Firma 21 marca 2008 r. skierowała pracownika na szkolenie 2-dniowe "Obsługa klienta przez telefon". Została podpisana z pracownikiem umowa, w której umieszczono paragraf mówiący o tym, iż pracodawca kieruje pracownika na ww. szkolenie oraz paragraf z adnotacją, że jeśli pracownik zwolni się przed upływem 18 miesięcy po zakończeniu szkolenia obowiązany jest do zwrotu kosztów za szkolenie w wysokości 900 zł.
Umowa o pracę została rozwiązana przez pracownika z dniem 12 czerwca 2009 r. na mocy porozumienia stron. Wypowiedzenie zostało przyjęte. Pracownikowi przysługiwał jednomiesięczny okres wypowiedzenia, który upłynął z końcem lipca. Termin obowiązywania zobowiązania mijał 18 września 2009 r.
Pracodawca zażądał telefonicznie od pracownika zwrotu kosztów za szkolenie. Pracownik wystąpił e-mailem o umorzenie całości zobowiązania, gdyż zostało mu 50 dni do zakończenia okresu obowiązywania umowy za szkolenie. Pracodawca za pomocą poczty elektronicznej odmówił umorzenia zobowiązania, pytając jednocześnie, kiedy pracownik ureguluje zobowiązanie. W związku z wyżej przytoczoną negocjacją pracownik listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru zwrócił się do pracodawcy z informacją, że za szkolenie powinien zapłacić proporcjonalnie do czasu pracy po ukończeniu nauki na podstawie § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. Nr 103, poz. 472, z późn. zm.) - dalej r.p.k.w.
Pracodawca odpowiedział pismem wzywającym do zapłaty kwoty 900 zł powołując się na § 6 ust. 2 w zw. z § 9 ust. 2 r.p.k.w. oraz wskazując, iż "...w razie niedotrzymania zobowiązania (pracownik zobowiązany jest do zwrotu części lub całości poniesionych przez pracodawcę kosztów)".
Czy pracodawca ma prawo żądać zapłaty kwoty 900 zł?
Czy można żądać od pracodawcy udowodnienia poniesionego kosztu?
Pracodawca może żądać zwrotu jedynie części poniesionych kosztów na szkolenie proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracownika, o ile wypowiedzenie nastąpiło z woli pracownika. Uprawnienie takie nie istnieje w przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron.
Pracownik, na którego rzecz pracodawca miał ponieść określone koszta, może żądać od pracodawcy wskazania tych kosztów oraz ich wysokości.
Zgodnie z art. 94 pkt 6 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) - dalej k.p., pracodawca zobligowany jest do ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie oznacza, że pracownik może domagać się od pracodawcy zorganizowania i przeprowadzenia określonego rodzaju szkolenia (por. wyrok SN z 25 maja 2000 r., I PKN 657/99, OSNP z 2001 r., z. 22, poz. 660). Uznać więc należy, że kierowanie na określone szkolenie wynika tylko i wyłącznie z potrzeb i woli pracodawcy.
Ułatwianie podnoszenia kwalifikacji zawodowych odbywa się w zakresie i na warunkach ustalonych w drodze rozporządzenia przez Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej (art. 103 k.p.) - obecnie kwestie te reguluje r.p.k.w.
Wskazać należy, że podnoszenie kwalifikacji odbywać się może w dwóch formach: szkolnej i pozaszkolnej.
Zgodnie z § 3 r.p.k.w. kształcenie dorosłych w formach szkolnych odbywa się w szkołach podstawowych, ponadpodstawowych i szkołach wyższych.
Wobec braku szczegółowej definicji kształcenia w formach pozaszkolnych uznać należy, że dotyczy to wszystkich innych form podnoszenia kwalifikacji, które nie odbywają się w formie regularnego kursu szkolnego (studiów), zakończonego dyplomem lub świadectwem ukończenia danego rodzaju szkoły (uczelni).
Tytułem przykładu należy wskazać, że w uchylonym już § 8 r.p.k.w. wskazano, jako następujące formy pozaszkolnego podnoszenia kwalifikacji np.:
studia podyplomowe,
kursy,
seminaria,
staże zawodowe i specjalizacyjne,
praktyki zawodowe,
samokształcenie kierowane.
Zgodnie z § 9 ust. 1 r.p.k.w. pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych na podstawie skierowania zakładu pracy przysługuje, o ile umowa zawarta między nim i zakładem pracy nie stanowi inaczej:
zwrot kosztów uczestnictwa, w tym zakwaterowania, wyżywienia i przejazdu,
urlop szkoleniowy na udział w obowiązkowych zajęciach,
zwolnienie z części dnia pracy, płatne według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.
Do podnoszenia kwalifikacji w formach pozaszkolnych, na podstawie § 9 ust. 2 r.p.k.w. stosuje się odpowiednio przepisy § 6 r.p.k.w., zasadniczo regulujące sprawy związane ze szkolnymi formami podnoszenia kwalifikacji.
Ponadto zawarcie umowy nie jest konieczne w przypadku, gdy zakład pracy nie uzależnia wydania pracownikowi skierowania w celu kształcenia, dokształcania lub doskonalenia w formach pozaszkolnych od zobowiązania się pracownika do przepracowania określonego czasu w zakładzie pracy po ukończeniu nauki, a w razie niedotrzymania zobowiązania - do zwrotu części lub całości kosztów poniesionych na ten cel przez zakład pracy.
Zwrócić uwagę należy na powyższe unormowanie. Mowa jest w nim o możliwości rezygnacji z zawarcia umowy, o ile pracodawca nie będzie żądał od pracownika zwrotu kosztów szkoleń lub innych form pozaszkolnego podnoszenia kwalifikacji - a więc przepis ten odnosi się do sytuacji odwrotnej niż w pytaniu. Przepis ten dotyczy realizacji przez pracownika pewnych uprawnień wynikających ze skierowania na kurs lub szkolenie. W przypadku, gdy pracodawca zawarł z pracownikiem umowę lub odpowiednie klauzule dotyczące szkoleń znalazły się w umowie o pracę, wówczas z jednej strony pracownik ma prawo do określonych świadczeń ze strony pracodawcy, a z drugiej pracodawca może mieć wobec pracownika określone roszczenia. W tej sytuacji zastosowanie ma w pełni § 6 r.p.k.w. - bez modyfikacji.
Zgodnie z § 6 ust. 2 r.p.k.w. pracownik, który otrzymał od zakładu pracy świadczenia, o których mowa w § 4, tj. w szczególności pokrycie lub zwrot kosztów:
przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia na zasadach obowiązujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju, o ile nauka odbywa się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania i miejsce pracy pracownika,
podręczników i innych materiałów szkoleniowych,
pobierania nauki - opłat pobieranych przez szkołę,
i w trakcie nauki lub po jej ukończeniu w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata:
tenże pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, bądź
z pracownikiem zakład rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy,
zatrudniony jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez zakład pracy na jego naukę w wysokości proporcjonalnej do czasu pracy po ukończeniu nauki lub czasu pracy w czasie nauki, chyba że zakład pracy odstąpi od żądania zwrotu kosztów w części lub w całości.
W związku z powyższym uznać należy, że pracodawca może żądać zwrotu jedynie części poniesionych kosztów na szkolenie, proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracownika, o ile oczywiście wypowiedzenie nastąpiło z woli pracownika.
Pojawia się jednak pewna niejasność w pytaniu. Mianowicie pojawia się informacja, że
"...umowa o pracę została rozwiązana przez pracownika dnia 12 czerwca 2009 r. na mocy porozumienia stron."
Jeżeli umowa o pracę została rozwiązana za porozumieniem stron na podstawie art. 30 § 1 pkt 1 k.p., wówczas pracodawca w ogóle nie ma prawa do żądania zwrotu kosztów szkolenia od pracownika na podstawie umowy w sprawie podnoszenia kwalifikacji. Przyczyny rozwiązania stosunku pracy - jest to jedynie wypowiedzenie dokonane przez pracownika lub tzw. zwolnienie dyscyplinarne - bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika, zgodnie z art. 52 k.p.
Pracownik ma ponadto prawo do sprawdzenia, czy istotnie koszta zostały pokryte. Cyt. wyżej § 6 ust. 2 r.p.k.w. stanowi, że zobowiązany może być tylko pracownik, który otrzymał od zakładu pracy świadczenia. Mowa jest o otrzymaniu świadczeń, a więc o określonym przysporzeniu. Jeżeli koszta w rzeczywistości przez pracodawcę nie zostały poniesione (np. szkolenie było refundowane ze środków UE), wówczas pracodawca nie może żądać zwrotu kosztów których nie poniósł lub otrzymał ich zwrot z innego źródła. Pracownik nie mógł otrzymać wskazanych świadczeń. Oczywiście jeżeli np. refundacja dla pracodawcy dotyczy tylko części kosztów (np. opłat za naukę, ale już nie dojazdów i zwolnień pracownika), to pracodawca może żądać zwrotu rzeczywiście poniesionych kosztów (np. wskazanych kosztów dojazdu i zwolnień).
Michał Culepa - specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych
Umowa o pracę została rozwiązana przez pracownika z dniem 12 czerwca 2009 r. na mocy porozumienia stron. Wypowiedzenie zostało przyjęte. Pracownikowi przysługiwał jednomiesięczny okres wypowiedzenia, który upłynął z końcem lipca. Termin obowiązywania zobowiązania mijał 18 września 2009 r.
Pracodawca zażądał telefonicznie od pracownika zwrotu kosztów za szkolenie. Pracownik wystąpił e-mailem o umorzenie całości zobowiązania, gdyż zostało mu 50 dni do zakończenia okresu obowiązywania umowy za szkolenie. Pracodawca za pomocą poczty elektronicznej odmówił umorzenia zobowiązania, pytając jednocześnie, kiedy pracownik ureguluje zobowiązanie. W związku z wyżej przytoczoną negocjacją pracownik listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru zwrócił się do pracodawcy z informacją, że za szkolenie powinien zapłacić proporcjonalnie do czasu pracy po ukończeniu nauki na podstawie § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. Nr 103, poz. 472, z późn. zm.) - dalej r.p.k.w.
Pracodawca odpowiedział pismem wzywającym do zapłaty kwoty 900 zł powołując się na § 6 ust. 2 w zw. z § 9 ust. 2 r.p.k.w. oraz wskazując, iż "...w razie niedotrzymania zobowiązania (pracownik zobowiązany jest do zwrotu części lub całości poniesionych przez pracodawcę kosztów)".
Czy pracodawca ma prawo żądać zapłaty kwoty 900 zł?
Czy można żądać od pracodawcy udowodnienia poniesionego kosztu?
Pracodawca może żądać zwrotu jedynie części poniesionych kosztów na szkolenie proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracownika, o ile wypowiedzenie nastąpiło z woli pracownika. Uprawnienie takie nie istnieje w przypadku rozwiązania umowy za porozumieniem stron.
Pracownik, na którego rzecz pracodawca miał ponieść określone koszta, może żądać od pracodawcy wskazania tych kosztów oraz ich wysokości.
Zgodnie z art. 94 pkt 6 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, z późn. zm.) - dalej k.p., pracodawca zobligowany jest do ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie oznacza, że pracownik może domagać się od pracodawcy zorganizowania i przeprowadzenia określonego rodzaju szkolenia (por. wyrok SN z 25 maja 2000 r., I PKN 657/99, OSNP z 2001 r., z. 22, poz. 660). Uznać więc należy, że kierowanie na określone szkolenie wynika tylko i wyłącznie z potrzeb i woli pracodawcy.
Ułatwianie podnoszenia kwalifikacji zawodowych odbywa się w zakresie i na warunkach ustalonych w drodze rozporządzenia przez Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej (art. 103 k.p.) - obecnie kwestie te reguluje r.p.k.w.
Wskazać należy, że podnoszenie kwalifikacji odbywać się może w dwóch formach: szkolnej i pozaszkolnej.
Zgodnie z § 3 r.p.k.w. kształcenie dorosłych w formach szkolnych odbywa się w szkołach podstawowych, ponadpodstawowych i szkołach wyższych.
Wobec braku szczegółowej definicji kształcenia w formach pozaszkolnych uznać należy, że dotyczy to wszystkich innych form podnoszenia kwalifikacji, które nie odbywają się w formie regularnego kursu szkolnego (studiów), zakończonego dyplomem lub świadectwem ukończenia danego rodzaju szkoły (uczelni).
Tytułem przykładu należy wskazać, że w uchylonym już § 8 r.p.k.w. wskazano, jako następujące formy pozaszkolnego podnoszenia kwalifikacji np.:
studia podyplomowe,
kursy,
seminaria,
staże zawodowe i specjalizacyjne,
praktyki zawodowe,
samokształcenie kierowane.
Zgodnie z § 9 ust. 1 r.p.k.w. pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych na podstawie skierowania zakładu pracy przysługuje, o ile umowa zawarta między nim i zakładem pracy nie stanowi inaczej:
zwrot kosztów uczestnictwa, w tym zakwaterowania, wyżywienia i przejazdu,
urlop szkoleniowy na udział w obowiązkowych zajęciach,
zwolnienie z części dnia pracy, płatne według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.
Do podnoszenia kwalifikacji w formach pozaszkolnych, na podstawie § 9 ust. 2 r.p.k.w. stosuje się odpowiednio przepisy § 6 r.p.k.w., zasadniczo regulujące sprawy związane ze szkolnymi formami podnoszenia kwalifikacji.
Ponadto zawarcie umowy nie jest konieczne w przypadku, gdy zakład pracy nie uzależnia wydania pracownikowi skierowania w celu kształcenia, dokształcania lub doskonalenia w formach pozaszkolnych od zobowiązania się pracownika do przepracowania określonego czasu w zakładzie pracy po ukończeniu nauki, a w razie niedotrzymania zobowiązania - do zwrotu części lub całości kosztów poniesionych na ten cel przez zakład pracy.
Zwrócić uwagę należy na powyższe unormowanie. Mowa jest w nim o możliwości rezygnacji z zawarcia umowy, o ile pracodawca nie będzie żądał od pracownika zwrotu kosztów szkoleń lub innych form pozaszkolnego podnoszenia kwalifikacji - a więc przepis ten odnosi się do sytuacji odwrotnej niż w pytaniu. Przepis ten dotyczy realizacji przez pracownika pewnych uprawnień wynikających ze skierowania na kurs lub szkolenie. W przypadku, gdy pracodawca zawarł z pracownikiem umowę lub odpowiednie klauzule dotyczące szkoleń znalazły się w umowie o pracę, wówczas z jednej strony pracownik ma prawo do określonych świadczeń ze strony pracodawcy, a z drugiej pracodawca może mieć wobec pracownika określone roszczenia. W tej sytuacji zastosowanie ma w pełni § 6 r.p.k.w. - bez modyfikacji.
Zgodnie z § 6 ust. 2 r.p.k.w. pracownik, który otrzymał od zakładu pracy świadczenia, o których mowa w § 4, tj. w szczególności pokrycie lub zwrot kosztów:
przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia na zasadach obowiązujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju, o ile nauka odbywa się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania i miejsce pracy pracownika,
podręczników i innych materiałów szkoleniowych,
pobierania nauki - opłat pobieranych przez szkołę,
i w trakcie nauki lub po jej ukończeniu w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata:
tenże pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, bądź
z pracownikiem zakład rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy,
zatrudniony jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez zakład pracy na jego naukę w wysokości proporcjonalnej do czasu pracy po ukończeniu nauki lub czasu pracy w czasie nauki, chyba że zakład pracy odstąpi od żądania zwrotu kosztów w części lub w całości.
W związku z powyższym uznać należy, że pracodawca może żądać zwrotu jedynie części poniesionych kosztów na szkolenie, proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pracownika, o ile oczywiście wypowiedzenie nastąpiło z woli pracownika.
Pojawia się jednak pewna niejasność w pytaniu. Mianowicie pojawia się informacja, że
"...umowa o pracę została rozwiązana przez pracownika dnia 12 czerwca 2009 r. na mocy porozumienia stron."
Jeżeli umowa o pracę została rozwiązana za porozumieniem stron na podstawie art. 30 § 1 pkt 1 k.p., wówczas pracodawca w ogóle nie ma prawa do żądania zwrotu kosztów szkolenia od pracownika na podstawie umowy w sprawie podnoszenia kwalifikacji. Przyczyny rozwiązania stosunku pracy - jest to jedynie wypowiedzenie dokonane przez pracownika lub tzw. zwolnienie dyscyplinarne - bez zachowania okresu wypowiedzenia z winy pracownika, zgodnie z art. 52 k.p.
Pracownik ma ponadto prawo do sprawdzenia, czy istotnie koszta zostały pokryte. Cyt. wyżej § 6 ust. 2 r.p.k.w. stanowi, że zobowiązany może być tylko pracownik, który otrzymał od zakładu pracy świadczenia. Mowa jest o otrzymaniu świadczeń, a więc o określonym przysporzeniu. Jeżeli koszta w rzeczywistości przez pracodawcę nie zostały poniesione (np. szkolenie było refundowane ze środków UE), wówczas pracodawca nie może żądać zwrotu kosztów których nie poniósł lub otrzymał ich zwrot z innego źródła. Pracownik nie mógł otrzymać wskazanych świadczeń. Oczywiście jeżeli np. refundacja dla pracodawcy dotyczy tylko części kosztów (np. opłat za naukę, ale już nie dojazdów i zwolnień pracownika), to pracodawca może żądać zwrotu rzeczywiście poniesionych kosztów (np. wskazanych kosztów dojazdu i zwolnień).
Michał Culepa - specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych