Czy na liście obecności można zaznaczać powód nieobecności pracownika?

Czy jak na liście obecności jest wpisanych kilku pracowników to w czasie nieobecności któregoś z nich można wpisywać powód nieobecności tj. chorobowe, szkolenie, macierzyński lub inne?

Zaznaczenie przyczyny nieobecności na liście obecności nie prowadzi do naruszenia danych osobowych pracowników.

Zgodnie z art. 149 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p. na pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. Karta ewidencji czasu pracy obejmuje: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Przepisy prawa pracy nie nakładają natomiast na pracodawców obowiązku stosowania list obecności. Decyzja w zakresie wyboru określonej procedury potwierdzania obecności pracownika w pracy należy do pracodawcy. W konsekwencji w obecnym stanie prawnym nie ma przepisów, które określałyby sposób prowadzenia list obecności, w tym zakres informacji umieszczanych na tych listach. W praktyce stosuje się zbiorcze listy obecności obejmujące wszystkich zatrudnionych pracowników lub ich grupę (np. osobne listy dla pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych), a w razie nieobecności pracownika na liście zaznacza się przyczynę nieobecności wpisując, że jest to np. zwolnienie lekarskie, delegacja, czy urlop macierzyński. Umieszczenie tego rodzaju informacji na liście obecności nie prowadzi do naruszenia danych osobowych pracownika (w kategorii danych osobowych mieści się np. imię i nazwisko pracownika, ale nie informacja o tym, że pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, czy w delegacji), niemniej mając na uwadze, iż urlopy, zwolnienia oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy powinny być odnotowane w karcie ewidencji czasu pracy można rozważyć, czy zasadne jest powielanie tych informacji na listach obecności.