Czy przepisy regulują wysokość zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika na zakup okularów korygujących wzrok?

Czy pracodawca ma wskazaną minimalną i maksymalną kwotę refundacji, jaką musi ponieść? Na jakiej podstawie należy ją ustalić?

Pytanie pochodzi z publikacji Serwisu BHP.

Przepisy nie określają wysokości kwoty, jaką pracodawca powinien zwrócić pracownikowi z tytułu refundacji kosztów okularów korygujących wzrok do pracy przy obsłudze monitora ekranowego, pozostawiając mu w tym zakresie wolną rękę. Należy jednak pamiętać, że kwota ta powinna wystarczyć na zakup odpowiednich okularów.
W myśl § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973) pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych, przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Choć przepis ten jest bardzo ogólny, wynika z niego jednoznacznie, że pracodawca ma pokryć pełne koszty zakupionych przez pracownika okularów ("zapewnić"), a nie tylko ich część. Pracodawca, w celu ograniczenia roszczeń pracowników dotyczących zwrotu poniesionych kosztów w dowolnej wysokości, powinien określić wewnętrznym aktem prawnym (zarządzeniem, decyzją, regulaminem itp.) maksymalną kwotę, jaką przeznacza na ten cel. Należy jednak zaznaczyć, że musi to być kwota realna, która faktycznie umożliwi pracownikowi zakup odpowiednich okularów. Pracownik nie może jednak oczekiwać, że pracodawca będzie finansował kosztowne oprawki okularów, sygnowane przez znanych projektantów mody, gdyż w interesującym nas przypadku okulary mają jedynie spełniać określoną funkcję.
Przed określeniem maksymalnej kwoty refundacji warto udać się do pobliskiego zakładu optycznego dla zorientowania się w przeciętnych cenach okularów (szkieł i oprawek) w danej miejscowości, i na tej podstawie ustalić jakąś górną granicę. Jeżeli jednak pracownikowi będzie zależało na droższych oprawkach, to nie ma przeszkód, aby pokrył różnicę z własnych środków.
Analizując wiele wewnętrznych regulacji prawnych dotyczących refundacji okularów korygujących wzrok, spotkałem się z różnymi kwotami, jakie pracodawcy decydowali się zwracać pracownikom. Były to kwoty od 50 zł (te raczej uniemożliwiały zakupu okularów i były do zakwestionowania przez każdą kontrolę) do nawet 1000 zł. Wszystko zależało od sytuacji ekonomicznej danego przedsiębiorstwa oraz od tego, czy była to jednostka państwowa, samorządowa czy prywatna. Przeciętnie jednak pracodawcy decydowali się pokrywać koszty zakupu okularów do 350 zł.

Więcej na ten temat w Serwisie BHP.