Pracownik odbywał podróż służbową po terenie Ukrainy, przebywał w hotelach, których koszt przekraczał limit określony w rozporządzeniu.
Czy przekroczenie limitu na noclegi w delegacji zagranicznej rodzi obowiązek podatkowy (podatek od osób fizycznych) pracownika?
Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia.
Jeżeli pracodawca w uzasadnionym przypadku wyraził zgodę na zwrot kosztów noclegów w kwocie wyższej niż kwota określona dla danego kraju w załączniku do rozporządzeniu, nadal mamy do czynienia z kwotą zgodną z rozporządzeniem, a tym samym z kwotą wolną od podatku i składek ZUS.
Zgodnie z zapisami art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) oraz § 2 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) wolne od podatku i składek ZUS są świadczenia wypłacane w związku z podróżą służbową - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Sięgając do § 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) stwierdzić należy, iż za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej ten limit.
W sytuacji, gdy pracodawca wyrazi powyższą zgodę mamy do czynienia ze zwiększeniem limitu. Powoduje to, że zwrot w granicach określonych przez ustawodawcę jest zwrotem w ramach limitu, nawet jeśli przekracza kwotę określoną w rozporządzeniu.