większości przypadków sędziowie odstępują od takiego doręczenia. Spowodowane jest to tym, że system biurowości sądowej SAWA nie jest w pełni zintegrowany z Portalem Informacyjnym oraz brakiem pewności, czy pełnomocnik ma już do niego dostęp. Zapewne w miarę upływu czasu ilość doręczeń elektronicznych będzie wzrastała – twierdzi Samodzielna Sekcja Prasowa SO w Warszawie.

- Każdy z sędziów na skutek zmian ustawy zostaje postawiony przed wyborem określonego sposobu postępowania. W niektórych wydziałach sądów okręgu łódzkiego sędziowie korzystają z tej możliwości i wydają zarządzenia (umieszczone na Portalu Informacyjnym w każdej sprawie, w której występują fachowi pełnomocnicy) informujące, że np. do 15 września 2021 r. (tj. do momentu pełnego zintegrowania systemów) wszystkie doręczenia będą odbywać się bez udziału Portalu Informacyjnego (czyli tradycyjnie pocztą) – zapewnia sędzia Monika Pawłowska-Radzimierska, rzecznik prasowy ds. cywilnych Sądu Okręgowego w Łodzi.

Czytaj w LEX: Elektronizacja pism procesowych, doręczeń i posiedzeń jawnych w postępowaniu cywilnym w okresie pandemii COVID-19 >

Kodeks pracy. Komentarz

Kazimierz Jaśkowski, Eliza Maniewska

Sprawdź

Cena promocyjna: 215.1 zł

Cena regularna: 239 zł

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł

System pełen błędów i coraz dłuższe oczekiwanie na rozprawę

W opinii mec. Magdaleny Sudoł, w systemie nadal zdarzają się błędy, np. uzyskanie dostępu do sprawy, w której nie występuje jako pełnomocnik czy brak usunięcia dostępu do sprawy, w przypadku cofnięcia pełnomocnictwa. Przykłady można mnożyć. Zdarzało się, że sąd w ogóle nie przesłał załącznika albo przesłał tylko kawałek pisma. – Jeśli jako pełnomocnik zmieniam adres poczty elektronicznej, to zdarza się, że system jej nie aktualizuje lub aktualizuje z opóźnieniem. Problemem praktycznym może być również sytuacja ustanowienia kilku pełnomocników do jednej sprawy i skorzystanie z substytucji, czyli ustanowienie kolejnego pełnomocnika dla sprawy. Sądy automatycznie udostępniają w takim wypadku dostęp do sprawy dalszym pełnomocnikom. A potem wystarczy, że jeden z nich otworzy bądź pobierze pismo, co może nieść ze sobą poważne konsekwencje, np. skutkować rozpoczęciem biegu terminów procesowych – podkreśla mec. Magdalena Sudoł.

A to nie koniec problemów. Bo, jak twierdzi, wydaje się, że obecnie nie ma jednej zasady postępowania sądów z różnych apelacji. Zdarza się, że informacje o podejmowanych czynnościach lub publikowane dokumenty umieszczane są w różnych zakładkach i po prostu trzeba ich za każdym razem szukać gdzie indziej. – Współczuję pełnomocnikom, którzy prowadzą masowe sprawy i mają ich po kilka tysięcy. W praktyce weryfikacja treści publikowanych w Portalu Informacyjnym oznaczać może zajęcie dla dodatkowej osoby w kancelarii, która zostanie zatrudniona wyłącznie w tym celu – zauważa mec. Sudoł.

Zobacz procedurę w LEX: Wytoczenie powództwa w sprawach zakresu prawa pracy >

Także mec. Joanna Torbé jest zdania, że system nastręcza wiele problemów. – Pełnomocnicy nie mają jednej skrzynki, do której trafiałaby korespondencja ze wszystkich sądów. Na dodatek różne sądy zamieszczają korespondencję o różnych godzinach, co nie ułatwia pracy. Aktualnie wiele pism doręczanych jest i pocztowo i elektronicznie – zaznacza mec. Joanna Torbé. Jak twierdzi, coraz dłuższy jest nie tylko czas oczekiwania na wyznaczenie terminu pierwszej rozprawy, ale i kolejnych. – Jak już sprawa wejdzie na wokandę, to wiele zależy od metodyki działania konkretnego sędziego. Jedni prowadzą sprawę, żeby ją zakończyć, inni – prowadzą wszystkie swoje sprawy na raz. Do tego często sprawy już po pierwszej rozprawie online kierowane są na posiedzenia stacjonarne, bo na skutek tego, że pojawia się konieczność okazania stronie dokumentów, nie da się przeprowadzić rozprawy w trybie zdalnym – podkreśla mec. Torbé.

Jej słowa potwierdzają informacje z poszczególnych sądów. Przykładowo średni czas oczekiwania na wyznaczenie terminu pierwszej rozprawy w VII Wydziale Pracy i Ubezpieczeń Społecznych SO w Krakowie wynosi:

18,95 proc. spraw – do trzech miesięcy,
24,82 proc. spraw – do 6 miesięcy,
56 proc. spraw – powyżej 6 miesięcy.

Z kolei Sądzie Rejonowym dla Krakowa – Nowej Huty IV Wydziale Pracy i Ubezpieczeń Społecznych czas oczekiwania wynosi:

17 proc. spraw – do trzech miesięcy,
15,5 proc. spraw – cztery do sześciu miesięcy,
36,5 proc. spraw – od siedmiu do 12 miesięcy,
31 proc. spraw – ponad dwanaście miesięcy.

Zobacz procedurę w LEX: Kumulacja roszczeń w sprawach z zakresu prawa pracy >

W Sądzie Rejonowym dla Wrocławia – Śródmieście (IV Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych) obecnie średni czas oczekiwania na wyznaczenie pierwszego terminu rozprawy to okres od 2 do 4 miesięcy, a czas oczekiwania na drugi termin rozprawy to także okres od 2 do 4 miesięcy.

Czas oczekiwania na wyznaczenie terminu pierwszej rozprawy w IV Wydziale Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w Sądzie Okręgowym w Olsztynie
Razem ilość spraw, w których wyznaczono pierwszy termin rozprawy	Do 1 miesiąca	Pow.1-2 m-cy	Pow.2-3 m-cy	Pow.3-4 m-cy	Pow. 4-6 m-cy	Pow. 6-12 m-cy	Ponad 12 m-cy
1178 (I instancja ubezpieczeniowe)	198	215	138	94	157	178	198
7 (I instancja pracownicze)		2		1	1	2	1
33 (II instancja ubezpieczeniowa)	3	17	7	3	2	1
51 (II instancja pracownicza)	4	25	14	3	5

Źródło: SO w Olsztynie

Jak twierdzi sędzia Olgierd Dąbrowski-Żegalski, czas oczekiwania na wyznaczenie pierwszej rozprawy w IV Wydziale Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w Sądzie Rejonowym w Olsztynie w sprawach pracowniczych jest bardzo różny. Przede wszystkim uzależnione jest to od tego, czy pozew zawiera braki i jakie, czy powód wnosi o zwolnienie od kosztów sądowych itp. - W takich sytuacjach czas do wyznaczenia pierwszej rozprawy może być odległy, nawet powyżej 6 miesięcy. Natomiast w przypadku pozwów nie obarczonych żadnymi brakami z reguły termin pierwszej rozprawy przypada w ciągu miesiąca-dwóch od dnia złożenia odpowiedzi na pozew (zwykle składana jest około 3 tygodni od dnia wniesienia pozwu). Tak więc pierwsza rozprawa z reguły jest wyznaczana w ciągu 2-4 miesięcy od wpłynięcia sprawy – podkreśla sędzia Dąbrowski-Żegalski. I dodaje: - Obecnie czas oczekiwania na wyznaczenie pierwszej rozprawy znacznie się skrócił, przy czym rzadko termin rozprawy wyznaczany jest w ciągu miesiąca. Po zmianie przepisów kodeksu postępowania cywilnego w listopadzie 2019 r. wyznaczenie rozprawy następuje co do zasady po złożeniu odpowiedzi na pozew (pozwany ma na to minimum 14 dni i z reguły taki minimalny termin jest zakreślany), tak więc ze względu na obieg korespondencji rzadko udaje się wyznaczyć rozprawę w ciągu miesiąca od wpływu sprawy.

Zobacz procedurę w LEX: Odrzucenie pozwu w sprawach z zakresu prawa pracy >

W Sądzie Rejonowym w Kartuzach w IV Wydziale Pracy dotychczasowy średni czas oczekiwania na wyznaczenie pierwszej rozprawy wynosił 2,5 miesiąca, drugiej - 2 miesiące, a w Sądzie Rejonowym w Gdyni w IV Wydziale Pracy - na termin pierwszej rozprawy - w ponad połowie spraw – czekało się średnio od miesiąca do 6 miesięcy, w pozostałej części - powyżej 6 miesięcy. W Sądzie Rejonowym Gdańsk - Południe w Gdańsku dotychczasowy średni czas oczekiwania na termin pierwszej rozprawy był dłuższy niż 6 miesięcy, głównie z powodu braków kadrowych i nieobsadzenia dwóch stanowisk sędziowskich spośród pięciu przypadających na wydział. W przypadku zaś SO w Gdańsku VII Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - w ponad połowie spraw termin wyznaczenia pierwszej rozprawy wahał się od 3 do 6 miesięcy, a w pozostałej części wynosił powyżej 6 miesięcy. - W sprawach ubezpieczeniowych dość często postępowanie skoncentrowane jest na jednym terminie rozprawy – twierdzi sędzia Łukasz Zioła.

Sędzia Tomasz Szaj, rzecznik prasowy SO w Szczecinie twierdzi z kolei, że w 2020 r. zdecydowana większość spraw miała wyznaczony termin rozprawy przed Sądem Rejonowym w ciągu 4 miesięcy od wpływu do sądu, natomiast w I półroczu 2021 r. termin ten uległ wydłużeniu do 5 – 6 miesięcy. Natomiast przed Sądem Okręgowym te terminy są dłuższe i wynoszą około 6 miesięcy, aczkolwiek są też sprawy, gdzie termin rozprawy wyznacza się już po miesiącu.

W Sądzie Okręgowym w Warszawie okres oczekiwania na wyznaczenie terminów rozpraw jest różny w zależności od metodologii procedowania przez sędziego referenta oraz rodzaju sprawy (pracownicza czy ubezpieczeniowa). Średni czas wyznaczenia pierwszego terminu rozprawy po otrzymaniu odpowiedzi na pozew, to ok. 3-6 miesięcy. Wyznaczenie drugiego terminu rozprawy odbywa się, w zależności od toku sprawy, 1-3 miesiące.

Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Komentarz >>

Podwójny obieg dokumentów albo zmiana przepisów

- System elektroniczny może pomóc w codziennej pracy. Musi jednak działać sprawnie, umożliwiać dołączanie załączników w różnych formatach oraz pozwalać na integrację nie tylko po stronie sądów, ale też systemów IT kancelarii prawnych. W przeciwnym razie konieczne będzie prowadzenie podwójnego obiegu dokumentacji – papierowej oraz elektronicznej. Dlatego nie kwestionujemy przekazywania korespondencji w formie papierowej, bo przy błędach obecnych systemów łatwiej się tym zarządza – mówi Tomasz Klemt, radca prawny, właściciel kancelarii prawnej. I dodaje: - We wprowadzanych systemach (np. Portalu Rejestrów Sądowych) nie może być tak, że samo zalogowanie się do systemu powoduje fikcję doręczeń. Przecież w ten sposób nie można w ogóle wyjechać na urlop, bo sprawdzenie skrzynki uruchamia bieg terminów.

W opinii mec. Magdaleny Sudoł, idea elektronicznych doręczeń jest co do zasady słuszna, ale nie w takim kształcie. - Spodziewam się, że najpóźniej pod koniec roku przepisy w tym zakresie zostaną zmienione – dodaje.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.