Dane z GPS są danymi osobowymi

Pracodawca może założyć w swoich samochodach służbowych system monitorowania i zarządzania pojazdami w oparciu o system GPS. Jednak pracownicy powinni być poinformowani, że w autach zamontowane są takie urządzenia. Jeśli pracownik ma używać samochodu do celów prywatnych, dodatkowo potrzebna jest jego zgoda na instalację nawigacji.

Kwestie związane z kontrolą używania samochodów służbowych za pomocą GPS ocierają się o uregulowania zawarte w kodeksie pracy i ustawy o ochronie danych osobowych. Z nawigacji często korzystają firmy transportowe i działy handlowe. Wszystko po to by zoptymalizować trasy dojazdu i tym samym ograniczyć koszty.

Zgodnie z art. 22 kodeksu pracy, pracownik w ramach stosunku pracy zobowiązuje się do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym. Natomiast pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Istotą pracowniczego stosunku pracy jest więc przyporządkowanie pracownika, od którego pracodawca ma prawo wymagać aby ten w godzinach pracy wykonywał zadania określonego rodzaju oraz w wyznaczonym miejscu i czasie. A więc jeśli pracodawca wyposaża pracownika w samochód służbowy, to wówczas może w nim zainstalować system GPS. Wtedy jego zachowanie mieści się w ramach władczych cech stosunku pracy. Nie oznacza to jednak, że taką kontrolę można stosować dowolnie.

Tego typu kontrola pracowników, wymaga spełnienia pewnych warunków. Przepisy kodeksu pracy wskazują, jakich danych osobowych może żądać pracodawca od pracownika zatrudniając go i jakich innych może wymagać w razie korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w przepisach. Zakres danych osobowych przekazywanych pracodawcy może też wynikać z odrębnych przepisów.

Natomiast ustawa o ochronie danych osobowych gwarantuje każdemu prawo do ochrony dotyczących go danych osobowych. Są nimi wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. A zatem, każdy może decydować o tym jakie informacje osobiste chce udostępnić osobom trzecim, a kiedy pozostać osobą anonimową. W sprawie instalacji systemu GPS w samochodach i gromadzeniu za jego pomocą danych o pracowniku wypowiedział się Naczelny Sąd Administracyjny ( I OSK 1079/2010). Stwierdził on, że ich gromadzenie jest gromadzeniem danych osobowych w rozumieniu powyższej ustawy. Argumentował, że informacją dotyczącą osoby jest zarówno ta odnosząca się do niej wprost, jak i odnosząca się bezpośrednio do przedmiotów czy urządzeń, ale poprzez możliwość powiązania ich z określoną osobą pośrednio stanowi informację także o niej samej.

Z ustawy o ochronie danych osobowych wynika, że zgoda pracownika na zainstalowanie systemu GPS w samochodzie służbowym nie jest potrzebna, jeśli przetwarzanie danych jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Ale w tym wypadku chodzi o kontrolę pracownika tylko w godzinach pracy. Jeśli jednak pracownik ma zgodę pracodawcy do korzystania z samochodu osobowego poza godzinami pracy do celów prywatnych, to wówczas gromadzenie danych z GPS dotyczyłoby strefy pracownika niezwiązanej w ogóle z jego obowiązkami pracowniczymi.