Odpowiedź:

Gdy chodzi o dokumentację szkoleniową bhp, na którą składają się m.in.: 1) programy poszczególnych rodzajów szkolenia opracowane dla określonych grup stanowisk, 2) dzienniki zajęć, 3) protokoły przebiegu egzaminów, 4) rejestr wydanych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia - brak jest przepisów prawnych regulujących warunki jej przechowywania w wersji elektronicznej lub papierowej.

Uzasadnienie:

Należy przyjąć, że przynajmniej w przypadku dzienników zajęć oraz protokołów przebiegu egzaminów (tj. dokumentów, na których znajduje się potwierdzenie pisemne osób szkolonych o udziale w szkoleniu oraz przeprowadzeniu egzaminu) wskazane jest ich przechowywanie w wersji papierowej.

Zgodnie z art. 94 pkt 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ponadto, wobec odpisu zaświadczenia potwierdzającego odbycie szkolenia bhp istnieje obowiązek, by zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), wspomniany odpis znalazł się w części B akt osobowych (tj. zbiorze dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia), dla których istnieje obowiązek przechowywania w wersji papierowej.

Można też przytoczyć odpowiedź Ministra Pracy i Polityki Społecznej na interpelację nr 354 w sprawie zasad archiwizowania dokumentacji pracowniczej:

„(...) odnosząc się do podniesionej przez pana posła kwestii umożliwienia prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, uprzejmie wyjaśniam, że Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej dokłada wszelkich starań, by taka forma została prawnie dopuszczona do stosowania także w stosunkach pracy. Jest to niewątpliwie uzasadnione m.in. ze względu na znaczny postęp technologiczny, w wyniku którego dość powszechnie dopuszcza się stosowanie takiej formy wytwarzania i przechowywania różnego rodzaju dokumentów. Pragnę poinformować, że podejmowane już były próby dopuszczenia, jako alternatywnej do papierowej, elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Takie rozwiązania zawierał rządowy projekt ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, przygotowany w Ministerstwie Gospodarki. Propozycja ta miała dotyczyć nie tylko dokumentacji pracowniczej, ale także innej dokumentacji gromadzonej przez różne podmioty. Jednakże kilkumiesięczne prace nad tym projektem doprowadziły do stwierdzenia, że występuje szereg zagrożeń związanych z dopuszczeniem elektronicznej formy przechowywania dokumentacji. Wśród najistotniejszych zagrożeń można wymienić brak regulacji prawnych zapewniających ochronę danych osobowych, gwarancje w procedurach sądowych, koszty i uciążliwości związane z przejściem z papierowej na elektroniczną formę. Ocena ta skutkowała rezygnacją z tych propozycji. W związku z tym projekt tej ustawy procedowany w Sejmie RP nie przewidywał możliwości przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej”.

Łukasz Wawszczak, autor współpracuje z publikacją Serwis BHP

Odpowiedzi udzielono: 25 marca 2015 r.