Z sygnałów, jakie docierają do redakcji Prawo.pl wynika, że coraz więcej pracodawców zgłasza się do prawników, bo chcą wiedzieć, czy muszą ponosić koszty utrzymywania modułów oprogramowania służących do rozliczeń PPK (czyli pracowniczych planów kapitałowych) w sytuacji, gdy w zakładzie pracy nie mają już żadnego pracownika, który byłby uczestnikiem programu, bo ostatni lub jedyny, który zapisał się do PPK, właśnie odszedł z pracy. Przedsiębiorcy nie wiedzą bowiem, czy mimo to są zobowiązani utrzymywać systemy i płacić za kolejne ich aktualizacje albo płacić doradcom podatkowym lub księgowym za obsługę kadrowo-płacową w oczekiwaniu, że kiedyś w firmie pojawi się nowy pracownik, który zechce przystąpić do PPK albo „stary” pracownik zmieni zdanie i zapragnie zostać uczestnikiem programu.
Szkopuł w tym, że ustawa nie daje żadnej odpowiedzi na te pytania.
Czytaj również: Rząd zmienia ustawę o PPK, by uregulować sytuację pracowników - płatników>>
Pytania póki co bez odpowiedzi w prawie
Chodzi oczywiście o ustawę o pracowniczych planach kapitałowych (dalej: ustawa o PPK), która nakłada na pracodawców jako podmioty zatrudniające obowiązek zawarcia umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK oraz odprowadzania wpłat za pracowników, którzy zapiszą się do PPK. W tej jednak kwestii ustawa milczy.
- Otrzymujemy wiele zapytań od pracodawców, którzy nie wiedzą, czy po ustaniu zatrudnienia jedynego pracownika, który był uczestnikiem PPK, nadal mają obowiązek utrzymywać cały system. Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych w ogóle nie precyzuje tej kwestii. Na ten moment nie ma więc możliwości wygaszenia systemu – mówi serwisowi Prawo.pl Paulina Jastrzębiec Siemiątkowska, Senior Associate, radca prawny w Dziale Prawnym kancelarii Olesiński i Wspólnicy.
Cena promocyjna: 62.1 zł
|Cena regularna: 69 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł
Przedsiębiorcy patrzą na koszty
Niewykluczone, że z uwagi na trudną sytuację spowodowaną pandemią pracodawcy zaczęli patrzeć na koszty, a ten wcale nie są małe.
- Prowadzenie rozliczeń PPK może stanowić odrębną, dodatkową usługę świadczoną przez kancelarie doradztwa podatkowego, ale równie dobrze może być częścią pakietu usług kadrowo-płacowych. Wszystko zależy od umowy, jaką ma podpisaną przedsiębiorca z kancelarią – wyjaśnia Przemysław Hinc, doradca podatkowy z kancelarii PJH Doradztwo Gospodarcze. Jak tłumaczy, koszty usługi zależą od licencji na oprogramowanie, czy jest to pakiet pozwalający na obsługę kilku pracowników, po przekroczeniu którego trzeba dokupić kolejny, czy też obejmuje całą firmę. No i ceny aktualizacji oprogramowania.
Niektóre duże firmy dostarczające oprogramowanie kadrowo – płacowe dają również możliwość rozliczania PPK w ramach zakupionych licencji, ale takie oprogramowanie odpowiednio więcej kosztuje. - Słyszałem, że na rynku za samo rozliczanie PPK trzeba zapłacić od 30 do zł do 50 zł za pracownika, a bywa, że więcej – mówi Przemysław Hinc.
Przykładowo w Warszawie ceny są mocno zróżnicowane. Jak udało się nam ustalić, biura rachunkowe, które biorą na siebie dodatkową usługę w postaci rozliczania PPK, oczekują zapłaty 20-30 zł za pracownika, ale są i takie, które żądają 100 zł za jedną zatrudnianą osobę. I to co miesiąc.
Jak nieoficjalnie przyznają księgowi, to próba zrekompensowania sobie kosztów, jakie musieli ponieść przy zakupie specjalnego oprogramowania. – Dokupienie modułu oprogramowania służącego do rozliczania PPK to 2 tys. zł netto. Jednorazowy koszt zakupu oprogramowania - w zależności od oferującej je firmy i liczby pracowników, których program ma obsługiwać – to 4 tys. zł lub 6 tys. zł netto – mówi nam księgowa z Warszawy.
- Wydałam na moduł 1620 zł a klient, którego pięciu pracowników będę rozliczała, zgodził się zapłacić po 20 zł miesięcznie za osobę. Nie odzyskam tych pieniędzy zważywszy, że w przyszłym roku kupić będę musiała aktualizację oprogramowania – mówi inna księgowa z Mazowsza.
- Po wprowadzeniu PPK symbolicznie podnieśliśmy ceny świadczonych przez nas usług – przyznaje Monika Smulewicz, dyrektor zarządzający, partner w Grant Thornton. Jak zaznacza, liczne zmiany przepisów powodują, że ceny usług księgowych i kadrowo-płacowych rosną. Bo – jak mówi - rozliczenia PPK, na skutek niedoskonałości narzędzi, zajmują czas a czas to pieniądz.
Czytaj również: PFR: Zatrudniony w zagranicznym podmiocie może go zastąpić w tworzeniu PPK>>
Co dalej?
- Niestety, zgodnie z obowiązującymi przepisami nie mogę zarekomendować innego rozwiązania niż dalsze utrzymywanie systemu, co nie znaczy, że z tym się w pełni zgadzam. Kierując się jednak interesem pracodawców i zgodnością ich działań z prawem, nie można optować za likwidacją systemu z uwagi na ustanie zatrudnienia pracownika, który był uczestnikiem PPK. Jego rachunek bowiem, mimo odejścia z pracy, nadal istnieje – podkreśla mec. Paulina Jastrzębiec-Siemiątkowska.
Także Łukasz Kuczkowski, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski, uważa, że nawet wtedy, gdy z PPK wypisze się ostatni należący do niego pracownik albo z pracy odejdzie jedyna osoba spośród załogi, będąca uczestnikiem PPK, to pracodawca musi utrzymywać system w gotowości. Zwraca przy tym uwagę na fakt, że deklaracje o rezygnacji z uczestnictwa w PPK mają charakter czasowy i każdy pracownik, który wcześniej nie chciał oszczędzać w PPK, może zmienić zdanie. – Ustawodawca wyszedł również ze słusznego założenia, że każdy pracodawca zatrudnia nowych pracowników, także wówczas gdy dochodzi do przejęcia zakładu pracy, i musi mieć u siebie program gotowy do przystąpienia – mówi mec. Kuczkowski. I dodaje: - Jeżeli pracodawca jako podmiot zatrudniający nie jest ustawowo zwolniony z obowiązku tworzenia PPK, a wszyscy pracownicy złożą deklarację o rezygnacji z oszczędzania, to i tak taki pracodawca jest zobowiązany to PPK u siebie w zakładzie pracy utworzyć i utrzymywać.
Biuro Prasowe PRF w odpowiedzi na nasze pytanie poinformowało, że zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK przepisów ustawy o PPK nie stosuje się do mikroprzedsiębiorcy, jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą temu podmiotowi deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. W takiej sytuacji podmiot zatrudniający nie powinien zawierać umowy o zarządzanie PPK. - Jeśli umowa o zarządzanie PPK została przez mikroprzedsiębiorcę zawarta przed momentem, kiedy wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację rezygnacji, będzie ona podstawą do zawarcia umowy o prowadzenie PPK w przypadku zatrudnienia nowej osoby zatrudnionej, która nie zdecyduje się zrezygnować z oszczędzania z PPK, lub w przypadku kiedy jeden z dotychczasowych pracowników (o ile tacy są) podejmie decyzję o rozpoczęciu dokonywania wpłat. W przeciwieństwie do umów o prowadzenie PPK, zawarcie umowy o zarządzanie PPK nie wiąże się z koniecznością dokonywania wpłat do instytucji finansowej - wyjaśnia dalej.
- Jeśli pracownik odchodzi od pracodawcy, to nie wpływa to na umowę o prowadzenie PPK, bo jest to umowa łącząca uczestnika PPK z instytucją finansową – twierdzi z kolei dr Antoni Kolek, prezes Instytutu Emerytalnego. Według niego, roszczenia z obszaru PPK ulegają przedawnieniu po 5 latach, więc przez ten czas pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację niezbędną do obliczenia wysokości wpłat do PPK. - Jeśli jednak w organizacji wszyscy pracownicy zrezygnowali z oszczędzania w PPK, a jedyna osoba, która zapisała się do PPK odchodzi z pracy to podmiot zatrudniający i tak już ma zawartą umowę o zarządzanie PPK oraz jest przygotowany do obsługi innych osób zatrudnionych. Nie będzie musiał wykonywać dodatkowych czynności do czasu aż pojawi się w firmie nowy oszczędzający – podkreśla dr Kolek.
Zdaniem Łukasza Kozłowskiego, głównego ekonomisty Federacji Przedsiębiorców Polskich, brak możliwości wygaszenia systemu w sytuacji odejścia z pracy jedynego pracownika, który był uczestnikiem PPK, będzie dotyczył mikroprzedsiębiorców. - Na pewno wskazana byłaby elastyczna formuła. Oczywiście pracodawca musi umożliwić pracownikowi przystąpienie do PPK, ale pytanie, czy musi utrzymywać system, gdy nie ma żadnego pracownika, który chciałby przystąpić do programu – mówi Kozłowski.
Jak podkreśla, pracownicze plany kapitałowe to nowe rozwiązanie dla osób pragnących oszczędzać z myślą o swojej emeryturze i zrozumiałe jest, że z czasem będą ujawniały się problemy w związku z obowiązującymi przepisami. – Myślę, że wprowadzenie takiej możliwości byłoby wyjściem naprzeciw pracodawcom znajdującym się obecnie w trudnej sytuacji i wpisałoby się w pozytywne postrzeganie PPK jako interesującej formuły programu oszczędnościowego oferowanego pracownikom – zaznacza Łukasz Kozłowski.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
