Pytanie
W regulaminie pracy ustalony został rozkład czasu pracy dla pracowników zatrudnionych w równoważnym systemie czasu pracy, t.: poniedziałek, środa, czwartek 7.30-15.30, wtorek 7.30-17.00, piątek 7.30-14.00 oraz 2-miesięczny okres rozliczeniowy. W zakładzie działają dwie organizacje związkowe.
Czy pracodawca może sam ustalić inny niż regulaminie pracy harmonogram czasu pracy w okresie rozliczeniowym, w którym pracownicy nie wypracują obowiązującego ich wymiaru czasu pracy (marzec- kwiecień, wymiar czasu pracy 336 godz. pracownicy przepracują 334 godz. i 30 min.)?
Czy należy powyższe zmiany konsultować ze związkami zawodowymi? Jeżeli tak, to czy należy prowadzić konsultacje do osiągnięcia porozumienia?
Odpowiedź
odpowiedzi udzielono: 26 stycznia 2012 r.
1. Pracodawca nie może, co do zasady, samodzielnie ustalić innego niż określony w regulaminie pracy harmonogramu czasu pracy.
Uzasadnienie
Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się, zgodnie z art. 150 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p., w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Dla wprowadzenia nowego rozkładu czasu pracy konieczna jest zatem zmiana aktu wewnątrzzakładowego, w którym dany rozkład został pierwotnie uregulowany.
Przez rozkład czasu pracy należy rozumieć sposób zaplanowania czasu pracy pracowników w danym dniu, tygodniu oraz w okresie rozliczeniowym. Często w rozkładzie czasu pracy określa jedynie dni, w jakich praca jest wykonywana oraz godziny, w których pracownicy (bez względu na system czasu pracy w jakim są zatrudnieni) wykonują pracę. Przykładowo w regulaminie pracy można zapisać, iż "w zakładzie pracy praca odbywa się od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 – 15.30". Jeżeli jednak rozkład czasu pracy przewiduje szczegółowe określenie dni i godzin pracy (tak jak to ma miejsce w rozkładzie czasu pracy obowiązującym w opisanym w pytaniu zakładzie pracy) przybiera on charakter harmonogramu czasu pracy.
W takim przypadku, gdy pracodawca chce zmienić pracownikom określony w regulaminie pracy harmonogram czasu pracy (bez względu na to jak ta zmiana ma wyglądać), powinien w tym celu dokonać odpowiednich zmian w regulaminie pracy.
Zmiana rozkładu czasu pracy pracowników wymaga takiego samego trybu jak jego uchwalenie. Z tego względu, w przypadku gdy w zakładzie pracy rozkład czasu pracy ustalony został w regulaminie pracy jego zmiana jest możliwa dopiero po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pomimo, że ustalenie i zmiana rozkładu czasu pracy należą do uprawnień dyrektywnych pracodawcy, jego nagłe zmiany (z dnia na dzień) są w praktyce niedopuszczalne. Ponadto zgodnie z art. 1042 k.p., zmianę regulaminu pracy (tak jak sam regulamin) pracodawca ma obowiązek ustalić w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Jednak w razie nieuzgodnienia nowej treści regulaminu pracy z zakładową organizacją związkową w ustalonym przez strony terminie, a także w przypadku, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, zmianę regulaminu pracy ustala pracodawca samodzielnie.
Jeżeli jednak rozkład czasu pracy został wyraźnie zastrzeżony w umowie o pracę, wówczas zmiana zastrzeżonego w tej umowie rozkładu czasu pracy wymaga wypowiedzenia przez zakład pracy warunków pracy i płacy, zgodnie z art. 42 k.p., albo porozumienia stron co do takiej zmiany. Zgodnie zatem z art. 42 § 2 i 3 k.p., wypowiedzenie warunków pracy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. Natomiast w razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki. Pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy powinno zwierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków.
2. Dokładny rozkład czasu pracy w poszczególnych tygodniach okresu rozliczeniowego lepiej jest ustalać w harmonogramie czasu pracy.
Harmonogram czasu pracy stanowi plan pracy poszczególnych pracowników na dany okres rozliczeniowy. Plan taki powinien więc przewidywać faktyczną liczbę dni pracy oraz liczbę godzin pracy, którą w danym okresie rozliczeniowym pracownik będzie musiał wypracować. Harmonogram czasu pracy jest to bowiem rozłożenie obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy w poszczególnych dniach i tygodniach pracy. Określa on godziny pracy pracowników w ciągu doby, tygodnia, miesiąca czy okresu rozliczeniowego. W harmonogramie określa się również dni wolne od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, wolne niedziele i święta lub odpowiednią liczbę dni wolnych z tytułu pracy w niedziele lub święta.
Innymi słowy harmonogram czasu pracy stanowi uszczegółowienie określonego w regulaminie pracy rozkładu czasu pracy.
Zgodnie zatem z powyższym dokładne określenie godzin rozpoczynania i kończenia przez poszczególnych pracowników pracy lepiej jest ustalić w harmonogramie czasu pracy sporządzonym na cały okres rozliczeniowy. W przeciwieństwie do rozkładu czasu pracy, harmonogram czasu pracy nie musi być określony w żadnym z obowiązujących aktów wewnątrzzakładowych. Nie ma również szczególnej procedury jego wprowadzania. O harmonogramie czasu pracy pracodawca musi jedynie poinformować pracownika przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego, na który został on sporządzony.
Pracodawca pamiętać jednak musi, że wprowadzane przez niego zmiany w harmonogramie czasu pracy, przewidujące, iż pracownicy nie będą wypracowywać obowiązującego ich w danym okresie rozliczeniowym wymiaru czasu pracy, nie mogą mieć negatywnych skutków dla pracowników. A zatem niewypracowanie przez pracowników obowiązującego ich wymiaru czasu pracy, wskutek ustalonego w taki sposób harmonogramu czasu pracy, nie może powodować obniżenia należnego im wynagrodzenia za pracę.
Joanna Kaleta