Czy pracownikowi należy się zwrot kosztów podróży, jeśli przedłużył podróż o pobyt prywatny?

Brak jest klarownych przepisów na temat zwrotu kosztów podróży, jeśli podróż służbowa została przedłużona o pobyt prywatny, a zdania w doktrynie są podzielone, podkreśla Paweł Ziółkowski,ekspertSerwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.

Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych:

Pracownik pojechał na imprezę firmową do Niemiec. Impreza trwała do piątku do godziny 12.00. Z Polski do Niemiec podróżował samolotem, a następnie pociągiem. Pracownik postanowił jednak przedłużyć swój pobyt do niedzieli w celu zwiedzenia innego niemieckiego miasta. Do Polski wrócił samolotem z terenu Francji ze względu na niższy koszt biletu lotniczego.

Czy pracownikowi należy się zwrot kosztów powrotu z podróży służbowej, jeżeli przedłużył podróż o pobyt prywatny?

Czy diety powinny być obliczone tak, jakby wracał w piątek?

Czy pracownikowi przysługuje zwrot za bilety powrotne?

Odpowiedź: zakładając, że impreza była firmowa, pracownikowi należą się diety do piątku i zwrot kosztów podróży. Brak jest wyraźnych przepisów na ten temat, a zdania w doktrynie są podzielone.

Uzasadnienie: po prawną definicję delegacji należy sięgnąć do ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - dalej k.p. Zgodnie z art. 77⁵ k.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Oznacza to, że aby mieć do czynienia z podróżą służbową musi być spełniony szereg warunków:

1) pracownik musi otrzymać polecenie wyjazdu służbowego,

2) pracownik musi wykonywać w trakcie wyjazdu zadanie służbowe,

3) zadanie powinno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Jednym z warunków uznania wyjazdu za służbowy jest zatem wykonanie zadania służbowego. Innymi słowy impreza, na którą pojechał pracownik musiała mieć charakter firmowy, żeby można było rozliczyć wyjazd jako delegację.

Zobacz: Pracownik może zrzec się diety za podróż służbową

Niestety przepisy nie regulują zagadnienia przerw w podróży służbowej, wobec czego możemy bazować jedynie na zdrowym rozsądku. Brak regulacji oznacza brak zakazu, a więc taką przerwę należy uznać za dopuszczalną. Innymi słowy zasadnym jest ustalenie czasu trwania podróży zagranicznej (od momentu wyjazdu z Polski do momentu przyjazdu). Następnie należy odjąć czas pobytu prywatnego (okres od 12:00 w piątek do momentu startu samolotu w niedzielę) i naliczyć diety. Pracownikowi można zwrócić koszty przelotu w niedzielę, tym bardziej, że z pytania wynika, że były niższe niż w przypadku podróży piątkowej. Fakt, że przelot był z Francji, a nie Niemiec uznałbym za nieistotny.

Uwaga: brak przepisów powoduje, że można też spotkać się z innym zdaniem na przerwy w podróży służbowej i powrót w innym dniu. Dlatego też lepiej unikać takich sytuacji, a jeżeli już do nich dojdzie przygotować logiczne wyjaśnienie całej sytuacji. Oprzeć się przy tym należy przede wszystkim na zasadzie mówiącej, że wszystko, co nie jest zakazane – jest dozwolone. Skoro więc nie ma zakazu robienia przerw w delegacji, to należy uznać je za dopuszczalne, a skoro celem podróży było wykonanie zadania służbowego, to pracodawca powinien pokryć także koszty powrotu, nawet jeżeli następuje on z opóźnieniem.