Pytanie pochodzi z publikacji Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Spółka w związku z prowadzoną działalnością zamierza wysłać swojego pracownika na delegację zagraniczną. Wyjazd będzie w czwartek, a spotkania służbowe mają trwać do piątkowego wieczoru. Delegowany pracownik poprosił pracodawcę o możliwość powrotu do Polski dopiero w poniedziałek rano, jednocześnie zobowiązując się do zapewnienia sobie przez sobotę i niedzielę posiłków, noclegu oraz rezygnując z 25% diety za te dwa dni.
Czy pracodawca może wyrazić na to zgodę?
Czy niesie to za sobą jakiekolwiek konsekwencje?
Odpowiedź:
Nie ma przeszkód, aby pracownik po wykonaniu zadań służbowych przydzielonych mu w ramach zagranicznej podróży służbowej, za zgodą pracodawcy, pozostał jeszcze w miejscu docelowym takiej podróży – tym razem w celach prywatnych. Pracodawca powinien zadbać o jasne określenie czasu wykonywania przez pracownika zadań służbowych oraz czasu przeznaczonego na cele prywatne – ma to istotne znaczenie z punktu widzenia rozliczenia takiej podróży.
Uzasadnienie:
Przepisy nie zakazują łączenia podróży służbowej z prywatnym pobytem pracownika w miejscu docelowym. W praktyce takie sytuacje mają miejsce dość często, zwłaszcza w przypadku podróży zagranicznych. Trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p., pod pojęciem podróży służbowej rozumieć należy wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. W kontekście przytoczonej wyżej definicji, ewentualne przedłużenie wyjazdu służbowego w związku z realizacją przez pracownika celów prywatnych (a nie zadań służbowych), nie kwalifikuje się zatem jako podróż służbowa – w związku z czym pracodawca nie ponosi kosztów takiego prywatnego pobytu pracownika (noclegów, wyżywienia, diet). Takich wydatków nie sposób byłoby zakwalifikować jako świadczeń związanych z podróżą służbową. O ile więc pracodawca może wyrazić zgodę na przedłużenie podróży służbowej na prośbę pracownika, który po wykonaniu zadań służbowych ma zamiar spędzić jeszcze czas w miejscu docelowym – tym razem w celach prywatnych – o tyle pracownik powinien sam ponosić koszty takiego przedłużonego pobytu. Z tym zastrzeżeniem, że pracodawca powinien zwrócić pracownikowi koszty poniesione przez niego w związku z zakupem biletu powrotnego – nawet w sytuacji, gdy data powrotu zostaje przesunięta w czasie w związku z przedłużeniem delegacji na prośbę pracownika. W tym zakresie wypowiedziała się Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z dnia 2 października 2009 r., IPPB5/423-414/09-4/JC, stwierdzając m.in.: „Zdarza się, iż po realizacji celu służbowego, za zgodą pracodawcy pracownicy przedłużają pobyt dla realizacji celów prywatnych. W czasie wykonywania zadań służbowych przez pracowników Spółka pokrywa wszystkie koszty pobytu delegowanego. Natomiast koszt pobytu prywatnego, ponosi w całości pracownik. Przepisy prawa podatkowego nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdem prywatnym. Wobec powyższego, spółka prawidłowo zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatki na podróż służbową pracownika, w tym na bilet powrotny, w sytuacji gdy za zgodą pracodawcy pracownik przedłużył podróż służbową i za czas pobytu prywatnego sam ponosił określone wydatki.”
Paulina Zawadzka-Filipczyk,
autorka współpracuje z publikacją Serwis Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Odpowiedzi udzielono 16.06.2015 r.